La forma de trabajar está cambiando. El trabajo híbrido y eminentemente virtual es más popular que nunca, y el horario típico de nueve a cinco está pasando a la historia. Los modelos más flexibles ofrecen varios beneficios a los trabajadores, como desplazamientos más cortos, y a las empresas —por ejemplo, poder atraer al talento que no está en su ámbito geográfico—.
Pero ¿cómo afecta todo esto a la conciliación? Conforme vamos entendiendo mejor cómo se puede adaptar el trabajo a estos cambios culturales, muchas personas empiezan a identificar situaciones que pueden provocar un desequilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Si trabajas desde casa y sientes la presión de trabajar más horas o el horario laboral está empezando a invadir tu vida personal, te interesa lo que queremos explicarte. Antes de ver al detalle consejos para mejorar la conciliación, empezaremos por recordar el significado de este concepto.
¿Qué es la conciliación?
Hoy en día, se habla mucho de “conciliación”, tanto dentro como fuera de las empresas, ¿pero cuál es su significado real?
Según el diccionario de inglés Cambridge Dictionary, la conciliación es la cantidad de tiempo que se pasa trabajando en comparación con la que se pasa con la familia y haciendo cosas que se disfrutan (definición traducida del inglés al español).
Cada persona lo verá de forma distinta. Para los padres que trabajan, puede referirse a la flexibilidad de llevar a los niños al colegio y asistir a sus actividades sin renunciar a avanzar profesionalmente.
Para las personas que emprenden en solitario, los profesionales independientes o los propietarios de una pequeña empresa, puede que solo se refiera a tener tiempo para comer y dormir bien todos los días.
A pesar de estas diferencias, hay aspectos comunes que se consideran propios de una conciliación adecuada:
- Poder hacer las cosas que hay que hacer, como comer, dormir e ir al médico.
- Poder hacer las cosas que se quieren hacer, como actividades de ocio y aficiones.
- Poder pasar tiempo con amigos y familiares sin estar pensando en el trabajo.
- No tener que preocuparse del trabajo fuera del horario laboral.
¿Por qué es importante?
La mayoría de nosotros agradecerá que la vida personal y el trabajo estén bien separados. Sin embargo, debido a que la conciliación es más importante que antes, a veces la teoría se pierde en un mar de trucos, consejos y documentos de consulta.
Para algunas personas, será difícil pensar en la conciliación porque nunca la han tenido. Precisamente es por eso por lo que la conciliación es tan importante; en resumen, hay vida más allá del trabajo.
Todos los profesionales, ya sean emprendedores, independientes o asalariados, necesitan una conciliación adecuada. Los motivos son varios, y aquí hay algunos ejemplos:
- Se reduce el estrés y se evita el desgaste.
- Se refuerza la salud física y la mental.
- Se fomenta la productividad y el pensamiento creativo.
Cuando se dispone del espacio necesario para centrarse en una sola cosa —una tarea del trabajo, una afición o, simplemente, pasar buenos momentos con amigos y familiares—, se desarrolla la capacidad de estar más “presente”.
Retos a la hora de conciliar y cómo superarlos
Ya hemos explicado a qué nos referimos con la conciliación y por qué es importante. Entonces, ¿cómo podemos saber que nuestra conciliación es insuficiente?
A continuación, encontrarás diez obstáculos frecuentes para la conciliación y soluciones que proponemos para ayudaros a tus compañeros, tu empresa y tú a superarlos.
1. La cultura empresarial
Solemos pensar en la cultura empresarial como el entorno de trabajo social y físico, tanto en oficinas con espacios compartidos como con cubículos individuales, por poner un par de ejemplos.
Hay que tener en cuenta que también se refiere a los valores por los que se rige una empresa. Los principios que representan una empresa, tanto entre sus empleados como ante los clientes, definen ciertos estándares o expectativas que afectan a toda la cultura de trabajo.
La cultura que refleja una empresa debería cuidarse para estimular el crecimiento. Cumplir cuotas y objetivos nunca debería estar por encima de la satisfacción de los empleados. Nadie querrá quedarse el tiempo suficiente para ver que la empresa cumple sus objetivos si considera que no se valora su esfuerzo o que no se tienen en cuenta sus opiniones.
La cultura no debería ser nunca una herramienta de presión para que las personas, tengan mucha o poca experiencia, se conviertan en quienes no son. Para los recién graduados, una empresa con un comité de actividades muy activo puede ser fantástica, pero los trabajadores con más experiencia y otras prioridades —por ejemplo, la familia— se sentirán forzados a salir a tomar unas copas después del trabajo todas las semanas, y eso podría ser un inconveniente.
La solución es que las empresas entiendan que la diversión, si es obligada, rara vez es auténtica. Hay que usar herramientas de colaboración para que los empleados participen en la elección de las actividades en equipo que se organizarán.
En el caso de los empleados, este obstáculo se podría sortear ya durante la entrevista y el proceso de incorporación. Podrían contactar con los empleados actuales y pedirles su opinión sobre la cultura de la empresa, y así ver si es lo que están buscando.
2. Las políticas de empresa
La manera en que empresa estructura su cultura de trabajo suele depender de las políticas que aplica. Esto incluye muchas cosas, como el horario de trabajo, los permisos por enfermedad, los beneficios y la ayuda con temas de salud mental.
Si estos aspectos no se revisan con frecuencia, las políticas pueden quedarse desfasadas. Solo hay que ver lo rápido que la pandemia del COVID-19 cambió las prioridades y la forma de trabajar.
Las políticas de empresa restrictivas acaban siendo un obstáculo para la conciliación. Hablamos, por ejemplo, de una falta de oportunidades de trabajo flexible que permitan a los empleados seguir horarios que no sean el típico de nueve a cinco.
La solución es que los empresarios animen a los empleados a opinar con sinceridad sobre cómo les pueden facilitar el trabajo para que no invada su vida personal. Por ejemplo, se puede dar más apoyo a los padres y madres y a otras personas que tengan a alguien a su cargo o alargar las pausas de comida para que los empleados acudan a terapia u otros recursos para cuidar la salud mental, además de al médico.
3. Los responsables
Los responsables son imprescindibles para lograr una buena conciliación, sobre todo en aquello que tenga que ver con la carga de trabajo y la organización de tareas. Además de ser quienes se encargan de delegar tareas a los miembros del equipo, suelen ser las primeras personas a las que acudir si algo va mal.
Los problemas en el trabajo pueden ir a más si los empleados piensan que no tienen que molestar a sus responsables. Y esto puede ir a más si estos no cuentan con la formación necesaria para lidiar con aspectos complejos como la conciliación.
Además, los responsables pueden perjudicar a la conciliación. Si presionan a los empleados para que rindan más en el mismo tiempo y con los mismos recursos o si les piden que hagan horas extra sin cobrar para cumplir cuotas o indicadores de rendimiento clave, podrían estar provocando desgaste.
La solución es que los responsables y supervisores se formen y sepan identificar señales de estrés y falta de conciliación entre sus compañeros, además de colaborar con ellos para ayudarlos.
4. El síndrome del impostor
¿Te cuesta creer que te mereces lo que has conseguido y tu manera de compensarlo es trabajando de más? ¿Piensas que no lo haces tan bien como se percibe desde fuera? Estas son dos señales de lo que se conoce como síndrome del impostor.
Para muchas personas, el síndrome del impostor es más que falta de seguridad. También conlleva una falta de confianza en el trabajo que se hace, hipersensibilidad ante errores o críticas menores, un miedo abrumador a decepcionar a otras personas y el desgaste por estar esforzándose demasiado.
Según un estudio de Asana, el 62 % de los trabajadores del conocimiento —por ejemplo, programadores, editores, abogados o académicos— de todo el mundo afirman tener síndrome del impostor. Además, aquellas personas más veteranas resultan tener una predisposición mayor a padecer este síndrome que sus compañeros más noveles.
Las soluciones que pueden adoptar las empresas para combatir este síndrome son varias. Pueden, por ejemplo, ser transparentes con los objetivos, desarrollar recursos de formación y programas de mentoría y ofrece ayuda con temas de salud mental.
A nivel individual, cuando aparece el síndrome del impostor, hay que fijarse en los hechos. Tomar un poco de distancia y ver las cosas en conjunto para tener presentes las habilidades y la experiencia que se están aportando. En lugar de compararse con los demás, es mejor pensar en todo lo que se ha conseguido en el último año o desde hace cinco años.
Hay que aprovechar cualquier oportunidad de aprender de los compañeros. Una opción es programar reuniones con mentores o supervisores, apuntar las ideas más interesantes y guardar esas notas a mano para consultarlas rápidamente si aparece el síndrome del impostor.
Otra opción es crear un documento en Dropbox Paper que sirva como lista de felicitaciones, elogios de los compañeros y resúmenes de lo que se ha conseguido. Se puede consultar cuando se empiece a sentir el síndrome del impostor, y así recordar todos los éxitos logrados.
Los responsables también deberían predicar con el ejemplo. Estos son algunos comportamientos típicos de los buenos responsables:
- Tomarse tiempo libre y no trabajar fuera del horario habitual, ya que, de lo contrario, el equipo podría pensar que no está trabajando lo suficiente, además de acentuarse el síndrome del impostor.
- Compartir su experiencia con el desgaste y el síndrome del impostor.
- Hablar con los miembros del equipo tanto a nivel individual como colectivo.
- Compartir opiniones claras y útiles con los miembros del equipo desde el principio y a menudo.
- Reconocer el trabajo bien hecho de los miembros del equipo.
5. Una comunicación constante
Cuando hay un buen ambiente entre los compañeros de trabajo, tener un chat de grupo y seguirse en las redes sociales puede ser divertido. Pero hay que tener en cuenta que, a veces, hace que desconectar completamente del trabajo sea complicado o incluso imposible.
Por otro lado, separar el trabajo de la vida personal es todavía más difícil si se tienen aplicaciones del trabajo, como Google Spaces o Gmail, en el teléfono personal. Son aplicaciones útiles si se suele trabajar lejos de casa o la oficina, pero también son una tentación que puede llevar a revisar los correos electrónicos del trabajo fuera del horario laboral o durante unas vacaciones, aunque solo sea para despejar las notificaciones.
La solución es intentar acostumbrarse a desactivar las notificaciones del trabajo en el teléfono en cuanto se termina la jornada.
En la empresa, los responsables deberían fomentar una comunicación más asíncrona. Nos referimos a que se deje un margen de tiempo entre cuando llega la información y cuando se atiende; básicamente, que no haya que responder a un mensaje o un correo electrónico al momento.
Las reuniones y otros mensajes de vídeo, como los de formación, se graban con antelación y se comparten para que el contenido se pueda usar en otro momento.
Cuando los empleados disponen de un espacio desde el que acceder a la información a su ritmo, con menos presión por responder rápido, es menos probable que se desgasten por la competencia y más fácil que aprovechen mejor el tiempo.
6. Cuando las prioridades de trabajo están poco claras
El trabajo es cada vez más digital, y algunos trabajadores están dándose cuenta de que su trabajo es en realidad el de varios roles fusionados. Los creadores de contenido, por ejemplo, pueden encargarse de las redes sociales, el contenido que se graba, el marketing por correo electrónico y otras tareas.
Esto hace que identificar las prioridades de un día concreto no sea fácil. Es posible que el síndrome del impostor haga acto de presencia, y definir correctamente los límites de la jornada será complicado.
La solución es pactar unos límites con los compañeros para organizar bien el tiempo. Se pueden usar recursos de gestión de tareas en Dropbox Paper para organizar los equipos y planificar los proyectos. Así, todo el mundo sabrá cómo se ha repartido el trabajo.
Si se prefiere una rutina sólida y terminar a las cinco de la tarde, hay que elegir las tareas más urgentes y priorizar las que tengan que estar terminadas en las próximas 24 horas. De esta forma, no habrá que preocuparse de las tareas sin terminar al final del día.
7. La inseguridad laboral
Estamos ante un problema grave para emprendedores en solitario, profesionales independientes y dueños de pequeñas empresas. Muchas personas vinculan una parte de su identidad con su carrera y ven el trabajo como una forma de validar sus logros. Incluso cuando no lo necesitan, la mayoría de las personas buscan la seguridad financiera en el trabajo.
Hoy en día, la inestabilidad del mercado laboral afecta a muchos trabajadores. Según lo que se sugiere en los estudios, vivir con miedo a perder el trabajo puede ser peor para la salud que perder el trabajo en sí. Los sentimientos como la incertidumbre y la ansiedad pueden empujar a asumir todavía más trabajo, hasta el punto de que la jornada laboral empiece a invadir la vida personal.
La solución es empezar reconociendo y aceptando los sentimientos. Después, se puede aprovechar esta autoconsciencia para identificar y comprender los aspectos que se pueden controlar. Eso permite recuperar la perspectiva y la autoestima tanto en el trabajo como en casa.
También es importante prepararse para adoptar el cambio cuando llegue. Hay que replantearlo como una oportunidad o una ocasión para crecer y aprender. Hay que anticiparse en lugar de reaccionar; por ejemplo, diseñar un plan de crecimiento personal con Dropbox Paper para definir los objetivos profesionales y de desarrollo.
8. La cultura de los trabajos secundarios
La cultura de los trabajos secundarios funciona muy bien con las personas adictas al trabajo, quienes idealizan la necesidad de estar trabajando todo el tiempo. La cultura proviene de esta visión, y es lo que empuja a tener un proyecto secundario, más allá de un trabajo a tiempo completo, para complementar los ingresos.
Tener un trabajo secundario puede ser una fuente de creatividad excelente, además de una oportunidad de dedicarle tiempo a proyectos apasionantes. Si prospera, incluso podría convertirse en una carrera por cuenta propia floreciente. Sin embargo, hay que planificar bien las cosas. Nadie quiere pasar ocho horas en el trabajo y, encima, dedicar todo su tiempo libre por las tardes y los fines de semana a un trabajo secundario.
La solución es planificar y organizar el tiempo con Dropbox Paper y otras herramientas de productividad. Se pueden definir las expectativas de una buena jornada laboral y dejar tiempo para comer, descansar y hacer otras cosas que no sean trabajar.
9. El presentismo y el sentimiento de culpa
¿Alguna vez has pasado más tiempo en el trabajo del que deberías, incluso cuando no te encontrabas bien? Este comportamiento se conoce como “presentismo”: estar presente (u online si es trabajo remoto) pero no producir mucho y cometer más errores que en una situación normal.
Este problema es especialmente grave en las empresas con una cultura que considera que las jornadas largas y trabajar hasta bien entrada la noche son cosas normales, una situación que, muchas veces, fomentan los responsables. Es una dinámica que puede provocar que los empleados se sientan culpables por terminar a la hora normal o pedir tiempo libre, o que nunca piensen que han trabajado lo suficiente.
La solución empieza muy arriba, ya que los responsables y el personal más veterano tendrán que ser un modelo a seguir.
Anima a tus compañeros a "desfichar" cuando toque. No les envíes correos electrónicos con tareas al final de la jornada, sobre todo un viernes, y esperes que se pongan a ello al momento. Cuando los compañeros llamen para decir que están enfermos, ponte en su lugar y muestra comprensión; no hagas que se sientan peor recordándoles todas las tareas que estarán esperando cuando vuelvan.
10. La falta de un espacio dedicado al trabajo
El trabajo remoto ha ganado mucha popularidad en los últimos años. Este modelo de trabajo presenta varias ventajas, pero, para muchos, ha desdibujado el límite entre el trabajo y la vida personal.
La falta de espacio es un problema para muchas personas que trabajan desde casa. No todo el mundo dispone de una oficina o una habitación solo para el trabajo. A veces, vivir y trabajar en el mismo sitio puede ser agotador, ya que nunca se sale de la oficina del todo. La consecuencia es que se pueden acabar trabajando más horas que yendo a la oficina.
Tampoco se limita al espacio físico. ¿Alguna vez has usado tu portátil personal para trabajar? Si lo has hecho, sabrás lo poco que cuesta mezclar las cosas propias con las de trabajo, sobre todo si no usas un sistema de archivos estricto.
La solución es que los responsables y supervisores no vean el teletrabajo como algo peligroso. Los empresarios tienen que preparase para cambiar a un modelo híbrido o de teletrabajo completo, empezando por el proceso de incorporación de empleados. Esto también incluye la formación de los empleados, además de pedirles opiniones sobre el bienestar y la satisfacción con el trabajo a los trabajadores en remoto.
A nivel individual, hay que intentar mantener un sistema de archivos organizados que permita separar los archivos personales de los del trabajo. El almacenamiento en la nube de Dropbox es perfecto para conseguirlo.
Trabaja para vivir, no al revés
Buscar un equilibrio mejor entre el trabajo y la vida personal es un proceso largo que, por desgracia, no se encuentra de la noche a la mañana. Las circunstancias pueden cambiar, por lo que este equilibrio quizás tenga que adaptarse según las prioridades del momento.
Se necesitan recursos para ver si las prioridades encajan con el uso del tiempo. Dropbox ofrece un espacio seguro e intuitivo para encontrar un buen equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Desde tener cuentas distintas para los equipos y lo personal y separar los archivos de ambos mundos hasta usar funciones e integraciones punteras para trabajar con flexibilidad, Dropbox tiene las herramientas necesarias para que la separación esté más equilibrada.
