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Coup de projecteur sur le Festival du film de Sundance 2016

Le festival utilise Dropbox Business pour rationaliser le processus de sélection des meilleurs films de cinéma indépendant de l'année et organiser l'une des manifestations cinématographiques les plus connues au monde.

LE DÉFI

Du DVD au numérique, un changement radical

Quentin Tarantino, Steven Soderbergh et Darren Aronofsky ne sont que quelques-uns des réalisateurs qui ont été révélés par le festival du film de Sundance. Dirigé par le Sundance Institute, une organisation fondée par Robert Redford, le festival du film de Sundance dispose d'un processus de découverte des nouveaux talents qui mérite à lui seul une récompense. En effet, chaque année au mois de janvier, 50 000 cinéphiles convergent vers Park City, dans l'Utah. Mais avant de tous les accueillir, les organisateurs du festival n'ont que quelques mois pour passer au crible 12 600 candidatures pour ne garder que 200 lauréats. La technologie n'a pas toujours tenu le premier rôle dans cette aventure. En effet, les organisateurs devaient envoyer par e-mail la liste toujours changeante des films participants. De quoi semer la pagaille quant à la version la plus récente. En plus, ils ne cessaient de s'échanger des DVD et des clés USB, sachant qu'aucun de ces deux supports n'était sécurisé pour partager des films jamais encore sortis. "Nous n'avions aucun moyen de savoir si les organisateurs chargés de la programmation recevaient les bons films à temps ou si ces films étaient envoyés à la mauvaise adresse", explique Adam Montgomery, responsable de la programmation. C'est alors que certains d'entre eux se sont mis à utiliser leurs comptes Dropbox personnels pour travailler, et très vite, Dropbox Business fut adopté pour l'ensemble du festival. "Maintenant que nous possédons un outil que les utilisateurs connaissent et aiment, nous pouvons changer notre façon de travailler", commente Justin Simmons, directeur informatique.

LA SOLUTION

Un nouveau scénario pour la collaboration

Aujourd'hui, les organisateurs du festival collaborent avec les dossiers partagés de Dropbox. Ce service aide les personnes chargée de la sélection à tenir le rythme des 25 films qu'elles doivent regarder chaque semaine. En effet, une intégration transfère automatiquement les vidéos partagées sur Dropbox dans le lecteur vidéo Vimeo. Les fichiers Excel répertoriant le statut des projections restent dans les dossiers partagés, ce qui permet aux différents utilisateurs de les modifier et d'ajouter leurs commentaires, mais aussi de s'assurer que tout le monde travaille sur la version la plus récente. "Je sais que les informations contenues dans ces documents sont toujours mises à jour en temps réel", ajoute Adam Montgomery.

Avec la fonctionnalité d'aperçu vidéo, les organisateurs peuvent rapidement confirmer qu'ils ont reçu le bon fichier avant de lancer le téléchargement d'un film. Dès qu'un film est retenu parmi les finalistes, les équipes responsables de la programmation et de la diffusion collectent aisèment les bandes-annonces auprès des réalisateurs pour les relayer pendant le festival. "Nous contactons par exemple les réalisateurs ou les panélistes par le biais des demandes de fichiers Dropbox, et ils déposent la version modifiée directement dans le bon dossier", explique Holden Payne, directeur technique de la diffusion et de la production. Pendant le festival, le personnel gagne un temps considérable en partageant avec les journalistes les kits multimédias et les diverses ressources avec des liens Dropbox. Le temps où ces fichiers étaient envoyés par e-mail est à présent révolu.

La sécurité des données est également une priorité. En effet, le festival gère des œuvres qui doivent rester secrètes jusqu'à la première, confie Adam Montgomery. Avec Dropbox, l'équipe du festival peut garantir l'accès au dossier aux seuls organisateur prévus. "La modification ou la réinitialisation des autorisations se fait très facilement dès que nous en avons besoin", ajoute Adam Montgomery.

LES RÉSULTATS

Pleins feux sur les films

La solution a permis à l'équipe du festival de consacrer plus de temps à la présentation d'un cinéma audacieux comme Boyhood et Whiplash, grands gagnants aux Oscars, et moins de temps à la logistique. "Je gère des milliers de films de deux à quatre gigaoctets", explique Adam Montgomery. “Dropbox Business nous a permis de transférer ces données de manière rapide, efficace et fiable. Honnêtement, je ne sais pas comment nous faisions avant". Le réseau de collaborateurs externes du festival, qui comprend notamment plus de 12 000 cinéastes, connaît déjà cette solution, ce qui représente un énorme avantage quand on travaille avec autant de personnes. "Dropbox offre un service en tout point unique, ajoute Adam Montgomery. C'est, de fait, l'outil utilisé par tous pour partager des données. Avec un tel gain de productivité, nous pouvons vraiment nous concentrer sur l'organisation du meilleur programme de films indépendants qui soit".