VPN

¿Cómo se configura una VPN como solución para compartir archivos?

Garantizar el uso y la seguridad de una VPN requiere una cuidada configuración y un mantenimiento continuo. Recomendamos que las empresas colaboren con un profesional de TI para configurar y mantener su VPN.

VPN

  • Colabora con tu departamento técnico para adquirir un servidor de VPN.
  • El departamento técnico debe configurar una cuenta de VPN para cada usuario.
  • Colabora con el profesional de TI para adquirir el servidor de archivos que se usará con la VPN.
  • Crea una carpeta compartida en el servidor de archivos y da permisos a los usuarios.
  • Instala un cliente VPN en el ordenador de cada usuario y configura el acceso.
  • Asigna una unidad de red a la carpeta compartida en el ordenador de cada usuario.

Dropbox

  • Regístrate en Dropbox.
  • Descarga la aplicación de Dropbox.

Además de configurar los servidores de la VPN, el profesional de TI debe crear una cuenta para cada usuario, añadir los permisos pertinentes a las carpetas compartidas en los servidores de archivos, vigilar el rendimiento, evitar el software dañino y formar a nuevos usuarios sobre cómo conectarse a la VPN.

Aunque se puede usar tanto una VPN como Dropbox para compartir archivos a través de, por ejemplo, una carpeta compartida, configurar la carpeta es mucho más intuitivo con Dropbox. No requiere competencias técnicas, añadir cuentas de usuario es tan sencillo como introducir una dirección de correo y tu equipo prácticamente no tiene que aprender a utilizar un software nuevo.


¿Cómo se comparten archivos con los miembros del equipo?

Las VPN permiten al equipo tratar los archivos compartidos de la misma forma que los archivos locales alojados en el disco duro. Los archivos se pueden editar in situ y así evitar subirlos y descargarlos manualmente desde el servidor, tal y como se hace con una FTP. El inconveniente de esto es que la interacción con el archivo ocurre a través de la conexión a la red, con lo que el rendimiento depende de la conexión a Internet y la capacidad del servidor de la VPN de gestionar las solicitudes entrantes.

VPN

  • Abre tu software de VPN.
  • Introduce la dirección del servidor y el nombre de usuario y la contraseña de la cuenta de la VPN.
  • Espera a que el servidor de la VPN autentique tus credenciales.
  • Conéctate al servidor de archivos.
  • Añade el archivo a la unidad de red compartida creada previamente.
  • El archivo aparecerá de forma automática en las unidades de red compartidas de los miembros de tu equipo.
  • Cuando alguien edite el archivo, los cambios estarán disponibles automáticamente para el resto del equipo.

Dropbox

  • Crea una carpeta nueva dentro de tu Dropbox para compartir documentos con tu equipo.
  • Haz clic con el botón derecho en la carpeta, y compártela con miembros del equipo.
  • Coloca el archivo en cuestión en la carpeta compartida de Dropbox de tu ordenador.
  • El archivo aparecerá en las carpetas de Dropbox de los miembros de tu equipo.
  • Cuando alguien modifica el archivo, la copia de los demás se actualiza automáticamente.

A primera vista, Dropbox y la VPN parecen ofrecer experiencias similares para compartir archivos: los archivos se pueden modificar directamente (no hay que descargarlos) y los cambios aparecen automáticamente en las carpetas compartidas de tu equipo. Sin embargo, Dropbox ofrece a cada usuario su propia copia local de los documentos, lo que significa que resulta mucho más fácil buscar y modificar archivos.

Asimismo, a diferencia de la VPN, que solo permite interactuar con archivos mientras se está conectado a la red, con Dropbox puedes guardar archivos para acceder a ellos y editarlos sin conexión, y Dropbox sube los cambios al volver a conectarte. Dropbox también crea una copia en conflicto si varios usuarios editan el mismo archivo a la vez, en vez de bloquear a los demás usuarios con acceso de solo lectura.


¿Cómo se comparten archivos con clientes?

Compartir archivos con clientes a través de una VPN puede ser complicado, porque seguramente no quieres conceder acceso sin restricción a toda tu red a personas ajenas a la empresa. Configurar Dropbox o cualquier otro sistema para compartir archivos con un cliente es mucho más fácil y seguro.

Si insistes en usar una VPN, una opción es usar la VPN a través de una SSL (Secure Sockets Layer, capa de conexión segura), una forma menos frecuente del estándar que permite al administrador de tu sistema restringir el acceso a servidores o archivos específicos en tu red privada.

VPN

  • Trabaja con el departamento técnico desde el principio para asegurarte de que tu servidor se pueda configurar como una VPN SSL.
  • Pide al departamento técnico que cree una cuenta VPN SSL para tu cliente que solo tenga acceso a los servidores y archivos necesarios.
  • Entrega a tu cliente los datos de la cuenta VPN.
  • Tus clientes pueden iniciar sesión en tu VPN SSL a través de cualquier navegador web.
  • Todos los recursos permitidos, incluidos servidores de archivos, carpetas compartidas y archivos aparecerán en la interfaz web.

Dropbox

  • Haz clic con el botón derecho del ratón en el archivo de tu carpeta de Dropbox.
  • Selecciona el elemento del menú Compartir enlace a Dropbox para generar un enlace que se pueda compartir.
  • Envía el enlace a tu cliente. Este podrá visualizar o descargar el archivo con cualquier navegador web.

Los enlaces compartidos de Dropbox te permiten determinar exactamente qué archivos pueden ver tus clientes. Acceder a ellos es tan fácil como hacer clic en un enlace, evitando así la necesidad de interactuar con un software complicado de VPN. También tienes la opción de añadir contraseñas y fechas de caducidad a los enlaces si utilizas Dropbox Pro o Dropbox Business. Y puedes revocar el acceso a un documento cuando quieras con solo inhabilitar el enlace.


¿Cómo se comparten archivos grandes?

Los archivos grandes pueden suponer un problema para las VPN. Cada vez que guardas un archivo, se envía entero al servidor de archivos de red privado a través de la conexión a la VPN, lo que puede resultar poco eficaz en el caso de los archivos grandes.

Una solución sería mover el archivo desde la unidad de red hasta el disco duro local para introducir cambios y, una vez terminado, devolverlo a la unidad de red. El resultado es el mismo flujo de trabajo de descarga/subida ineficaz, como el de una FTP, con lo que resulta complicado sincronizar los archivos con el resto del equipo.

VPN

  • No hay restricción de tamaño para transferir archivos a través de una VPN.
  • Trabajar con archivos grandes puede ser poco fiable debido a la dependencia de la VPN a la conexión a Internet.
  • Los archivos grandes se tienen que volver a enviar al completo cada vez que se realiza algún cambio.

Dropbox

La compatibilidad integrada de Dropbox para almacenar las distintas versiones de un archivo registra cualquier modificación que se haga. Puedes echar mano del historial completo de un documento con solo unos clics. De esta forma te aseguras de que nunca eliminarás información de forma accidental.


¿Cómo se gestionan las versiones antiguas de archivos?

Los servidores de archivos cuentan únicamente con la copia actual de cada archivo. No disponen del historial del archivo, con lo que se pueden perder datos. Por ejemplo, si un usuario elimina información y vuelve a subir el documento al servidor, esa información se habrá perdido para siempre.

VPN

  • Las VPN no admiten distintas versiones de archivos.
  • Una solución habitual es copiar el archivo y darle un nombre que incluya el número de la versión.

Dropbox

  • Haz clic con el botón derecho del ratón en el archivo de tu carpeta de Dropbox.
  • Selecciona el elemento Ver versiones anteriores para mostrar el historial de un archivo.
  • Selecciona la versión deseada y haz clic en Restaurar.

Si tus archivos residen en Dropbox, se registrará una copia de los mismos cada vez que introduzcas cambios y los guardes. En caso de que se eliminen datos importantes, podrás recuperarlos fácilmente. Al igual que compartir archivos, es una acción automática. No te acuerdas del control de versiones hasta que necesitas una copia antigua de un archivo.


¿Cómo se accede a los archivos desde dispositivos móviles?

La mayoría de los clientes VPN para móviles se centran únicamente en establecer una conexión cifrada. Es práctico para navegar por Internet, enviar un correo electrónico y usar aplicaciones de VoIP de forma segura, pero no ofrece mucho en lo que se refiere a compartir archivos. Debe ser otra aplicación la que asigne una unidad de red y acceda a los archivos compartidos de la empresa, e, incluso, a veces es necesario que el departamento técnico realice una configuración especial.

VPN

  • Usa la compatibilidad integrada para VPN o instala una aplicación de VPN en tu dispositivo móvil.
  • Conéctate a la VPN introduciendo la dirección del servidor y tu nombre de usuario y contraseña.
  • Asigna una unidad de red con la aplicación de terceros y accede al archivo como lo harías en tu ordenador de sobremesa.
  • Editar documentos requiere una conexión a Internet estable.

Dropbox

  • Descarga la aplicación de Dropbox para móviles.
  • Inicia sesión en tu cuenta y previsualiza tus documentos desde la propia aplicación de Dropbox para móviles.
  • Con aplicaciones para móviles conectadas a Dropbox, como Microsoft Office, cualquier cambio que realices se sincronizará en todos tus dispositivos.

La aplicación de Dropbox para móviles evita las complicaciones de tener que establecer una conexión VPN. Lo único que debes hacer es iniciar sesión en Dropbox la primera vez que abras la aplicación. Una vez hecho esto, dispones de un sistema de archivos completo en tu dispositivo móvil. Puedes explorar archivos, editarlos con aplicaciones de terceros y crear enlaces para compartir al igual que lo harías desde la carpeta compartida de tu ordenador de sobremesa.

El software de redes VPN en móviles también es especialmente susceptible a los cortes de conexión (p. ej., al entrar en un túnel). Dependiendo del software de la VPN y la aplicación de edición, este inconveniente te puede impedir trabajar en archivos sin una conexión estable. Dropbox resuelve el problema permitiéndote descargar archivos para su uso sin conexión.