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Huge renforce la collaboration et sa productivité grâce à Dropbox Business

Huge, Inc. est une agence de publicité numérique qui offre des services de développement, de conception et de stratégie à ses clients, dont HBO, PepsiCo, IKEA et Toyota. Avec des bureaux aux États-Unis, en Europe et en Amérique du Sud, elle doit veiller à ce que tous les membres de l'équipe Huge puissent échanger efficacement des idées et des informations.

À la recherche d'une solution de partage en ligne simple et puissante

Les membres de l'équipe étant dispersés aux quatre coins de la planète, la collaboration a toujours été problématique pour Huge. L'agence doit pouvoir partager rapidement et facilement de gros fichiers avec tous ses collaborateurs (et sur différents appareils), où qu'ils se trouvent. "Étant donné les délais très courts de nos projets, nous devons pouvoir travailler rapidement, explique Paul Doyle, directeur informatique de Huge. Nous avons des collaborateurs un peu partout dans le monde et des données volumineuses à partager, il devenait donc de plus en plus difficile de travailler de façon traditionnelle." Lorsque l'agence a compris que son système de partage de fichiers existant ne tenait plus la cadence, Paul Doyle a commencé à étudier des solutions dotées de meilleures fonctionnalités collaboratives. Son principal objectif était de ne pas toucher aux workflows existants mais il avait aussi comme autres critères importants : une fonctionnalité simple de partage de fichiers, un accès sur différents appareils, la gestion de toutes tailles de fichiers et le coût. Après plusieurs mois de modélisation et de test d'une solution open source, Huge a conclu que les exigences en termes de gestion et de coût (y compris la nécessité de recruter du personnel à l'international) étaient trop lourdes. L'agence a alors évalué d'autres solutions mais, à chaque fois, le prix et les restrictions de taille de fichier posaient problème.

Nombreux sont nos collaborateurs qui travaillent sur deux ordinateurs. Avec Dropbox, ils peuvent synchroniser leurs données sur leurs ordinateurs portables et leurs ordinateurs de bureau. Notre équipe informatique n'a donc pas à s'occuper de la synchronisation de différents appareils. Dropbox s'en charge.

Une solution compatible avec les workflows existants

Avec Dropbox Business, Paul Doyle se réjouit d'avoir découvert "un système qui s'adapte aux workflows en place au lieu d'obliger Huge à adapter ses workflows au nouveau système". Outre des tarifs compétitifs, Dropbox Business a donné à Huge l'espace et la liberté requis par l'agence pour partager des fichiers volumineux et répondre aux besoins d'un nombre croissant de collaborateurs et de clients, un peu partout dans le monde. Des fonctionnalités telles que la synchronisation LAN ont permis à l'agence de synchroniser immédiatement des fichiers avec ses bureaux internationaux à Londres et Rio de Janeiro. Les utilisateurs ont enfin pu partager des images et des vidéos en haute définition, quelle que soit leur taille, et traiter des fichiers au format raw pour travailler plus rapidement. Les administrateurs ont pu quant à eux verrouiller et contrôler les fichiers pour veiller à ce que seules les personnes autorisées y aient accès. Et il a enfin été possible de restaurer des fichiers supprimés. L'adoption de Dropbox Business comme système de stockage et de partage à l'échelle de l'entreprise n'a posé aucun problème. "La transition s'est déroulée très facilement, déclare Sam Gorney, responsable des systèmes d'assistance technique de Huge. Environ sept personnes sur dix avaient déjà un compte Dropbox et elles étaient ravies de pouvoir obtenir autant d'espace. Le passage d'un compte Dropbox personnel à un compte Business a été un jeu d'enfant."

Amélioration de l'efficacité et de la satisfaction client

Dropbox Business a eu un impact sur pratiquement tous les services de Huge en offrant à ses collaborateurs une nouvelle approche rationalisée pour effectuer des tâches importantes au quotidien. "Nombreux sont nos collaborateurs qui travaillent sur deux ordinateurs, explique Paul Doyle. Avec Dropbox, ils peuvent synchroniser leurs données sur leurs ordinateurs portables et leurs ordinateurs de bureau. Notre équipe informatique n'a donc pas à s'occuper de la synchronisation de différents appareils. Dropbox s'en charge." Il est aujourd'hui plus facile pour les différents services de l'agence d'être sur la même longueur d'onde. Par exemple, le groupe de conception utilisateur a trouvé Dropbox Business particulièrement utile pour collaborer sur la réalisation de maquettes de sites Web. L'installation de mises à jour logicielles est également simplifiée pour le groupe informatique, qui les partage sur Dropbox. "Lorsque je dois envoyer des logiciels sur d'autres sites, Dropbox est vraiment la meilleure solution, déclare Sam Gorney. J'ai dû distribuer une nouvelle version du système d'exploitation MAC. Avec Dropbox, j'ai pu partager très facilement ce fichier avec le reste de l'équipe." La collaboration avec les bureaux internationaux est également plus fluide. "Dropbox nous permet de partager des fichiers avec nos bureaux au Brésil, sans qu'aucune infrastructure ne soit nécessaire. Avant, il était difficile de mettre en place les projets. Grâce à Dropbox, nous pouvons aujourd'hui transmettre facilement des fichiers à notre équipe sud-américaine," explique Sam Gorney. Au sein de Huge, les chargés de projets sont les plus gros utilisateurs de Dropbox, que ce soit pour les budgets, les fichiers de projet, les énoncés de travaux, etc. Ils apprécient tout particulièrement le fait de pouvoir partager facilement les livrables des projets avec leurs clients. "Dropbox nous permet de partager des données de façon sécurisée, en envoyant un simple lien, continue Paul Doyle. Nous n'avons pas à configurer de répertoires spécifiques lorsque nous souhaitons n'envoyer qu'un seul fichier. Le processus de collaboration entre notre équipe et des tiers est accéléré : cela a réellement eu des effets positifs." Huge tire également parti du nouveau système de stockage lors de réunions à l'extérieur avec des clients. "Des membres de l'équipe nous appellent très souvent pour nous demander de placer un fichier précis dans Dropbox pour qu'ils puissent le télécharger sur le système du client. Dropbox leur permet de montrer au client des éléments qu'ils n'ont pas pris avec eux. Auparavant, ils auraient fallu qu'on leur envoie par e-mail ou FTP", fait remarquer Paul Doyle. Avec Dropbox Business, Huge peut partager immédiatement n'importe quel fichier.