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Dropbox Business accompagne USA Gymnastics et ses membres vers la victoire

USA Gymnastics est la fédération sportive régissant la gymnastique aux États-Unis. Elle définit les règles et règlements, sélectionne et entraîne les équipes pour les Jeux olympiques et les championnats du monde, et assure le développement de la gymnastique aux niveaux local et national. USA Gymnastics organise un certain nombre d'événements de gymnastique, de gymnastique rythmique, de trampoline et tumbling, de gymnastique acrobatique et de gymnastique de groupe, notamment des compétitions internationales et des championnats nationaux masculins et féminins.

Remise en forme

Après le championnat de gymnastique de 2008 aux États-Unis, l'équipe responsable des événements a subi un incident technologique qui l'a obligée à remettre sérieusement en question la gestion de ses fichiers pendant ses déplacements. En suivant le protocole habituel, les membres de l'équipe avaient copié tous leurs fichiers sur leurs ordinateurs portables avant l'événement (des documents contenant leurs informations d'authentification, les plans d'agencement des salles et les calendriers). Mais lorsqu'à la fin de l'événement un employé a voulu enregistrer ses documents mis à jour sur le serveur, il a accidentellement supprimé des centaines de fichiers.

Heureusement, l'équipe a pu récupérer des copies de la plupart de ses fichiers sur d'autres ordinateurs, mais malgré cela la peur de tout perdre a servi de catalyseur au changement. Le directeur des événements et de la technologie, Jeff Smith, a alors commencé à explorer différentes options dans l'espoir de trouver une solution qui permettrait aux utilisateurs d'ordinateurs portables de sauvegarder mais aussi d'échanger des fichiers. Étant donné que bon nombre d'employés de USA Gymnastics voyagent fréquemment, Jeff Smith souhaitait trouver un moyen qui leur permettrait d'accéder aux informations et de les partager où qu'ils soient.

La recherche de la solution idéale a pris un certain temps, car de nombreuses options offraient uniquement des fonctionnalités de sauvegarde et non de partage. Jeff Smith a fini par trouver exactement ce qu'il recherchait avec Dropbox. Son équipe a commencé avec environ dix comptes Dropbox Pro, puis est passée à Dropbox Business dès sa commercialisation.

Pendant les événements internationaux, nous sommes nombreux à travailler 24 h/24, 7 jours/7. Il est donc extrêmement utile d'avoir accès à notre base de fichiers directement sur nos téléphones pour pouvoir consulter nos documents à tout moment.

Démonstration de force

Pour les employés et les membres de USA Gymnastics, les compétitions sportives s'accompagnent généralement d'une activité intense et d'un besoin crucial d'avoir les informations logistiques à portée de main. Un accès simplifié à l'agencement des salles et aux calendriers des événements permet au personnel de s'assurer que les athlètes, les entraîneurs et les représentants officiels sont au bon endroit au bon moment. Les membres du personnel ont également besoin d'accéder facilement aux feuilles de calcul et aux documents récapitulant les déplacements de chaque intervenant afin d'en effectuer le suivi en temps réel. "Avec Dropbox Business, tous les intervenants disposent d'un accès direct aux fichiers et aux informations dont ils ont besoin", explique Jeff Smith. Nous n'avons plus besoin d'utiliser de lecteurs partagés ni de serveur de fichiers."

Les émissions de télévision constituent une autre composante importante des journées de compétition, avec une couverture des événements planifiée à la seconde près. L'organisation de la couverture télévisée, avec la sélection des athlètes et des événements mis en vedette, occupe généralement jusqu'à cinq personnes de l'équipe, et des modifications sont souvent apportées au fur et à mesure. "Le fait d'avoir le programme sur Dropbox Business nous permet de le modifier en temps réel," explique Jeff Smith. "Nous pouvons également y stocker les fichiers et modifier les données si un même événement se déroule à nouveau plus tard."

La solution nous fournit un emplacement de stockage de fichiers pratique qui sert également à USA Gymnastics pour ses opérations non événementielles. Grâce aux dossiers partagés, les directeurs de programmes et leurs assistants bénéficient des fichiers les plus récents et peuvent contrôler les versions en toute simplicité. Par ailleurs, si des employés contractuels sont appelés en renfort sur certains événements, ils peuvent accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin, puis enregistrer leurs fichiers dans un emplacement unique pour permettre au personnel permanent de les récupérer.

Étant donné le nombre de personnes qui manipule les documents, la fonctionnalité de récupération des fichiers supprimés constitue une composante clé pour USA Gymnastics. Comme l'indique Jeff Smith : "Il est déjà arrivé que des utilisateurs suppriment accidentellement des fichiers. C'est pourquoi, il est important pour nous de savoir que Dropbox Business protège nos données si cela se reproduit."

Performance de haut niveau

Étant donné le volume de travail effectué en déplacement par les employés de USA Gymnastics, l'un des principaux avantages que Dropbox Business offre à l'organisation est la capacité de travailler efficacement à distance. Même si la majorité du personnel travaille sur un ordinateur portable, nombreux sont ceux qui utilisent également l'application Dropbox sur leur iPhone. Comme l'explique Jeff Smith : "Pendant les événements internationaux, nous sommes nombreux à travailler 24h/24 et 7 jours/7. Il est donc extrêmement utile d'avoir accès à notre base de fichiers directement sur nos téléphones pour pouvoir consulter nos documents à tout moment."

Bien sûr, la compétition internationale la plus importante pour USA Gymnastics reste les Jeux olympiques. En 2012, Dropbox Business nous a permis de gérer à la fois les compétitions qui se déroulaient aux États-Unis, tout en fournissant un accès au personnel intervenant à Londres et à Indianapolis. Et Jeff Smith de conclure : "Dropbox a joué un rôle essentiel pour l'organisation, en permettant le partage des documents et des informations lors de nos différentes compétitions, ainsi qu'entre le personnel travaillant à Londres et celui resté aux États-Unis. Dropbox nous a accompagnés tout au long du processus."