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Centric Projects maîtrise ses coûts et affiche une forte productivité grâce à Dropbox Business

Centric Projects est une entreprise de construction commerciale dont l'approche du secteur du bâtiment est axée sur l'innovation, la flexibilité, la durabilité et le savoir-faire. Avec à son actif des locaux commerciaux, des magasins, des infrastructures de santé et des espaces publics, Centric Projects se démarque des autres acteurs du bâtiment par l'originalité de ses projets de conception, ses idées novatrices et son utilisation des nouvelles technologies.

Les fondations

À sa création en 2010, Centric Projects comptait trois partenaires : Courtney Kounkel, Steve Swanson et Richard Wetzel, qui travaillaient côte à côte dans un bureau temporaire. Pour collaborer et partager des fichiers, il leur suffisait de se parler au-dessus de leur écran et d'échanger des clés USB.

Les interactions chez Centric Projects ont toutefois connu une petite révolution lorsqu'un des collaborateurs a suggéré à l'équipe naissante de créer un compte Dropbox. Le trio a téléchargé l'application, y recourant de manière si intensive qu'il ont dû obtenir plus d'espace de stockage au bout de deux semaines d'utilisation.

Et avec l'augmentation de ses effectifs, Centric Projects a eu besoin d'encore plus d'espace de stockage. Steve Swanson a donc décidé de faire passer toute l'équipe à Dropbox Business. Avec la maîtrise des frais généraux et l'efficacité comme priorités, il a étudié d'autres solutions, allant même jusqu'à transférer "difficilement" des fichiers dans une autre solution de stockage en ligne. Il est parvenu à la conclusion que Dropbox était la solution la plus adaptée à l'entreprise. "Dropbox Business nous sert de serveur," explique-t-il. Toutes nos données y sont hébergées, et nous pouvons l'utiliser rapidement et facilement pour partager de nombreuses informations avec tout un tas de personnes."

"Dans le bâtiment, le meilleur moyen de préserver sa rentabilité est de maintenir les frais généraux à un niveau très bas. Nos coûts de fonctionnement sont inférieurs de 50 à 60 % à ceux de nos concurrents, en partie grâce à Dropbox Business.

Simplicité et rationalisation

Les trois quarts de l'équipe de Centric Projects travaillant régulièrement à l'extérieur, elle doit disposer de moyens de communication et de partage fiables. Dropbox permet aux collaborateurs sur le terrain et au bureau d'être connectés instantanément. Par exemple, les demandes de modification consignées sont stockées dans Dropbox, de sorte que tous les collaborateurs qui en ont besoin y aient accès. "Grâce à Dropbox, nos collaborateurs mobiles ont accès aux mêmes ressources que dans nos bureaux, explique Richard Wetzel. Ils n'ont pas à se connecter via un serveur Citrix. La connexion est immédiate et nos fichiers sont toujours à jour."

Les membres de l'équipe qui travaillent à distance utilisent également les applications Dropbox. Plutôt que d'avoir à emporter un ordinateur portable partout avec eux, ils peuvent accéder rapidement et facilement aux fichiers sur leur iPhone ou iPad. Richard Wetzel estime que cette facilité d'accès va dans le sens de la vision de l'entreprise en matière de technologie. "Nous n'avons pas de gros serveur ni d'enchevêtrement de câbles dans notre bureau, déclare-t-il. La technologie doit avant tout simplifier les choses – c'est l'une des raisons pour lesquelles nous avons choisi Dropbox Business."

Le personnel de Centric Projects utilise Dropbox en interne, mais crée également des liens partagés pour envoyer des plans de construction à des sous-traitants et transmettre des propositions à des prospects. "Lorsque je crée un dossier dans Dropbox, explique Steve Swanson, je peux partager des fichiers volumineux avec des sous-traitants, qui peuvent à leur tour renvoyer leurs présentations. Je n'ai donc pas à attendre, et c'est bien plus pratique qu'un site FTP."

L'une des composantes essentielles de la collaboration interne et externe de Centric Projects est la sécurité. Les trois partenaires ont activé la validation en deux étapes sur Dropbox et apprécient de pouvoir dissocier rapidement des ordinateurs, des appareils et des sessions Web. Ils demandent aussi à leurs collaborateurs de définir un mot de passe sur leurs appareils mobiles, et dans l'application Dropbox, pour que personne n'ait accès à leurs fichiers. "Je préfère largement stocker mes données sur un système sécurisé, chiffré et redondant tel que celui de Dropbox, plutôt que dans mes locaux où je risquerais de les perdre, plaisante Richard Wetzel. En cas de catastrophe dans notre bureau, nous pourrions reprendre nos activités en moins de 30 minutes sur un autre site !"

Avantages concurrentiels

Le secteur de la construction étant soumis aux fluctuations des coûts des matériaux, le CA peut varier d'un mois à un autre. C'est pourquoi Centric Projects considère comme essentielle la maîtrise de ses frais généraux. Grâce à Dropbox, l'entreprise n'a pas à embaucher un spécialiste informatique, ni à investir dans des serveurs coûteux. "Dans le bâtiment, le meilleur moyen de préserver sa rentabilité est de maintenir les frais généraux à un niveau très bas, explique Richard Wetzel. Nos coûts de fonctionnement sont inférieurs de 50 à 60 % à ceux de nos concurrents, en partie grâce à Dropbox. Ils travaillent encore avec des systèmes traditionnels qui freinent l'efficacité et augmentent leurs frais. Il n'y a aucun intérêt de nos jours à investir dans un serveur."

Autre avantage de Centric Projects sur ses concurrents : la possibilité pour ses collaborateurs mobiles de gagner en efficacité et en rapidité. Dans de nombreuses autres entreprises de construction, les employés travaillent à distance via des serveurs. Ils ne peuvent donc pas accéder aussi rapidement aux données que le personnel de Centric Projects. Courtney Kounkel, dont l'équipe est principalement sur le terrain, déclare : "Sur le plan technologique, Dropbox définit vraiment notre entreprise à l'heure actuelle."

Dropbox est désormais indissociable des processus et de la productivité de Centric Projects, comme si l'application avait été spécialement conçue pour l'entreprise. "'Dropbox est probablement le terme que nous employons le plus souvent, reconnaît Steve Swanson. Nous savons tous utiliser Dropbox, la solution fait partie intégrante de notre culture d'entreprise."