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Le département informatique de l'université utilise Dropbox Education pour aider le corps enseignant à mieux collaborer en toute sécurité, ce qui donne lieu à des gains de productivité et des économies sur le campus.

Principaux résultats de l'université Chapman

Large adoption de la solution par le corps enseignant et le personnel (30 % en une semaine)

Renforcement de la collaboration sur les recherches au niveau international

Augmentation de la sécurité avec l'interface d'administration

Le défi

Fidèle à ses valeurs progressistes

L'université Chapman a été fondée le 4 mars 1861, le jour où Abraham Lincoln devenait pour la première fois président des États-Unis. Une coïncidence ? Quelques heures après le discours d'investiture du président Lincoln, l'établissement, situé dans la région de Los Angeles, ouvrait ses portes à tous les étudiants, sans distinction d'origine ethnique ni de genre, autant dire une révolution pour l'époque. Plus de 150 ans plus tard, l'université Chapman conserve une approche progressiste dans de nombreux domaines. "Nous cherchons toujours à repousser les limites, y compris dans le secteur des technologies", déclare Armando Diaz, responsable des services techniques. Les enseignants avaient déjà conscience qu'il était possible de collaborer sur des travaux de recherche et de préparation de cours plus efficacement qu'en s'échangeant des CD et des clés USB. "Quelle perte de temps de devoir transmettre une clé USB par la poste ou, pire, de devoir se déplacer pour la remettre en main propre", explique Armando Diaz. Parmi les enseignants, beaucoup ont créé des comptes Dropbox personnels pour partager rapidement des documents. Le département informatique en a pris bonne note. "Nous savions que nous allions pouvoir disposer d'un environnement sécurisé avec Dropbox Education, car les membres du personnel enseignant et administratif étaient déjà très nombreux à utiliser Dropbox, affirme Helen Norris, responsable des départements informatiques. De toutes les solutions que nous avons étudiées, il s'agissait de la plus flexible et de la plus simple à utiliser."

"Nous savions que nous allions pouvoir disposer d'un environnement sécurisé avec Dropbox Education, car les membres du personnel enseignant et administratif étaient déjà très nombreux à utiliser Dropbox. De toutes les solutions que nous avons étudiées, il s'agissait de la plus flexible et de la plus simple à utiliser."

La solution

Une collaboration plus sécurisée

L'université Chapman a déployé Dropbox Education en mettant en place un portail Web sur lequel les utilisateurs peuvent s'inscrire eux-mêmes. "Nous ne voulions pas imposer la solution mais, au contraire, mesurer le taux d'adoption réel du produit", explique Paul Kang, directeur adjoint en charge de l'infrastructure. Une semaine seulement après la mise en service du portail, il comptait plus de 300 utilisateurs, soit près d'un tiers du personnel enseignant et administratif de l'université. Paul Kang ajoute que le taux d'adoption de la solution précédente n'était que de 20 % au bout de quatre ans. "En sept jours, nous avons obtenu de meilleurs résultats avec Dropbox Education, fait-il remarquer. De plus, les personnes n'ont pas fait que s'inscrire, elles utilisent aussi activement la solution. Elle a rencontré un grand succès." Les enseignants enregistrent désormais leurs cours et les placent dans des dossiers partagés Dropbox pour favoriser la collaboration. Le corps enseignant peut y accéder de l'autre bout du campus… ou du monde. À elle seule, la faculté de pharmacie transfère chaque jour sur Dropbox huit heures de cours de cinq classes différentes. Un professeur de cette faculté se sert d'un dossier partagé comme d'un espace de travail collectif pour les partenaires de recherche se trouvant au Brésil, en Égypte et en Afrique du Sud. "Je peux passer en revue les rapports des laboratoires, les publications et les demandes de bourse, déclare Ayman Noreddin, professeur de pharmacie et responsable adjoint de la faculté. Tout ce qui a trait à mon travail de recherche se trouve dans Dropbox. Les fichiers sont si faciles à trouver et à partager." Avec Dropbox, le corps enseignant apprécie de pouvoir travailler en toute sécurité sur n'importe quel appareil dans l'environnement multiplateforme de l'université Chapman. "Les données sont disponibles partout, sur PC, Mac, iOS ou Android, affirme Paul Kang. C'est l'un des atouts de Dropbox." Le département informatique peut contrôler tous les appareils connectés et les comptes des utilisateurs à partir de l'interface d'administration, ce qui est très utile étant donné l'engouement de plus en plus marqué pour la solution au sein de l'université. "Le tableau de bord est génial. Nous pouvons garder un œil sur toutes les utilisations inhabituelles, commente Paul Kang. En plus, les normes de Dropbox en matière de conformité et de chiffrement nous rassurent. Nous savons que nos fichiers importants sont en sécurité sur la plateforme."

"Le taux d'adoption de notre solution précédente n'était que de 20 % au bout de quatre ans. En sept jours, nous avons obtenu de meilleurs résultats avec Dropbox Education."

Les résultats

Améliorer la productivité et réaliser des économies

Dropbox Education facilite aussi bien le travail de l'équipe informatique de l'université Chapman que celui des enseignants et des chercheurs. "Avant, je devais gérer des serveurs de messagerie, ce qui prenait du temps et coûtait cher, ajoute Paul Kang. Depuis l'adoption de Dropbox Education, beaucoup moins d'e-mails sont envoyés. Pour nous, cela représente des soucis en moins et des économies non négligeables." Les responsables de l'université affirment qu'ils reçoivent moins de demandes d'assistance de la part des utilisateurs étant donné la simplicité d'utilisation de la solution. "Aucune formation n'est nécessaire en soi pour utiliser Dropbox, explique Ramiro Landeros, responsable Web. Les personnes arrivent à utiliser la solution sans qu'on ait besoin de leur expliquer quoi que ce soit. En termes de temps et de ressources, nous faisons ainsi des économies importantes." Pour les chercheurs de l'université Chapman, Dropbox Education a aussi eu un effet positif au niveau de la collaboration entre collègues. "Mon travail est bien mieux organisé, avoue Ayman Noreddin. Je suis plus concentré et plus productif, et j'ai constaté que c'était également le cas de mes collègues. Nous échangeons nos idées beaucoup plus facilement et c'est très bénéfique pour notre travail de recherche."