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Un signal fort dans le bruit ambiant : Dropbox Business au service de Radiolab

Radiolab est une émission de radio publique diffusant des podcasts, qui s'intéresse à la manière dont le monde fonctionne. Produite à New York et radiodiffusée chaque semaine sur plus de 300 stations de radio publiques américaines, Radiolab analyse des questions fondamentales comme le temps, les événements aléatoires, les limites de l'esprit et les phénomènes physiques de l'univers.

Les failles des anciennes approches

Lorsque Radiolab a vu le jour, le partage d'idées, de projets d'émission et de fichiers se faisait directement. "Nous étions une toute petite équipe et nous pouvions facilement aller écouter quelque chose dans une autre pièce", explique Ellen Horne, chef de production de Radiolab. Le programme radio a gagné en popularité et, parallèlement, son équipe s'est agrandie. Radiolab a dû alors trouver un autre moyen pour que tous ses collaborateurs restent sur la même longueur d'onde. "L'émission repose sur une approche très répétitive, explique Ellen Horne. Nous ne nous contentons pas de lire des scripts. Lorsque nous mettons sur pied un sujet, nous préparons de très nombreuses versions préliminaires, qui circulent auprès de nos collaborateurs pour qu'ils donnent leur avis. Pour un sujet donné, nous pouvons facilement accumuler entre 40 et 50 maquettes." Le partage de ces maquettes et des supports associés devenait de plus en plus difficile. "Nous passions des heures à créer des CD et à imprimer des copies à envoyer par courrier ou par fax", se remémore Ellen Horne. Radiolab a alors décidé d'investir dans un compte iDisk, le service de partage de fichiers proposé par Apple. Le programme radio s'est vite rendu compte des limites de cette approche, notamment de l'absence d'accès mobile et des restrictions d'espace.

Dropbox simplifie la gestion de la communication et l'envoi à nos 300 stations des supports dont elles ont besoin

Une nouvelle formule pour le travail d'équipe

Plusieurs collaborateurs de Radiolab utilisaient déjà Dropbox à titre personnel. "J'avais un compte Dropbox, que j'utilisais beaucoup pour partager des fichiers avec ma famille", explique Ellen Horne. L'équipe de Radiolab a donc été ravie d'apprendre la sortie de Dropbox Business. La solution offrait un espace de stockage évoluant parallèlement à l'entreprise, ainsi qu'une fonction simple et rapide de partage des fichiers, quel que soit le lieu où se trouvent les journalistes, les présentateurs ou les producteurs. Comme l'explique Ellen Horne, le passage à Dropbox Business a été très simple : "Tout était très intuitif et tout le monde a très vite compris comment cela fonctionnait", déclare-t-elle. Pour Radiolab, les fonctionnalités les plus importantes sont la possibilité de partager un dossier entier ou un seul fichier, et celle de sélectionner et d'écouter des fichiers ajoutés aux favoris sur un smartphone. "Tous les jours, nous passons presque tous jusqu'à une heure dans le métro. Le fait de pouvoir écouter des maquettes rend le trajet plus agréable et nous permet d'être plus productifs", explique Ellen Horne.

Des résultats qualitatifs notables

Dropbox Business a également amélioré nettement la collaboration pour Radiolab. La communication et le partage de fichiers avec des contributeurs extérieurs ont été largement simplifiés avec les liens partagés. Par exemple, lorsque l'équipe doit transmettre un script au présentateur Robert Krulwich, contributeur extérieur qui travaille à la radio NPR, elle lui envoie simplement un lien vers l'enregistrement et reçoit immédiatement son feedback. Elle n'a plus à envoyer par e-mail un fichier volumineux, dont le téléchargement est long. Dropbox Business élimine quasi entièrement les problèmes liés à l'emplacement géographique des collaborateurs ou à des considérations techniques. "La collaboration, surtout avec des personnes qui ne travaillent pas sur place, a été simplifiée, et cela a été une très bonne surprise, souligne Ellen Horne. Les collaborateurs à distance travaillent aujourd'hui dans de bien meilleures conditions." La distribution de contenus a également largement bénéficié de Dropbox Business. "Quelque 300 stations de radio diffusent notre émission. Elles ont besoin de clips publicitaires et d'épisodes, explique Ellen Horne. Dropbox simplifie la gestion de la communication et l'envoi à toutes ces stations des fichiers dont elles ont besoin." Dropbox Business joue également un rôle essentiel dans la planification et la réalisation de tournées. Ellen Horne utilise Dropbox pour diffuser des supports auprès de collaborateurs éventuels (pour leur donner une idée de ce que sont les tournées) et préparer la prochaine émission. Lorsqu'il est temps de partir en tournée, elle n'a pas à penser aux fichiers qu'elle doit copier sur son disque dur. "Avec Dropbox Business, j'ai toujours tout ce dont j'ai besoin où que je sois, dit-elle. Je ne perds plus de temps à organiser et préparer des dossiers et des fichiers." Radiolab avait initialement pensé à Dropbox Business comme une simple solution de remplacement d'iDisk, mais l'équipe s'est vite rendu compte de tous les avantages supplémentaires qu'elle en tirait. "Nous avons constaté que notre travail d'équipe est devenu bien meilleur grâce à Dropbox", conclut Ellen Horne.