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Grâce à Dropbox Education, l'établissement de Caroline du Nord concentre ses efforts sur l'enseignement en donnant la possibilité à son personnel de travailler sur plusieurs appareils, tout en réduisant la charge de travail administrative et informatique.

Principaux résultats du Cleveland Community College

Adoption rapide, car le personnel utilisait déjà Dropbox

Fiabilité d'accès aux supports sur tout type d'appareil

Amélioration de la sauvegarde et de la récupération des fichiers

LE DÉFI

La recherche d'une solution plus efficace pour accéder aux fichiers et les partager

Pour mieux préparer l'avenir de ses 13 000 étudiants, le Cleveland Community College a toujours été à la pointe de la technologie. L'établissement de Shelby, en Caroline du Nord, a récemment reçu la plus importante bourse technologique fédérale jamais accordée à un "community college" de cet État. La plupart des membres du personnel administratif et des enseignants sont très réceptifs aux nouvelles technologies et se servent de différents appareils (dont des iPad et des tablettes Surface) pour assurer leurs cours sur les différents sites du campus. Mais le fait de travailler sur plusieurs appareils et plateformes rendait souvent le partage et la consultation de fichiers difficiles pour le personnel administratif et le corps enseignant. En outre, le système de serveurs de l'établissement, d'ancienne génération, obligeait les collaborateurs à sauvegarder manuellement les fichiers, une procédure qui entraînait régulièrement des suppressions accidentelles. Un vrai casse-tête pour les équipes informatiques. De nombreux collaborateurs utilisaient déjà des comptes Dropbox personnels pour contourner ces difficultés, ce qui a incité l'établissement à adopter une solution de partage et de synchronisation de fichiers de pointe, susceptible de convenir au campus tout entier. Après avoir examiné différents prestataires, l'établissement a opté pour la solution Dropbox Education. "En termes de fonctionnalités, la barre était assez haute : collaboration, partage, accès en tout lieu, etc.", explique Athena Smith, coordinatrice du développement pédagogique. "Il était difficile de trouver aussi bien ailleurs."

"Si un utilisateur perd un fichier, l'équipe informatique doit intervenir pour le restaurer. Nous devons aussi nous occuper de la maintenance d'un serveur entièrement dédié à la sauvegarde des données. Avec Dropbox, nous n'aurons plus à gérer ces tâches. C'est un gain de temps inestimable pour nous."

LA SOLUTION

Simplification de l'enseignement sur le campus et à l'extérieur

Avec Dropbox Education, l'établissement peut mieux répondre aux besoins des étudiants. Les enseignants peuvent désormais se rendre sur les sites d'enseignement externes (lycées et autres établissements hors campus) avec l'appareil de leur choix et accéder instantanément aux documents dont ils ont besoin. "Les enseignants n'auront plus à chercher sur quel appareil se trouve un fichier donné, car il sera sur tous leurs appareils," explique Athena Smith. "Ils pourront y accéder partout, sur le campus, à l'extérieur, à la plage…" Les enseignants partagent des dossiers avec leurs étudiants et consomment de moins en moins de papier. En plus, les devoirs sont ainsi plus faciles à attribuer et à collecter. Par ailleurs, le Badge Dropbox rend la collaboration plus fluide pour le personnel qui travaille en groupes de projet ou dans le cadre d'initiatives de planification scolaire. Cette fonctionnalité permet aux collaborateurs de partager des fichiers et d'obtenir la dernière version lorsque quelqu'un d'autre apporte des modifications, le tout sans quitter Microsoft Office. "Dans l'enseignement supérieur, on travaille beaucoup en équipe", explique Shannon Kennedy, vice-présidente exécutive chargée de la pédagogie et du développement personnel des étudiants. "Cette fonctionnalité offre un vrai avantage lorsque plusieurs personnes travaillent sur le même document." Pour Howard Roberts, DSI de l'établissement, Dropbox Education offre aussi les fonctions de sécurité indispensables. Le service s'intègre ainsi au fournisseur d'authentification unique de l'établissement (SecureAuth), ce qui signifie que le personnel administratif et le corps enseignant peuvent se connecter à Dropbox en utilisant les identifiants fournis par l'établissement. "En ce qui concerne la sécurité, à part les personnes concernées, personne d'autre ne peut accéder à un document", explique-t-il.

"Les enseignants n'auront plus à chercher sur quel appareil se trouve un fichier donné, car il sera sur tous leurs appareils. Ils pourront y accéder partout, sur le campus, à l'extérieur, à la plage…"

LES RÉSULTATS

Un gain de temps pour le département informatique et le corps enseignant

D'après l'établissement, avec Dropbox Education, le personnel informatique passe moins de temps à résoudre les problèmes liés au partage et à la sauvegarde des fichiers. Prochainement, le personnel administratif et le corps enseignant sauvegarderont l'ensemble de leurs fichiers dans Dropbox Education et non plus sur le serveur d'ancienne génération de l'établissement. Cette évolution facilitera la récupération des fichiers en cas de suppression accidentelle ou de départ de l'établissement. "Cela va nous faire gagner beaucoup de temps", explique Howard Roberts. Le résultat ? Les enseignants pourront consacrer plus de temps à l'enseignement et perdront moins de temps avec les tâches administratives. "Je connais un enseignant qui a demandé aux étudiants de créer un dossier et de le partager avec lui", raconte Athena Smith. "Il peut ainsi accéder au dossier des élèves pour vérifier qu'ils ont bien transmis leur devoir depuis la salle de cours."