La société maintes fois primée, spécialisée dans les excursions en jeep, utilise Dropbox Business pour collaborer à tous les niveaux (de l'organisation d'excursions en groupe au paiement des factures).

Desert Adventures, agence de voyages

Principaux résultats de Desert Adventures

Desert Adventures, agence de voyages

Meilleure productivité des employés

Desert Adventures, agence de voyages

Réduction de la maintenance informatique par rapport à l'utilisation d'un serveur interne

Desert Adventures, agence de voyages

Sauvegarde des fichiers stratégiques plus sécurisée

Le défi

Trouver le chemin de la collaboration

Depuis une trentaine d'années, les fameuses jeeps rouges de Desert Adventures parcourent la région de Greater Palm Springs pour faire découvrir aux visiteurs la flore et la faune du vaste désert de Sonora. Le climat et le cadre touristique de Palm Springs en ont fait à nouveau un lieu très prisé, et l'entreprise a enregistré une explosion de la demande pour ses excursions en plein air, qui allient aventure et écotourisme. Même si cet engouement représentait une excellente opportunité commerciale, l'augmentation du nombre de clients (jusqu'à 10 000 personnes par an) mettait également à l'épreuve les capacités de développement de cette petite structure de 35 employés. "Lorsque nous devions mettre à jour nos documents commerciaux, nous les échangions simplement par e-mail, et chacun enregistrait des versions de son côté, raconte Kimberly Nilsson, propriétaire et directrice de Desert Adventures. Cependant, tout le monde travaillait sur des versions différentes, et il y avait toutes sortes de conflits." Le défi était amplifié par le fait que la petite entreprise fonctionne avec un bureau virtuel : Kimberly Nilsson est installée à Santa Barbara tandis que son associé, Bob Schneider, gère les opérations sur place, à Palm Desert. Par ailleurs, la commerciale chargée des excursions en groupe, qui n'est autre que la mère de Kimberly Nilsson, vit à Hawaï. Pour faciliter la collaboration entre les membres de son équipe, Kimberly Nilsson a décidé d'ouvrir des comptes Dropbox personnels. "Ce n'est pas évident de partager entre nous tous nos fichiers et nos supports, avec une équipe aussi dispersée géographiquement, confie-t-elle. Dropbox était pour nous un outil essentiel." La directrice a décidé de passer à Dropbox Business lorsqu'elle a découvert des fonctionnalités comme l'historique illimité des versions, qui permet de récupérer des fichiers supprimés accidentellement ou de rétablir des versions précédentes très facilement. "J'ai trouvé cette fonctionnalité particulièrement intéressante, car il arrive parfois que l'on supprime un fichier par erreur en se disant 'Oups, qu'est-ce que j'ai fait ?', ajoute-t-elle. Nous avons donc décidé de passer à un compte Dropbox Business et nous ne regrettons vraiment pas ce choix."

"J'exerce de nombreuses fonctions, mais je ne suis pas informaticienne. Par exemple, je ne sais absolument pas comment configurer un serveur sécurisé. Dropbox nous évite d'avoir à payer quelqu'un, de le faire nous-même ou d'embaucher un autre employé."

Kimberly Nilsson, propriétaire/directrice, Desert Adventures

La solution

Sur la route du succès

Desert Adventures utilise désormais Dropbox Business dans toute l'entreprise afin de profiter de la sauvegarde automatique des fichiers et de permettre aux employés d'y accéder où qu'ils soient. "Ma règle est de ne rien stocker en local, explique Kimberly Nilsson. Tout est conservé dans Dropbox." La responsable des ventes d'excursions en groupe transfère les messages, les devis et les contrats pour chaque client dans un dossier qu'elle partage avec le reste de l'équipe. Cela évite aux employés de devoir l'appeler ou lui envoyer des e-mails pour connaître l'état d'une vente. "Tous ceux qui ont besoin d'informations sur le dossier d'un groupe peuvent y accéder immédiatement", précise Kimberley Nilsson. Les clients qui veulent des renseignements supplémentaires sur des excursions reçoivent des liens partagés vers des dossiers marketing contenant des images, des vidéos et d'autres informations. "C'est beaucoup plus pratique que d'envoyer des photos haute résolution par e-mail, ce qui pose toujours problème, remarque-t-elle. J'ai juste à leur dire "Voici 20 photos" en leur envoyant le lien vers le dossier concernant l'excursion Faille de San Andreas." Par ailleurs, toutes les nouvelles factures envoyées au bureau de Palm Desert sont scannées et transférées dans le dossier des dettes comptables. "J'ai désormais un exemplaire des factures et je peux les payer depuis Santa Barbara", ajoute Kimberly Nilsson. L'application mobile Dropbox est pratique lorsque les employés sont en déplacement et qu'ils reçoivent des demandes de renseignements concernant des excursions. "Si des clients appellent, nous pouvons accéder directement aux documents commerciaux dont ils ont besoin et leur envoyer un lien par e-mail à partir de notre téléphone, explique-t-elle. De cette façon, nous pouvons répondre immédiatement aux demandes des clients."

"Ce qui change la donne, c'est la possibilité de tout avoir à portée de main. Dropbox fait gagner un temps précieux, et dans une petite entreprise comme la nôtre, chaque minute est importante."

Kimberly Nilsson, propriétaire/directrice, Desert Adventures

Les résultats

Gain de temps et d'argent

Grâce à Dropbox Business, Desert Adventures peut se concentrer sur la qualité de ses excursions, maintes fois primées, vers des lieux aussi célèbres que le parc national de Joshua Tree ou les Indian Canyons de Palms Springs. "J'exerce de nombreuses fonctions, mais je ne suis pas informaticienne, explique Kimberly Nilsson. Par exemple, je ne sais absolument pas comment configurer un serveur sécurisé. Dropbox nous évite d'avoir à payer quelqu'un, de le faire nous-même ou d'embaucher un autre employé."Pour une petite structure comme Desert Adventures, le fait que Dropbox Business soit compatible avec toutes les plateformes et les appareils offre à l'entreprise une plus grande flexibilité en termes d'environnement. La directrice utilise Windows dans son bureau, mais les employés accèdent souvent aux dossiers Dropbox sur leur iPad ou leur iPhone. "Ce qui change la donne, c'est la possibilité de tout avoir à portée de main, confie-t-elle. Dropbox fait gagner un temps précieux, et dans une petite entreprise comme la nôtre, chaque minute est importante."

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