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Dropbox Business permet à Asana d'accroître sa productivité et d'assurer sa synchronisation en toute simplicité

Asana est une liste de tâches partagée, sur le Web, qui facilite la connexion et l'organisation au sein des entreprises. Grâce à l'application de base, il n'est plus nécessaire d'envoyer autant d'e-mails et d'organiser autant de réunions ; les équipes peuvent ainsi travailler et atteindre leurs objectifs plus efficacement. Le siège d'Asana se trouve à San Francisco ; 35 personnes y travaillent actuellement.

Centraliser

La productivité étant le cœur de métier de la société, Asana s'attache à être aussi efficace que possible dans son travail. Pour simplifier les processus, y compris au niveau de la gestion des ressources informatiques, les fondateurs d'Asana ont dès le début décidé de ne pas investir lourdement dans des serveurs et des infrastructures informatiques. Au lieu de cela, ils ont opté pour une stratégie de partage et de stockage des fichiers moins coûteuse. De manière générale, cette méthode fonctionnait bien, notamment parce que l'entreprise pouvait compter sur son propre logiciel pour garantir l'organisation et le suivi de ses projets. Mais avec la multiplication des feuilles de calculs, des documents de marketing et autres, le stockage des fichiers est vite devenu problématique. Les employés ont alors utilisé des clés USB et des comptes Dropbox personnels pour héberger les fichiers, mais il n'était pas toujours évident de savoir où les fichiers avaient été enregistrés. Kenny Van Zant, responsable des activités commerciales, s'en souvient encore : "Il y avait des fichiers partout. Un vrai cauchemar." En adoptant Dropbox Business, Asana a enfin disposé d'un emplacement de stockage centralisé, ce qui a simplifié l'accès aux fichiers et la collaboration. "Nous avons installé Dropbox, expliqué comment l'utiliser dans un e-mail envoyé à tout le monde et transféré nos dossiers les plus partagés. Notre ancien processus est vite parti aux oubliettes", se réjouit Kenny Van Zant.

"Il arrive souvent qu'une personne utilise un ordinateur portable ne lui appartenant pas dans une salle de réunion. Avec Dropbox, nous n'avons aucun souci à nous faire, car nous savons que nous pouvons récupérer nos fichiers."

Accroître l'efficacité

Dropbox Business fait désormais partie intégrante du processus d'Asana. C'est la première chose que doivent apprendre les nouveaux employés qui intègrent l'entreprise. Bien plus qu'un système standard d'accès à des fichiers, Dropbox constitue la solution permettant aux collaborateurs de disposer des présentations fondamentales, des prévisions de l'entreprise et même des informations financières. "Dropbox contribue à maintenir une transparence parfaite", indique Kenny Van Zant. Dropbox Business facilite également la mobilité avec la possibilité d'accéder aux fichiers à partir de n'importe quel ordinateur. Kenny Van Zant explique : "Des ordinateurs portables sont disponibles dans tous les bureaux. Il arrive souvent qu'une personne utilise un ordinateur portable ne lui appartenant pas dans une salle de réunion. Avec Dropbox, nous n'avons aucun souci à nous faire, car nous savons que nous pouvons récupérer nos fichiers." Même lorsqu'ils travaillent de chez eux, les employés bénéficient toujours d'une connexion rapide et pratique à Asana via Dropbox. D’ailleurs, Kenny Van Zant a chez lui deux ordinateurs qui sont synchronisés avec son compte Dropbox Asana. Il confirme : "C’est vraiment très pratique de pouvoir accéder à ses ressources où que l'on soit, sans dépendre d'un ordinateur ou d'un bureau." Outre le stockage et le partage des fichiers en interne, Asana utilise Dropbox pour collaborer avec des prestataires extérieurs. En enregistrant dans Dropbox les documents juridiques et les présentations du conseil d'administration, par exemple, les membres du personnel et les partenaires externes d'Asana chargés des questions juridiques et financières peuvent échanger des informations sans aller-retour constants d'e-mails, ce que Kenny Van Zant adore. "Je suis convaincu que les e-mails sont des cimetières à fichiers", plaisante-t-il. Asana s'engage à maintenir des processus internes simples et sa volonté d'éviter à tout prix les e-mails signifie que les membres de son personnel n'utilisent plus que le logiciel Asana et Dropbox. "Ainsi, nous savons que nos collaborateurs utilisent des informations à jour et ne perdent ni leur temps ni leur énergie à chercher les données nécessaires, explique Kenny Van Zant. C'est crucial pour garantir l'efficacité de notre entreprise."

Accéder à une liberté financière et culturelle

L’accroissement des capacités technologiques, obtenu sans avoir eu besoin de ressources techniques supplémentaires, constitue l'un des avantages principaux qu'a procuré l'adoption de Dropbox Business pour Asana. Kenny Van Zant confirme que Dropbox a permis à Asana de maintenir des ressources humaines allégées. "Entre le coût de l'infrastructure et le salaire d’une personne à temps plein, les économies réalisées se chiffrent certainement en centaines de milliers de dollars, déclare-t-il. Le retour sur investissement est exceptionnel." Ainsi, Asana peut axer son recrutement sur la création de postes destinés à stimuler la croissance de l'entreprise. Kenny Van Zant pense qu'en augmentant la productivité de chaque employé, Dropbox a aidé Asana à atteindre ses objectifs avec une équipe plus petite. Selon lui, "la rentabilité et l'efficacité de chaque employé constituent les avantages les plus précieux. Ces éléments sont vraiment essentiels pour nous." En maintenant un nombre d'employés peu élevé, Asana a également préservé la culture d'entreprise de ses débuts. Kenny Van Zant affirme que Dropbox Business a aidé Asana à se développer au bon moment, sans qu'un excès de technologies ou de ressources ne viennent entraver sa progression. Et il ajoute : "Il s'agit d'un bénéfice intangible, mais nous y attachons une grande valeur."