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Coup de projecteur sur Cleveland Community College

Dropbox Education permet à l'établissement de Caroline du Nord de concentrer ses efforts sur l'enseignement en donnant la possibilité à son personnel de travailler sur différents appareils et en réduisant les tâches administratives et informatiques.

LE DÉFI

La recherche d'une solution plus efficace pour accéder aux fichiers et les partager

Pour mieux préparer l'avenir de ses 13 000 étudiants, le Cleveland Community College a toujours adopté les toutes dernières technologies. L'établissement de Shelby a récemment obtenu la plus importante subvention fédérale jamais accordée en Caroline du Nord à un établissement de sa catégorie pour son développement technologique. La plupart des membres du personnel administratif et des enseignants sont très réceptifs aux nouvelles technologies et se servent de différents appareils (dont des iPad et des tablettes Surface) pour assurer leurs cours sur les différents sites du campus.

Mais le fait de travailler sur plusieurs appareils et plateformes rendait souvent le partage et la consultation de fichiers difficiles pour le personnel administratif et le corps enseignant. En outre, le système de serveurs en place obligeait les collaborateurs à sauvegarder manuellement les fichiers, une procédure qui entraînait régulièrement des suppressions accidentelles et représentait un vrai casse-tête pour les équipes informatiques. Afin de contourner toutes ces difficultés, de nombreux collaborateurs utilisaient déjà des comptes Dropbox personnels. C'est ce qui a incité l'établissement à envisager une solution de synchronisation et de partage des fichiers qui puisse être adoptée par tout le campus.

Après avoir examiné différentes solutions, l'établissement a opté pour la solution Dropbox Education. "En termes de fonctionnalités, la barre était assez haute : collaboration, partage, accès en tout lieu, etc.", explique Athena Smith, coordinatrice du développement pédagogique. "Il était difficile de trouver quoi que ce soit qui s'en approche."

"Si un utilisateur perd un fichier, l'équipe informatique doit intervenir pour le restaurer. Nous devons aussi nous occuper de la maintenance d'un serveur entièrement dédié à la sauvegarde des données. Avec Dropbox, nous n'aurons plus à gérer ces tâches. C'est un gain de temps inestimable pour nous."

Howard Roberts, responsable des services informatiques, Cleveland Community College

LA SOLUTION

Simplification de l'enseignement sur le campus et à l'extérieur

Avec Dropbox Education, l'établissement peut mieux répondre aux besoins des étudiants. Les enseignants peuvent désormais faire leur communication dans des lycées ou sur des sites hors campus en utilisant l'appareil de leur choix et accéder instantanément aux documents dont ils ont besoin. "Ils n'ont plus à s'inquiéter de l'appareil qu'ils emportent, explique Athena Smith, car les fichiers dont ils ont besoin sont accessibles quel que soit l'appareil". Ils ont accès aux fichiers où qu'ils se trouvent : sur le campus, hors campus, à la plage et partout ailleurs."

Le personnel enseignant consomme de moins en moins de papier en partageant des dossiers avec les étudiants. Et en plus, les devoirs sont plus faciles à attribuer et à collecter. Le Badge Dropbox rend la collaboration plus fluide pour le personnel qui travaille en groupes de projet ou dans le cadre d'initiatives de planification scolaire. Cette fonctionnalité permet aux lecteurs de partager des fichiers et d'obtenir la dernière version lorsque quelqu'un d'autre apporte des modifications, le tout sans quitter Microsoft Office. "Dans l'enseignement supérieur, on travaille beaucoup en équipe", explique Shannon Kennedy, vice-présidente exécutive chargée de la pédagogie et du développement personnel des étudiants. "Cette fonctionnalité offre un vrai avantage lorsque plusieurs personnes travaillent sur le même document."

Pour Howard Roberts, DSI de l'établissement, Dropbox Education offre aussi les fonctions de sécurité indispensables. Le service s'intègre ainsi au fournisseur d'authentification unique de l'établissement (SecureAuth), ce qui signifie que le personnel administratif et le corps enseignant peuvent se connecter à Dropbox en utilisant les identifiants fournis par l'établissement. "En ce qui concerne la sécurité, à part les personnes concernées, personne d'autre ne peut accéder à un document", explique-t-il.

"Les enseignants n'auront plus à chercher sur quel appareil se trouve un fichier donné, car il sera sur tous leurs appareils. Ils pourront y accéder partout, sur le campus, à l'extérieur, à la plage…"

Athena Smith, coordonnatrice du développement pédagogique, Cleveland Community College

LES RÉSULTATS

Un gain de temps pour le service informatique et le corps enseignant

D'après l'établissement, avec Dropbox Education, le personnel informatique passe moins de temps à résoudre les problèmes liés au partage et à la sauvegarde des fichiers. Prochainement, le personnel administratif et le corps enseignant sauvegarderont l'ensemble de leurs fichiers dans Dropbox Education et non plus sur le serveur obsolète de l'établissement. Cette évolution facilitera la récupération des fichiers en cas de suppression accidentelle ou de départ de l'établissement. "Cela va nous faire gagner beaucoup de temps", explique Howard Roberts.

Le résultat ? Les enseignants pourront consacrer plus de temps à l'enseignement et moins aux tâches administratives. "Je connais un enseignant qui a demandé aux étudiants de créer un dossier et de le partager avec lui", raconte Athena Smith. "Il peut ainsi accéder au dossier des élèves pour vérifier qu'ils ont bien transmis leur devoir depuis la salle de cours."