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Coup de projecteur sur GIW Minerals

Le fabricant de pompes à boue utilise Dropbox Business pour simplifier la mobilité et la collaboration au sein de son entreprise, ce qui lui permet d'accélérer les workflows de ses employés et d'améliorer le service proposé à ses clients internationaux.

LE DÉFI

Fluidifier la circulation de l'information

Fondée en 1891, GIW Industries, une filiale du groupe KSB, conçoit et fabrique des pompes à boue vendues aux clients du monde entier sous la marque GIW Minerals. Avec la croissance de l'entreprise de Grovetown en Géorgie (États-Unis), la direction a réalisé qu'elle avait besoin de mettre en place des procédés de travail aussi fluides que les liquides transportés par ses pompes de 20 tonnes.

Pour collaborer en interne et envoyer aux clients des fichiers volumineux contenant les spécifications des produits, les employés comptaient alors sur la messagerie et les sites FTP. Les membres du personnel basés dans des régions isolées, sur les sites miniers, ne parvenaient pas toujours à accéder aux serveurs pour sauvegarder leurs ordinateurs portables et télécharger les derniers supports de vente. "Ils sont quelque part dans le monde à un moment donné, et c'est vraiment difficile de les sauvegarder efficacement", explique Lucas McCuistian, en charge de la supervision des opérations serveur. Après qu'un représentant de Dell, fournisseur matériel de GIW et partenaire stratégique Dropbox Business ait suggéré que ce service pourrait répondre à ses besoins de stockage et de partage centralisé des fichiers, l'entreprise a décidé de franchir le pas.

"Nous avons constaté une diminution très importante du nombre de demandes d'assistance concernant les limites de taille des pièces jointes ou des fichiers à partager. Elles sont passées de 80 à 90 %."

Lucas McCuistian, responsable de l'exploitation des serveurs

LA SOLUTION

Fluidifier la collaboration

Maintenant que KSB a adopté Dropbox Business, ses représentants commerciaux peuvent passer plus de temps avec les clients potentiels et sans en perdre à essayer de déterrer les informations dont ils ont besoin, souligne Lucas McCuistian. "Au lieu d'apporter un gros classeur rempli de documents ou un ordinateur portable à toutes les réunions, nos commerciaux viennent avec leurs téléphones ou leurs tablettes", ajoute-il. Les équipes chargées des produits et de la conception utilisent désormais des dossiers partagés pour collaborer sur des fichiers AutoCAD et d'autres fichiers extrêmement volumineux, ceux-là même qui engorgeaient auparavant le serveur de messagerie. Avec un emplacement centralisé pour tous les fichiers, les équipes n'ont plus à gérer quatre ou cinq versions du même document.

Mais l'utilisation de Dropbox Business présente un autre avantage : les employés sur le terrain peuvent synchroniser les images et les vidéos des sites avec le siège social, même quand le débit de la bande passante est faible. "Cette solution nous permet de résoudre les problèmes plus rapidement, précise Scott Gillum, responsable produit. J'ai 16 heures de décalage avec une personne de mon équipe qui se trouve en Indonésie, dans un endroit vraiment très reculé. Elle peut très facilement télécharger toutes les données qu'elle reçoit et nous les renvoyer, comme si elle était là." L'interface d'administration offre à l'entreprise la garantie que ses données sensibles ne quittent pas ses murs et au service informatique, la possibilité de facilement gérer les départs des employés et des sous-traitants, ainsi que d'effacer à distance les données de leurs appareils. "Il suffit d'observer les employés pour se rendre compte qu'ils ont très nettement adopté la technologie Dropbox, ce qui prouve son efficacité et sa convivialité, se réjouit Scott Gillum.

"Cette solution nous permet de résoudre les problèmes plus rapidement. J'ai 16 heures de décalage avec un membre de mon équipe qui se trouve en Indonésie, dans un endroit vraiment très reculé. Il peut très facilement transférer toutes les données qu'il obtient et nous les faire parvenir, comme s'il était ici."

Scott Gillum, responsable produit

LES RÉSULTATS

Un gain de temps pour le service informatique et le reste du personnel

Dropbox Business simplifie la vie de nos employés, constate Lucas McCuistian. L'entreprise a pu faire passer de 50 à 10 Mo la taille maximale des e-mails externes, les employés utilisant maintenant ce service pour partager des fichiers volumineux aussi bien en interne qu'en externe. Ce changement a soulagé l'équipe informatique, ce qui lui permet de se concentrer sur des projets stratégiques. "Nous avons constaté une diminution très importante du nombre de demandes d'assistance concernant les limites de taille des pièces jointes ou les fichiers à partager, explique-t-il. Elles sont passées de 80 à 90 %." Selon Charlie Stone, vice-président des ventes et du marketing, Dropbox aide l'entreprise à évoluer au même rythme que l'industrie minière mondiale. "Nous n'avons pas besoin d'une personne au bureau 24 h/24 et 7 j/7, ajoute-t-il. Nous utilisons Dropbox pour que les employés situés à l'autre bout du monde puissent obtenir les informations dont ils ont besoin."