Nos clients / Distilled

Dropbox Business aide Distilled à allier compétence marketing et efficacité

Distilled est une société de conseil en marketing Web, spécialisée dans le référencement, les campagnes PPC et les réseaux sociaux. Présente à Londres, New York et Seattle, la société propose à ses clients des services de conseil et de création, des formations interactives, ainsi que des conférences de formation. Elle a pour objectif d'aider les entreprises à identifier et mettre en œuvre des stratégies de réussite en ligne. Consultez son site, www.distilled.net, pour en savoir plus.

Analyse de la situation

Au tout début, Distilled ne disposait que d'un seul bureau, à Londres, où une petite équipe utilisait un serveur sur site pour stocker tous les fichiers importants de l'entreprise. Toutes les données étaient copiées une fois par semaine sur un disque dur portable, qu'un cadre de l'entreprise conservait chez lui. Cependant, lorsque Distilled s'est agrandi et a ouvert un bureau à Seattle, une nouvelle approche s'imposait. L'entreprise a dans un premier temps utilisé des comptes Dropbox personnels pour que les équipes à Londres et à Seattle puissent collaborer. Les dirigeants de Distilled ont ensuite décidé de passer à un système de stockage en réseau synchronisant les fichiers entre les deux bureaux. Le système n'était malheureusement pas très fiable. "On peut parler d'une période bien sombre pour ce qui est du stockage et de la collaboration", plaisante Rob Ousbey, directeur de l'exploitation. Après avoir ouvert un troisième bureau à New York et comptant de nombreux collaborateurs qui travaillaient désormais à distance, Distilled savait que la situation n'était plus tenable. Comme tout s'était bien passé la première fois que l'entreprise avait utilisé Dropbox, Rob Ousbey a décidé de réétudier cette option. Il a d'abord demandé aux collaborateurs de créer des comptes Dropbox personnels, puis il a fait passer toute l'entreprise à Dropbox Business dès sa sortie. Le passage à Dropbox Business s'est déroulé en toute simplicité. "La migration a été facile, nous n'avons pas eu à mettre en œuvre de processus technologiques complexes", se remémore Rob Ousbey.

"Dropbox Business résout les conflits susceptibles d'apparaître dans nos processus au quotidien pour que nous puissions nous concentrer sur le travail qualitatif et les projets importants."

Fluidité des activités marketing

Aujourd'hui, Dropbox Business aide les collaborateurs de Distilled à collaborer les uns avec les autres ainsi qu'avec des partenaires extérieurs. Lorsque plusieurs équipes doivent travailler ensemble pour traiter des données, rédiger des rapports et analyser des résultats, elles peuvent utiliser un même dossier partagé, sans avoir à se soucier du contrôle des versions de fichier, ni de leur sauvegarde. "Nous n'avons jamais à envoyer de fichiers par e-mail, car toutes les modifications et interactions se déroulent dans Dropbox, déclare Rob Ousbey. Nous indiquons simplement aux utilisateurs le dossier qu'ils doivent consulter pour trouver ce dont ils ont besoin." Ce mode de fonctionnement simplifié s'est révélé particulièrement efficace pour les projets impliquant plusieurs bureaux et fuseaux horaires. Par exemple, lorsqu'un collaborateur à New York demande à l'équipe de Londres de préparer des plaquettes publicitaires, l'équipe Relations publiques basée à Seattle peut facilement récupérer la version finale des plaquettes dans Dropbox pour les diffuser. "Dropbox Business résout les conflits susceptibles d'apparaître dans nos processus au quotidien pour que nous puissions nous concentrer sur le travail qualitatif et les projets importants", explique Rob Ousbey. Les collaborateurs peuvent aussi travailler plus facilement depuis chez eux, chez un client ou pendant leurs déplacements, les fichiers étant synchronisés et disponibles sur les ordinateurs portables comme les appareils mobiles. "Je n'ai plus à me soucier de l'envoi de présentations PowerPoint, ni à prévoir les fichiers dont j'aurai besoin avant de prendre l'avion, déclare Rob Ousbey. Dropbox a changé la manière dont je gère mes fichiers." Dropbox Business a également simplifié les interactions avec les clients et les prestataires. Comme de nombreux partenaires de Distilled utilisent déjà Dropbox, ils connaissent le fonctionnement de l'application. "L'un des avantages de Dropbox, c'est que beaucoup de gens l'utilisent, observe Rob Ousbey. Lorsque je parle de Dropbox à l'un de nos comptables ou de nos prestataires, ils me répondent souvent qu'ils ont déjà un compte. Il nous suffit alors de partager un dossier avec eux et le tour est joué. C'est vraiment pratique."

Sécurité et sérénité

Distilled partage de gros volumes de fichiers, en interne comme en externe. La sécurité est donc sa priorité numéro un. Les options de partage permettent aux administrateurs d'équipe de gérer qui a accès aux informations importantes, et la validation en deux étapes renforce la protection des données, ce qui permet de travailler l'esprit tranquille. Ces fonctionnalités de sécurité se sont révélées très précieuses l'année dernière, après un cambriolage du bureau de Londres de l'entreprise. Trente ordinateurs portables ont été volés. Ça a été un véritable coup dur, mais le personnel a été vraiment soulagé de savoir que toutes les données étaient en sécurité sur Dropbox Business. "Dropbox nous a permis de nous remettre au travail peu de temps après le cambriolage, ajoute Rob Ousbey. Nous avons acheté 30 nouveaux ordinateurs portables, nous les avons allumés, puis nous avons installé et synchronisé Dropbox et le tour était joué." Simple et pratique, Dropbox aide également Distilled à répondre à un objectif important : la satisfaction des collaborateurs et des clients. "Tout ce qui nous permet d'être un peu plus efficaces est synonyme de valeur ajoutée pour nos clients, explique Rob Ousbey. Donc si Dropbox augmente notre efficacité ne serait-ce que de 3 %, c'est un gain énorme pour nous."