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Coup de projecteur sur Brandt

Le constructeur rationalise son processus de gestion de la maintenance à l'aide de Dropbox Business. Résultat : des économies se chiffrant en milliers de dollars chaque année et un retour sur investissement de 300 %.

LE DÉFI

De la paperasse, encore de la paperasse

Brandt peut confirmer que tout est vraiment plus grand au Texas : l'entreprise basée à Dallas offre des services de plomberie, d'électricité et d'ingénierie technique à quelques-unes des plus grandes infrastructures commerciales de l'État. Si les compétences de l'entreprise, créée il y a 64 ans, en matière de service aux grandes installations ont été éprouvées au fil du temps, son processus de gestion de la maintenance avait réellement besoin d'être réorganisé. Les techniciens apportaient les formulaires de maintenance sur les lieux d'intervention, et faisaient perdre un temps précieux à leurs clients. "Quand le technicien remplit des papiers pendant une heure assis dans son fourgon… Le client rechigne à payer pour la paperasse", explique Kevin Underwood, analyste d'affaires. L'envoi au siège des formulaires par fax ou par e-mail entraînait un mélange des versions, et les documents n'étaient pas toujours transmis au bon service. "Au mieux, nous sous-facturions nos interventions, au pire, nous ne les facturions pas du tout", explique Kevin Underwood. Après avoir testé les vitesses de synchronisation de plusieurs fournisseurs de service cloud, Brandt a choisi Dropbox Business parallèlement à l'acquisition de tablettes de son partenaire de longue date Dell. "Nous avons porté notre choix sur Dropbox Business, car sa fonctionnalité de synchronisation des fichiers enregistre les meilleures performances, quelle que soit la plateforme, et la solution permet de récupérer facilement les données", déclare Robert Everett, directeur informatique.

"Nous n'aurions jamais imaginé atteindre un retour sur investissement de 300 % dès la troisième année. Cela a révolutionné notre façon de travailler."

Kevin Underwood, analyste d'affaires

LA SOLUTION

Communication entre les techniciens et leurs responsables

Brandt crée désormais un dossier partagé dans Dropbox Business où sont enregistrés des ordres de travail pour chaque technicien. "Au lieu d'avoir à chercher dans une pile de documents, chaque technicien peut consulter dans Dropbox la liste claire des tâches qu'il doit accomplir dans la journée", explique Robert Everett. Le technicien remplit les formulaires sur sa tablette pendant qu'il travaille sur le terrain, puis le client les signe numériquement une fois l'intervention terminée. Brandt a également intégré son application personnalisée ServiceTech à Dropbox, ce qui permet aux techniciens de consulter plus facilement leurs ordres de travail. Les formulaires sont ensuite enregistrés automatiquement dans le dossier partagé Dropbox approprié, le responsable étant alors informé des modifications apportées. "Notre ancien mode de communication était source de frustration pour les membres de l'équipe comme les clients, se souvient Jennifer Groves, responsable d'affaires. La vitesse et la fiabilité de Dropbox nous ont aidés à mieux travailler ensemble."

Dropbox Business aide également Brandt à garantir la sécurité des données importantes ; une condition essentielle lors du traitement d'informations client. "Grâce aux protocoles de chiffrement et de couche transport de Dropbox, nous n'avons pas à nous inquiéter pour la sécurité des données", déclare Robert Everett.

"Nos techniciens sont plus efficaces, le service aux clients est plus rapide, ce qui améliore leurs satisfaction, et nous enregistrons des résultats que nous n'aurions jamais pu imaginer avant de nous lancer dans cette aventure."

Jim Stagg, responsable de la maintenance

LES RÉSULTATS

Un achat très vite rentabilisé

En métamorphosant le processus de gestion de la maintenance de Brandt, Dropbox Business a été amorti dès la première année et garantit pour les années à venir un retour sur investissement très élevé. D'après les estimations de l'entreprise, ses 120 techniciens raccourcissent de 15 minutes au moins chacune de leurs interventions en utilisant Dropbox Business. "Le temps des techniciens est notre ressource la plus précieuse, fait remarquer Jim Stagg, responsable de la maintenance. En passant moins de temps sur les interventions, nous assurons un service client de meilleure qualité." L'entreprise a observé une augmentation de la productivité de ses techniciens de 400 000 dollars, soit un retour sur investissement de 300 % dès la troisième année, si l'on tient compte du coût de Dropbox Business et d'autres frais d'investissement liés. "Nos techniciens sont plus efficaces, les clients sont satisfaits plus rapidement, et nous enregistrons des résultats que nous n'aurions jamais pu imaginer avant de nous lancer dans cette aventure", ajoute Jim Stagg.

Brandt se sert également de Dropbox pour tenir correctement sa comptabilité et même accroître son chiffre d'affaires. L'entreprise a enregistré près de 500 000 dollars de CA le mois dernier. "Nous avons une idée bien plus précise de nos flux de trésorerie, ce qui nous permet de savoir exactement où nous en sommes chaque mois", explique Kevin Underwood. L'équipe est, pour le moment, satisfaite de ses résultats, mais le meilleur reste à venir. Au cours des deux dernières années, Brandt a quasiment doublé le nombre de ses techniciens, et leur intégration à Dropbox Business a été très simple. "La remarquable simplicité du système nous a permis de croître rapidement, confie Kevin Underwood. Et nous continuerons de rentabiliser cette solution au fur et à mesure que notre équipe grandit."