La société de technologie langagière utilise Dropbox Business pour partager des scripts et des enregistrements en toute sécurité dans le monde entier, et réduire ainsi de manière significative les frais de transport et les pertes de disques durs.

Principaux résultats d'Appen

Accélération du transfert de fichiers volumineux

Gains de temps et d'argent significatifs

Moins de temps consacré au dépannage

LE DÉFI

Lost in translation

Pour appréhender avec précision les éléments de langage, les dialectes et la prononciation des mots, et alimenter les technologies clients (les systèmes de reconnaissance vocale, par exemple), Appen envoie régulièrement des équipes en Afrique, en Asie, en Europe et en Amérique du Nord. Ses collaborateurs peuvent rester sur le terrain jusqu'à six mois pour enregistrer des conversations et des scripts qui représentent de très gros volumes de données. Les projets de certains clients d'Appen devant être réalisés dans des délais très courts, les collaborateurs sur le terrain doivent pouvoir renvoyer les enregistrements aux bureaux d'Appen aux États-Unis, en Australie et aux Philippines le plus rapidement possible. Dans un premier temps, l'entreprise utilisait des solutions FTP programmées manuellement, faisait livrer des disques durs et demandait même à ses collaborateurs de faire des allers-retours avec des périphériques de stockage pour éviter toute perte ou tout vol des données. Chacune de ces méthodes posait des problèmes en termes de délais et d'efficacité. "Les outils que nous avions conçus pour copier des données nécessitaient tous une intervention manuelle et n'étaient pas véritablement fiables", explique Stephen Norris, vice-président du pôle Ressources linguistiques d'Appen. "En tenant compte des différents fuseaux horaires et des difficultés logistiques, la coordination entre notre équipe informatique et celles sur le terrain pouvait prendre jusqu'à trois ou quatre jours, et nous perdions beaucoup de temps." Alors qu'il gérait un projet particulièrement laborieux, Stephen Norris en est venu à penser que le partage de fichiers ne serait pas un tel casse-tête "s'il fonctionnait comme avec Dropbox". L'équipe de développement des activités d'Appen utilisait déjà Dropbox et était ravie des résultats obtenus. "J'avais un peu peur que Dropbox ne soit pas à même de gérer les gros volumes de données que nous transférons", reconnaît Stephen Norris. "Mais l'équipe de développement des activités ne cessait de vanter la rapidité de la solution par rapport à notre ancien système. Elle nous a convaincus que Dropbox était la solution qu'il nous fallait."

Dropbox Business est une solution incroyablement puissante. Je travaille dans l'informatique depuis les années 1990, et je suis vraiment impressionné d'avoir trouvé un produit qui se vante d'avoir autant de fonctionnalités et qui marche vraiment bien."

Stephen Norris, vice-président du pôle Ressources linguistiques chez Appen

La solution

Une synchronisation fiable

Stephen Norris a décidé de faire passer toute l'équipe de ressources linguistiques à Dropbox Business. Il a rapidement compris que Dropbox pouvait synchroniser plusieurs téraoctets de données sans aucun problème. Comme la fonctionnalité de synchronisation de Dropbox accélère les échanges en démarrant les téléchargements de fichiers pendant que des transferts sont toujours en cours, plusieurs milliers d'heures d'interviews audio peuvent être partagées rapidement avec le siège d'Appen à Sydney. "Dropbox nous permet de transférer facilement d'énormes volumes de données", explique Stephen Norris. "Auparavant, il y avait toujours un risque d'échec des transferts. Désormais, nos collaborateurs savent que les fichiers qu'ils trouvent dans les dossiers sont à jour." Quel que soit le lieu où ils se trouvent, ou l'appareil qu'ils utilisent, ils sont connectés en permanence grâce à Dropbox Business. "Dropbox Business est une solution incroyablement puissante", souligne Stephen Norris. "Je travaille dans l'informatique depuis les années 1990, et je suis vraiment impressionné d'avoir trouvé un produit qui se vante d'avoir autant de fonctionnalités et qui marche vraiment bien." Même lorsque les collaborateurs d'Appen n'ont qu'une connexion Internet limitée, voire pas de connexion du tout, la synchronisation Dropbox reste opérationnelle. Les fichiers sont synchronisés intégralement grâce à une fonction de reprise automatique des transferts. "Dropbox prend note de toute interruption d'une connexion Internet et reprend la synchronisation là où elle s'était arrêtée dès que la connexion est rétablie", ajoute Stephen Norris.

"Nous avons des bureaux à Sydney, aux Philippines et au Pakistan, et des collaborateurs en Australie, en Nouvelle-Zélande, en Europe et aux États-Unis. Toute tentative de coordination de toutes ces régions avec une autre solution que Dropbox Business serait du suicide."

Stephen Norris, vice-président du pôle Ressources linguistiques chez Appen

Les résultats

Un gain de temps et la réduction des coûts

Quand Appen faisait appel à des services de livraison pour transporter des disques durs, l'entreprise devait débourser plusieurs dizaines de milliers de dollars pour obtenir une livraison express de ses fichiers. "Nous devions sauvegarder toutes nos données car, bien évidemment, il manquait toujours un disque dur", raconte Stephen Norris. "C'était vraiment pénible." Avec Dropbox Business, Appen ne craint plus de perdre des fichiers et n'a plus à régler de frais de livraison. Les coûts de main-d'œuvre associés aux solutions FTP sont également supprimés. "Pendant au moins un an, notre technicien de support FTP a passé le tiers de son temps à résoudre des problèmes et à former nos collaborateurs", ajoute Stephen Norris. Avec Dropbox, le personnel gagne en productivité et peut se concentrer sur l'avancement des projets. Dropbox réduit le temps nécessaire pour transmettre les données aux bureaux d'Appen, ce qui réduit d'autant le temps de production des produits. Dropbox limite aussi le risque lié à un trop grand décalage dans le temps entre les personnes qui collectent les données et celles qui réalisent les tests d'assurance qualité, l'entreprise n'ayant alors plus à ré-enregistrer des données erronées. "C'est une application exceptionnelle à tous points de vue", déclare Stephen Norris. "Nous avons des bureaux à Sydney, aux Philippines et au Pakistan, et des collaborateurs en Australie, en Nouvelle-Zélande, en Europe et aux États-Unis. Toute tentative de coordination de toutes ces régions avec une autre solution que Dropbox Business serait du suicide."

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