Cette agence de communication crée des contenus inoubliables et des expériences en ligne percutantes pour de nombreuses marques basées en Asie du Sud-Est. Elle utilise Dropbox Business pour favoriser la collaboration entre ses équipes locales et régionales, et pour maintenir le lien avec ses clients.

Bonsey Jaden, agence de communication numérique

Principaux résultats de Bonsey Jaden

Collaboration plus facile, avec un système de fichiers à la structure très précise

Possibilité d'accéder à tous les fichiers à partir de n'importe quel emplacement ou appareil

Confidentialité plus facile à gérer grâce aux limites d'accès aux fichiers

Le défi

Une volonté de s'orienter vers le cloud

Lorsque Nic Robertson, cofondateur et directeur général de Bonsey Jaden, a décidé de créer une nouvelle forme d'agence de communication numérique avec ses partenaires, il savait pertinemment que la façon dont les collaborateurs pourraient gérer leurs fichiers et travailler dessus simultanément allait jouer un rôle crucial dans le fonctionnement de son entreprise. Avec une équipe répartie sur six sites, de l'Australie à Singapour, la réussite de l'agence allait dépendre en partie de sa capacité à mettre tous les collaborateurs sur la même longueur d'onde. Nic Robertson, qui avait déjà l'habitude d'utiliser des services de partage de fichiers tels que WeTransfer et YouSendIt, trouvait ces outils trop limités eu égard aux besoins de son entreprise. Après avoir passé en revue d'autres solutions de collaboration, Nic Robertson et ses partenaires ont identifié Dropbox Business comme la solution idéale. "Dropbox Business facilite la centralisation des fichiers et permet d'y accéder rapidement, et son fonctionnement correspond bien à la façon dont nous pensons qu'une entreprise doit être gérée."

La solution

Des processus créatifs sans limite

Bien que dispersées géographiquement, les équipes de Bonsey Jaden doivent souvent collaborer sur les mêmes projets. Il leur est donc indispensable de pouvoir partager l'accès aux derniers fichiers. Et en plus de la distance entre les différents sites, les équipes sont parfois amenées à se déplacer pour certains projets. Par exemple, lorsque l'entreprise s'est occupée d'une campagne sur le Web et les réseaux sociaux pour l'émission de télé-réalité Asia's Got Talent, elle a envoyé une équipe des Philippines en Malaisie, en Indonésie et en Thaïlande pour filmer des séquences dans les coulisses. Grâce à Dropbox Business, l'équipe a pu transférer instantanément les fichiers vidéo et les partager avec leurs collègues restés au bureau, en vue du montage. "Dans le domaine de la télévision, les délais sont particulièrement serrés, et nous devons gérer une multitude de gros fichiers", explique Nic Robertson. "Sans l'espace de stockage simple et centralisé de Dropbox Business, il nous aurait été très difficile de travailler comme nous l'avons fait sur des projets tels qu'Asia's Got Talent." Lorsque les équipes ne peuvent pas échanger avec les clients sur place, elles utilisent Dropbox Business pour partager des fichiers en externe. En partageant des liens et en définissant des limites d'accès aux fichiers, Bonsey Jaden préserve la confidentialité tout en facilitant la collaboration entre l'agence et le client. D'après Nic Robertson, le fait d'utiliser ainsi Dropbox Business offre à l'entreprise un meilleur suivi de ses activités de partage. "Le tableau de bord Dropbox Business me permet de voir les liens qui ont été créés, ce qui est très important. D'un coup d'œil, je vois quels fichiers sont échangés entre nos sites et avec les clients", explique-t-il.

Les résultats

Des projets exécutés plus rapidement et moins de stress

En recentrant de nombreuses opérations autour de Dropbox Business, Bonsey Jaden parvient à faire avancer ses projets plus rapidement sans devoir recruter. "J'interviens beaucoup personnellement", ajoute-t-il. "J'ai créé un dossier accessible à tous sur Dropbox pour stocker tout ce qui concerne notre processus d'intégration des nouveaux collaborateurs. Lorsque quelqu'un quitte l'entreprise, c'est moi qui révoque l'accès aux fichiers. Je n'ai pas besoin de recruter une équipe informatique ou un responsable de la sécurité pour le faire à ma place." Ce mode de fonctionnement agile correspond bien aux objectifs de gestion fixés au moment de la création de Bonsey Jaden. Nic Robertson explique que lui-même et les autres fondateurs de l'entreprise peuvent gérer personnellement de grandes équipes, contrôler les processus et protéger la propriété intellectuelle "tout en conservant quelques heures de sommeil chaque nuit". Et cela, il le doit en partie à la fluidité qu'apporte Dropbox Business au niveau des processus. "Dropbox Business n'est pas un outil comme les autres. Nous avons commencé par y stocker des fichiers, et peu à peu tout s'est construit autour de cette plateforme. C'est un élément essentiel de notre entreprise", ajoute-t-il.

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