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La société de design utilise Dropbox Business pour s'assurer que tous ses designers (y compris les freelances) aient accès à leurs fichiers en toutes circonstances, et rester ainsi à la pointe de l'innovation.

Principaux résultats de Doberman

Collaboration simplifiée avec les freelances et les clients

Meilleure efficacité en cas de travail hors ligne ou en déplacement

Protection à chaque étape du processus créatif

Le défi

Comme un chien dans un jeu de quilles

La société Doberman peut le confirmer, pour créer des expériences numériques de qualité, il ne suffit pas d'avoir un esprit d'innovation et de solides compétences, une technologie flexible est également essentielle. Pendant des années, l'entreprise a utilisé des serveurs locaux pour enregistrer et partager ses fichiers de création. Pour le partage en externe (que ce soit avec des clients ou des partenaires), les collaborateurs utilisaient aussi bien des clés USB que des DVD ou des sites FTP. Dès le lancement de Dropbox, de nombreux designers chez Doberman ont immédiatement ajouté la solution à leur arsenal d'outils de partage, mais ils étaient rapidement limités par le quota de stockage. Alors que de plus en plus de collaborateurs ont commencé à utiliser Dropbox pour livrer des documents stratégiques aux clients, la société a pu constater que le service était bien adapté à ses workflows et qu'il répondait à son besoin de flexibilité. L'adoption de Dropbox Business pour l'intégralité du personnel constituait donc la prochaine étape logique, puisque cela permettait de simplifier le partage de fichiers, d'offrir un espace de stockage supplémentaire et de renforcer le contrôle informatique. Comme l'explique Klas Thorsén, directeur du design : "Bien que nous ayons mis à niveau notre serveur afin de bénéficier d'une capacité de plusieurs téraoctets, nous avons découvert que Dropbox Business restait la solution la mieux adaptée à nos besoins. Elle est tellement facile à utiliser ! Il suffit de rejoindre un dossier, et tous nos fichiers sont à portée de main."

"Dropbox Business permet de se déconnecter d'Internet sur un ordinateur ou de partir en déplacement, tout en ayant toujours accès à nos fichiers. Auparavant, il était difficile de travailler dans des fuseaux horaires différents, mais dorénavant tous nos fichiers restent synchronisés et accessibles à ceux qui en ont besoin."

La solution

Une solution qui a du chien

Dropbox Business permet aux employés de Doberman d'accéder facilement aux fichiers de projet. Les fichiers volumineux (Photoshop et vidéo), qui prenaient auparavant beaucoup de temps à transférer et à télécharger manuellement, sont désormais automatiquement synchronisés en arrière-plan sur les ordinateurs des membres du projet. Les designers peuvent accéder immédiatement aux projets (en cours et passés), qu'ils soient à Stockholm, à New York, voire en intervention chez les clients. "Dropbox Business permet de se déconnecter d'Internet sur un ordinateur ou de partir en déplacement, tout en ayant toujours accès à nos fichiers, raconte Klas Thorsén. Auparavant, il était difficile de travailler dans des fuseaux horaires différents, mais dorénavant tous nos fichiers sont synchronisés et accessibles à ceux qui en ont besoin." Par ailleurs, il est également devenu beaucoup plus facile pour l'entreprise de faire appel à des freelances. La société peut ainsi partager les fichiers de projet avec les designers sous-traitants, qu'ils travaillent sur site ou à distance, sans avoir à ajouter de licences à son compte Dropbox Business. En effet, les freelances peuvent simplement accéder aux dossiers partagés via leur propre compte Dropbox personnel ou par le biais de liens partagés. "C'est très pratique, confie Klas Thorsén. Nous pouvons avoir cinq personnes qui travaillent sur les mêmes fichiers, à des postes ou dans des lieux différents. Cet exemple illustre parfaitement la raison pour laquelle Dropbox Business nous convient si bien." Lorsqu'il s'agit de présenter des designs et des prototypes à ses clients à distance, l'entreprise utilise souvent Dropbox Business pour transmettre ses fichiers. Il lui suffit de créer des dossiers de client distincts, pour ensuite pouvoir partager des fichiers importants avec autant de clients qu'elle le souhaite. Comme l'explique Klas Thorsén : "Dropbox Business a simplifié le partage de fichiers avec nos clients. Au printemps, j'ai travaillé sur un projet que nous avons partagé avec une cinquantaine de personnes via Dropbox."

"Il est très appréciable de savoir qu'il n'y a absolument aucun risque de perdre les fichiers, surtout lorsque nos designers se déplacent à l'étranger ou qu'ils font une présentation chez un client. Grâce à Dropbox Business, nous savons que nos fichiers seront toujours protégés en cas de suppression accidentelle ou de panne d'ordinateur."

Les résultats

De nouvelles perspectives

En enregistrant leurs fichiers dans Dropbox Business, les employés de l'entreprise savent qu'ils ne risquent pas de perdre leur travail, à toutes les étapes du processus de création. Même si des fichiers sont supprimés accidentellement, ils peuvent être récupérés immédiatement. Comme l'indique Klas Thorsén : "Il est très appréciable de savoir qu'il n'y a absolument aucun risque de perdre les fichiers, surtout lorsque nos designers se déplacent à l'étranger ou qu'ils font une présentation chez un client. Grâce à Dropbox Business, nous savons que nos fichiers seront toujours protégés en cas de suppression accidentelle ou de panne d'ordinateur." Même si le fait de savoir que les fichiers sont toujours sauvegardés est extrêmement important pour le personnel, Klas Thorsén confie toutefois que la raison principale pour laquelle l'entreprise ne peut plus se passer de Dropbox Business est la synchronisation continue des fichiers. Dropbox facilite non seulement la collaboration entre les différents bureaux de la société à travers l'Europe et les États-Unis, mais aussi entre les employés qui travaillent ensemble dans le même studio. "La fonctionnalité de synchronisation LAN de Dropbox Business accélère considérablement la mise à jour des fichiers, ajoute Klas Thorsén. Grâce à Dropbox, il n'est pas nécessaire que tous les ordinateurs récupèrent le même fichier sur Internet." La possibilité de travailler rapidement et efficacement est essentielle pour permettre à Doberman de réaliser et commercialiser de superbes designs. Grâce à Dropbox Business, l'entreprise reste à la pointe de l'innovation.