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Dropbox Business aide Refinery29 à garder son calme et à fournir du contenu avant-gardiste

Refinery29, dont le siège est situé à New York, est le principal site indépendant consacré à la mode aux États-Unis. Refinery29 est la destination préférée de millions de lecteurs qui souhaitent découvrir ce qui ce fait de mieux en matière de shopping, communiquer avec la communauté et partager de nouvelles idées sur la mode, la beauté, l'alimentation, la culture et l'habitat.

Des schémas dissonants

Être sur le qui-vive dans les villes les plus branchées du globe est essentiel pour dénicher les nouvelles tendances de la mode et des modes de vie. Des rédacteurs sont ainsi à l'affût des nouvelles tendances à New York, Los Angeles, San Francisco, Chicago, Washington DC et Londres pour offrir aux lecteurs de Refinery29 toutes les informations sur les looks, évènements et produits à découvrir. L'équipe éditoriale dispatchée dans le monde représentait une chance extraordinaire pour étoffer le contenu du site, mais il était difficile pour les employés se trouvant loin du siège de Refinery29 à New York de partager leurs fichiers. Dans un premier temps, l'équipe de New York enregistrait les documents et les photos sur un serveur dans ses bureaux tandis que les rédacteurs locaux utilisaient des comptes Dropbox personnels. Mais avec la multiplication des fichiers, il est devenu quasiment impossible d'assurer un suivi sérieux permettant de trouver l'emplacement de chaque ressource. En transférant l'ensemble des comptes des employés de Refinery29 vers Dropbox Business, chacun a pu accéder rapidement et facilement aux fichiers, et utiliser une méthode uniformisée pour partager les documents importants. Selon Shawna Strayhorn, directrice de la veille stratégique, cela a rapidement permis de simplifier les processus. "Avec Dropbox, vous savez exactement où aller pour récupérer ce dont vous avez besoin, déclare-t-elle. Nous n'avons plus besoin de demander à la hâte que quelqu'un nous aide à trouver les ressources nécessaires pour poursuivre le projet. Cela fait beaucoup de stress en moins."

Avec Dropbox, vous savez exactement où aller pour récupérer les fichiers dont vous avez besoin. Nous n'avons plus besoin de demander à la hâte que quelqu'un nous aide à trouver les ressources nécessaires pour poursuivre le projet. Cela fait beaucoup de stress en moins.

L'image parfaite

Avant de publier le contenu sur le site de Refinery29, les supérieurs hiérarchiques doivent valider les photos proposées par les rédacteurs locaux. Les dossiers Dropbox permettent aux rédacteurs et à l'équipe se trouvant à New York d'échanger des fichiers rapidement et facilement. Kurtz explique : "Plutôt que de transférer, télécharger et retransférer de nouveau les photos sélectionnées, nous pouvons travailler directement dans Dropbox. C'est vraiment pratique." La solution de bureau Dropbox Business permet aux rédacteurs locaux de Refinery29 de travailler efficacement de chez eux, et de nombreux employés du bureau de New York se servent de l'application mobile lorsqu'ils sont en déplacement. Avec Dropbox, les employés peuvent très vite consulter des fichiers importants ou collaborer avec des collègues à partir de leur téléphone, lors d'une séance photos ou d'un événement d'entreprise, par exemple. L'équipe Marketing de Refinery29 utilise également Dropbox Business pour organiser et partager les ressources. Un dossier Dropbox est créé pour chaque nouveau projet de marketing, dans lequel sont placés les diverses versions des documents, les visuels et autres composants essentiels. Shawna Strayhorn indique : "Dropbox a vraiment facilité le processus de gestion de projet. À présent, tout le monde sait où et comment trouver les fichiers qu'il faut pour chaque campagne et nous pouvons contrôler l'accès et gérer les versions de façon plus précise." Refinery29 utilise également Dropbox Business de préférence aux e-mails ou aux sites FTP lorsqu'il s'agit d'échanger des informations avec des partenaires externes. Les membres de l'équipe ont tout simplement créé des dossiers partagés et ont invité les photographes et autres collaborateurs concernés à les rejoindre pour permettre le partage des fichiers.

La solution salvatrice

Dropbox Business améliore chaque jour les partages et les processus de Refinery29. L'application s'est avérée particulièrement utile dans quelques situations très intenses comme par exemple, lorsque l'ouragan Sandy a frappé la côte Est des États-Unis à la fin du mois d'octobre 2012. Kurtz le confirme : "Dropbox a été pour nous la solution salvatrice pendant l'ouragan. Personne n'a dû batailler pour se connecter à un serveur depuis chez eux. Nous n'avons pas été obligés de nous arrêter de travailler, ne serait-ce que cinq minutes." Moins angoissant qu'un ouragan, la suppression accidentelle de fichiers est un autre problème que Dropbox Business a permis de résoudre. Selon Kurtz, les personnes ne se rendent généralement pas compte qu'elles ont supprimé des fichiers. Heureusement, la fonctionnalité de restauration rapide de Dropbox permet de récupérer les fichiers en un instant. Elle ajoute :"Il est extrêmement utile de pouvoir restaurer aussi facilement des ressources perdues quand autant de personnes accèdent aux dossiers." Pendant la Fashion Week de New York, l'un des événements les plus importants pour Refinery29, les membres du personnel peuvent, grâce à Dropbox, gérer l'arrivée massive d'informations et de photos à faire figurer sur le site Web de l'entreprise. Durant cette semaine, les rédacteurs couvrent les défilés, mais aussi les street looks et bien d'autres choses, et Refinery29 doit éditer des milliers d'images. Avec Dropbox Business, les rédacteurs peuvent sélectionner et publier le contenu sur le site sous quatre à six heures. Cette année, l'entreprise a constaté qu'en permettant aux rédacteurs de travailler à distance pendant la Fashion Week, la productivité était encore meilleure. "Pour générer du contenu rapidement, nous devions auparavant travailler au bureau cette semaine-là, explique Kurtz. Grâce à Dropbox, nos rédacteurs ont pu se connecter sans venir ici. Ils ont pu travailler de chez eux ou d'ailleurs entre les défilés, et produire des articles plus rapidement et plus efficacement." Dropbox Business permet à Refinery29 de publier le contenu rapidement et de garder le rythme pour garantir sa réussite. Avec Dropbox à ses côtés, Refinery29 garde son calme même dans les circonstances les plus difficiles et face à des délais serrés.