La société d'horlogerie utilise Dropbox Business pour partager des supports marketing avec ses revendeurs, et se débarrasser des serveurs FTP peu pratiques.

Principaux résultats de Citizen Watch

Accélération et simplification du partage de fichiers avec les collaborateurs extérieurs 

Optimisation de la distribution des supports visuels 

Ajout d'utilisateurs simple et adoption rapide 

Le défi

Le début d'une nouvelle ère

Derrière le développement croissant de Citizen Watch America (CWA) se cache une équipe de 14 professionnels de l'informatique hautement spécialisés qui ont pour mission de fournir aux employés de l'entreprise une technologie fiable. Pendant que les équipes commerciale et marketing gèrent la promotion et la distribution des produits d'horlogerie auprès des revendeurs appropriés, le département informatique veille au bon fonctionnement des systèmes, logiciels et équipements. Lorsque CWA a décidé de repenser son site Web en 2012, dans un délai extrêmement serré, l'équipe informatique s'est tournée vers un outil FTP existant pour collaborer avec les développeurs. Cependant, elle a vite constaté les limites de cette solution lorsqu'il s'agissait de transférer des images ou des fichiers en haute résolution. Gen Miake, directeur du développement informatique, s'en souvient encore : "L'équipe informatique devait même vérifier que les fichiers étaient bien transmis aux parties concernées." Pour simplifier les processus et réduire la charge de travail du personnel informatique, l'entreprise a décidé d'essayer Dropbox. La solution a parfaitement répondu à ses besoins. Comme l'explique Gen Miake : "La facilité d'utilisation et la rapidité d'accès aux données avec Dropbox étaient vraiment impressionnantes. Ces facteurs ont joué un rôle clé pour finir le projet dans les temps."

"Mes collaborateurs adoptent Dropbox sans aucune difficulté, ce qui me simplifie vraiment la tâche. Je leur montre la fontaine et ils boivent de son eau. C'est parfait !"

Gen Miake, directeur du développement informatique, Citizen Watch America

La solution

Une solution qui monte qui monte

"Les membres de l'équipe informatique avaient trouvé une solution qui répondait à leurs besoins, et à mesure que les employés de CWA se passaient le mot sur les avantages offerts par Dropbox, ils étaient de plus en plus nombreux à l'utiliser pour partager des fichiers avec des partenaires commerciaux externes, plutôt que de recourir à des méthodes plus lentes comme les e-mails." Lorsque l'intérêt pour Dropbox a commencé à se répandre à l'échelle de l'entreprise, Gen Miake et son équipe ont su qu'il était temps de passer à un produit conçu pour davantage d'utilisateurs. Début 2013, ils ont ainsi décidé de déployer Dropbox Business dans l'entreprise. Une seule session de formation a suffit. Tout s'est déroulé très facilement. "Le rôle du département informatique était auparavant de fournir de nouvelles technologies aux utilisateurs, mais la difficulté est de les convaincre de les utiliser," confie Gen Miake. "Mes collaborateurs adoptent Dropbox sans aucune difficulté, ce qui me simplifie vraiment la tâche. Je leur montre la fontaine et ils boivent de son eau. C'est parfait !". Désormais, lorsque Citizen lance un nouveau modèle de montre, les images validées peuvent être rapidement transmises aux revendeurs afin de les promouvoir sur leurs sites Web. Pour permettre aux commerciaux de récupérer rapidement les images, CWA a créé un système de gestion des ressources numériques qui s'intègre à Dropbox. "Lorsqu'un client nous appelle pour nous demander la photo d'une montre spécifique, les commerciaux peuvent la fournir très facilement grâce à l'intégration Dropbox", ajoute Gen Miake. Grâce à Dropbox Business, l'équipe informatique n'a plus à gérer de serveurs FTP. Par ailleurs, la solution fait désormais partie intégrante de la gestion de projets. Lorsque l'entreprise a voulu sélectionner un nouveau progiciel de gestion intégrée, le personnel informatique a collaboré étroitement avec un consultant extérieur en utilisant Dropbox pour lui fournir toutes les informations dont il avait besoin. À présent, CWA utilise à nouveau Dropbox pour faciliter la mise en œuvre du PGI. Comme l'explique Gen Miake : "Tous les schémas sur le chargement, le nettoyage et la conception des données dont notre nouveau partenaire PGI a besoin sont stockés dans Dropbox." Lorsque Gen Miake et son équipe travaillent sur la mise à niveau du système de gestion des stocks de l'entreprise, ils utilisent Dropbox pour partager des données avec le consultant qui les aide à réaliser un cahier des charges précis (concernant les types de marchandises, le volume d'expédition maximal et le volume de produits déplacés). "Comme la plupart des documents évolutifs, de nombreuses modifications sont apportées à notre cahier des charges, ce qui serait impossible à gérer si nous communiquions par e-mail," raconte Gen Miake. "Grâce à la fonctionnalité de contrôle des versions de Dropbox, tous les intervenants savent qu'ils disposent de la version la plus récente des fichiers dont ils ont besoin."

"Avec des outils comme Dropbox, il est tout à fait possible de maintenir une croissance durable."

Gen Miake, directeur du développement informatique, Citizen Watch America

Les résultats

Une approche plus progressive

Avec deux décennies d'expérience à son actif, Gen Miake a été témoin de transitions majeures dans le paysage informatique. "La portée de l'informatique s'est considérablement étendue," déclare Gen Miake. "Les progiciels de gestion intégrée ne sont plus les seules technologies importantes. Certaines solutions SaaS jouent également un rôle stratégique pour notre activité." Les technologies comme Dropbox Business permettent à des équipes comme celle de Gen Miake de relever des défis en optimisant les ressources. "Notre objectif est de fournir à nos collaborateurs les outils qui leur permettent d'être efficaces et de répondre aux besoins de l'entreprise. Le contrôle de l'utilisation joue un rôle important à cet effet, et Dropbox Business nous permet de voir lorsque la solution n'est pas utilisée. Les équipes informatiques considéraient auparavant qu'il suffisait de créer un système pour qu'il soit adopté par les utilisateurs, or cela ne fonctionne plus aujourd'hui." Gen Miake considère que Dropbox Business joue un rôle essentiel dans la croissance de Citizen Watch America et l'optimisation de son activité. Comme il l'explique : "En 2013, nous avons atteint une croissance à deux chiffres et nous prévoyons de faire de même cette année. Avec des outils comme Dropbox, il est tout à fait possible de maintenir une croissance durable."

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