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Avec Dropbox Business, le contenu géolocalisé de Foursquare est synchronisé en permanence

Foursquare est une application mobile de géolocalisation conçue pour connecter des lieux et des personnes. Les utilisateurs peuvent partager et enregistrer les lieux où ils se rendent et obtenir des recommandations personnalisées en fonction des endroits où ils ont déjà été. La communauté Foursquare compte plus de 25 millions d'utilisateurs et d'un million de commerçants.

Une société en pleine expansion

En 2009, lorsque Foursquare a lancé son premier produit, la société ne comptait qu'un seul bureau occupé par une petite équipe. Les membres de cette équipe n'avaient donc aucune difficulté à partager des documents et des informations sur les projets. Eric Friedman, directeur des ventes et de l'exploitation, se souvient des prémices de l'entreprise : "Nous étions vraiment peu nombreux, il était donc facile de rester sur la même longueur d'onde." Mais parallèlement à la croissance de l'activité, le nombre de salariés a lui aussi augmenté. Il est devenu très vite évident que Foursquare avait besoin d'une solution fiable et plus solide pour partager des fichiers entre plusieurs bureaux, et au-delà des océans. "Comme nous avions des bureaux à San Francisco, New York et Londres, nous avions besoin d'un système de fichiers centralisé et pérenne qui nous permette de créer, d'organiser et de gérer facilement tous nos documents numériques", confie Eric Friedman. Il a alors décidé d'évaluer différents systèmes en faisant des critères de sécurité, de qualité et de fiabilité une priorité. Utilisant déjà Dropbox à titre personnel, il s'est rapidement rendu compte que "Dropbox était la solution la plus adaptée à la collaboration numérique" et il savait que, contrairement aux systèmes de fichiers ou aux lecteurs réseau, Dropbox permettait d'accéder aux fichiers depuis n'importe quel appareil, mais aussi de les synchroniser sur l'ordinateur. Ainsi, si les employés de Foursquare étaient en déplacement sans pouvoir se connecter à Internet, ils seraient tout de même en mesure de consulter des documents importants.

"Dropbox nous apporte une aide précieuse, car tous nos fichiers se trouvent sur tous les ordinateurs et sont sauvegardés régulièrement. Nous partons du principe que si un fichier ne se trouve pas dans Dropbox, il n'existe pas."

Sur la même longueur d'onde

De nombreux employés de Foursquare avaient déjà un compte individuel Dropbox avant que Dropbox Business ne soit lancé. Lorsque la société a adopté Dropbox Business, elle maîtrisait parfaitement le système. "Tous nos clients et partenaires ont chacun un dossier sur Dropbox", explique Eric Friedman. "Toutes les mises à jour les concernant sont disponibles dans l'application. Et c'est également là que nos représentants commerciaux, nos responsables de compte et les membres de nos équipes juridique et graphique stockent tous leurs documents importants." En offrant un espace de stockage centralisé pour les ressources essentielles, cette solution permet aux employés des trois sites de Foursquare d'accéder facilement et rapidement aux contrats avec les clients, aux présentations marketing et à la documentation interne. Et lorsqu'ils ont besoin de modifier des fichiers volumineux dans Adobe Photoshop ou Microsoft Office, ils peuvent afficher des documents et des photos en quelques clics, car des copies de ces fichiers sont stockées sur leur ordinateur. Dropbox Business a également aidé Foursquare à rationaliser des tâches administratives qui, auparavant, étaient fastidieuses. "Dropbox s'est révélé incroyablement utile lorsque de nouveaux employés nous rejoignent", souligne Eric Friedman. "Il me suffit d'ajouter ces personnes à l'équipe et de partager un dossier pour qu'elles aient accès à tous les documents de référence dans le cadre de notre processus d'intégration des nouveaux salariés." Les interactions de Foursquare avec des clients externes, par exemple des marchands et des agences, sont également devenues plus simples grâce à Dropbox Business. Au lieu d'envoyer des pièces jointes à des e-mails (et de surcharger les messageries), le personnel de Foursquare peut simplement envoyer des liens vers les fichiers dans Dropbox. "C'est un véritable gain de temps, en particulier lorsque 20 à 30 personnes sont incluses dans un fil de discussion", précise Eric Friedman. "Dropbox Business nous permet incontestablement de travailler plus rapidement."

Un système devenu indispensable

Le partage via un lien, l'annulation de la suppression de fichiers et la restauration de versions précédentes de fichiers figurent parmi les fonctionnalités Dropbox Business préférées d'Eric Friedman. Il explique : "J'ai compris toute la puissance de Dropbox Business lorsqu'un de nos employés a supprimé par erreur toute une série de fichiers dont nous avions besoin. Je me suis immédiatement connecté au site et je les ai tous restaurés. C'est appréciable de savoir qu'il est possible de revenir rapidement en arrière en cas d'accident." Toutefois, l'atout principal de Dropbox Business pour Foursquare est de permettre un accès centralisé et en local aux fichiers. "Nos employés travaillent dans plusieurs bureaux, et certains d'entre eux effectuent des déplacements, il est donc vital que toutes nos informations et documents importants soient regroupés en un seul endroit, accessible facilement à tout moment. "Dropbox nous apporte une aide précieuse, car tous nos fichiers se trouvent sur tous les ordinateurs et sont sauvegardés régulièrement. Nous partons du principe que si un fichier ne se trouve pas dans Dropbox, il n'existe pas", ajoute Eric Friedman.