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Coup de projecteur sur BNIM Architects

Dropbox Business permet à ce cabinet d'architectes, lauréat de nombreux prix, de collaborer facilement sur de gros fichiers de CAO à partir de n'importe quel bureau ou appareil, avec à la clé une réduction des délais de livraison aux clients.

LE DÉFI

Simplifier les processus de travail pour maîtriser la croissance

Les bâtiments conçus par BNIM ne sont pas seulement esthétiques : ils font aussi la part belle au développement durable et à l'efficacité énergétique, ce qui a valu à BNIM de remporter des concours nationaux aux États-Unis. Grâce à cette réussite, l'entreprise s'est développée bien au-delà de Kansas City, où se trouve son siège. Sept agences ont ainsi été ouvertes à travers les États-Unis. Mais dès que les collaborateurs implantés sur différents sites ont essayé de travailler les uns avec les autres, les processus existants ont commencé à freiner le développement de l'entreprise. Chaque agence possédant un lecteur réseau spécifique, les collaborateurs et les consultants basés dans d'autres villes avaient toutes les peines du monde à collaborer, en particulier sur des fichiers complexes tels que les modèles 3D Autodesk Revit. Les dates butoir de réponse aux appels d'offres devaient être largement anticipées, car les architectes devaient transférer les fichiers sur les serveurs pendant la nuit, avant même la date butoir, explique Erin Gehle, directrice de la communication. "Nous devions conserver beaucoup de marge pour la communication", explique-t-elle. À l'extérieur des bureaux, les architectes devaient se battre avec un client VPN et des logiciels de gestion de projet. Et en plus, il fallait tout recommencer à la moindre modification. "Nos outils existants fonctionnaient mal dès que nous partagions de gros modèles Revit", ajoute Paul Waters, directeur informatique. "Nous devions trouver une autre solution."

Pour résoudre ces problèmes, des collaborateurs avaient commencé à utiliser des comptes Dropbox personnels avec leurs adresses e-mail BNIM. Après étude des offres de plusieurs fournisseurs de solutions cloud destinées aux entreprises, Dropbox Business s'est vite imposé comme le choix idéal. "Sur le plan de la compatibilité avec l'ensemble des appareils, Dropbox Business était la solution la plus simple à mettre en œuvre et à utiliser", affirme Paul Waters.

"Auparavant, les processus de partage de fichiers et de collaboration comprenaient de nombreuses étapes. Avec Dropbox Business, certaines de ces étapes ont été éliminées, et nos processus sont beaucoup plus efficaces."

Paul Waters, directeur informatique, BNIM

LA SOLUTION

Un nouveau modèle de collaboration

Pour les collaborateurs de BNIM, la transition entre le concept et l'avant-projet est beaucoup plus fluide depuis le déploiement de Dropbox Business. Comme l'explique Erin Gehle, au lieu de passer des heures à essayer de contourner les restrictions du serveur, les collaborateurs peuvent créer rapidement une demande de fichier. Les destinataires sont alors guidés pas à pas pour ajouter des contenus dans un dossier spécifique. "Lorsqu'un consultant examine une proposition et souhaite afficher une image, la procédure est très simple", ajoute-t-elle.

Désormais, les équipes d'architectes et d'ingénieurs réalisent facilement des itérations pour les modèles stockés dans des dossiers partagés. Lorsque les projets sont prêts à être envoyés au client, ils utilisent des liens partagés, sans même se soucier de la taille ou du type de fichier. Et tous les collaborateurs de BNIM peuvent désormais partager bon nombre de ces documents avec les clients via leurs appareils mobiles, ce qui facilite la visualisation des premières ébauches directement sur le site. "Je peux désormais travailler avec mon téléphone de façon beaucoup plus fluide, sans devoir charger des e-mails ou télécharger des fichiers", explique Erin Gehle.

En adoptant Dropbox Business, les collaborateurs de BNIM ont aussi gagné en tranquillité d'esprit, car ils savent que les documents propriétaires sont toujours en sécurité. Pour Paul Waters, l'interface d'administration est même une vraie bénédiction : BNIM contrôle de façon plus précise ses données grâce à des fonctionnalités telles que l'effacement à distance, qui permet à l'équipe informatique de supprimer des fichiers des appareils lorsque les collaborateurs quittent l'entreprise.

"Cette solution a complètement transformé notre capacité à nous adapter rapidement. Elle améliore notre réputation en matière de réactivité, de prise en compte des besoins et d'écoute. Et tous les clients apprécient cette approche."

Erin Gehle, directrice de la communication, BNIM

LES RÉSULTATS

Des délais réduits

De la même manière que BNIM aide ses clients à faire des économies d'énergie, Dropbox Business aide les collaborateurs de l'entreprise à gagner du temps. "Fini les interminables soirées passées à renvoyer des fichiers sur le réseau de l'entreprise", explique Erin Gehle. Les clients apprécient aussi les délais réduits. "Cette solution a complètement transformé notre capacité à nous adapter rapidement. Elle améliore notre réputation en matière de réactivité, de prise en compte des besoins et d'écoute. Et tous les clients apprécient cette approche." Avec Dropbox Business, le service informatique de BNIM a constaté un grain significatif en termes de vitesse et d'efficacité. Selon Paul Waters, le service informatique a réduit ses frais de gestion de 40 %. "Par exemple, là où nous devions auparavant demander à un utilisateur qui ne retrouvait plus un fichier quelle version il souhaitait restaurer, l'utilisateur peut désormais s'occuper lui-même de la restauration", explique-t-il. Avec une équipe recentrée sur les activités de l'entreprise, le gain de temps a permis à BNIM de rester à la pointe de son secteur. "Chez BNIM, nous nous efforçons de garder une longueur d'avance sur le plan technologique, et nous étudions toutes les solutions émergentes susceptibles d'améliorer le processus de conception", ajoute Paul Waters. "Cette réduction des frais généraux est donc fantastique."