Les collaborateurs de cet institut de recherche utilisent Dropbox Business pour s'échanger des documents sensibles en toute sécurité, où qu'ils se trouvent.

Principaux résultats d'Ehrenberg-Bass

Confidentialité accrue de chacun des projets

Partage simplifié pour les utilisateurs, où qu'ils se trouvent

Sécurité renforcée des archives de projets en cours et terminés

Le défi

Une adoption rapide

Avec à sa tête une équipe de chasseurs de tendances, il n'est pas surprenant que l'institut Ehrenberg-Bass se soit intéressé sans attendre au stockage des fichiers en ligne. À peine a-t-il découvert Dropbox Business que le directeur et professeur Byron Sharp a pris la décision de délaisser les serveurs sur site au profit de cette solution. Certes, tous les employés d'Ehrenberg-Bass ne connaissaient pas Dropbox, mais une courte présentation par Byron Sharp a suffi à les rendre opérationnels. Au total, 65 utilisateurs ont eu accès au compte Dropbox Business de l'entreprise et ont immédiatement pu commencer à stocker et à partager des projets de recherche, des données et du matériel pédagogique. Kirsty Willis, responsable des études de marché, se souvient : "La transition a vraiment été simple. Nous nous sommes réunis, avons placé des fichiers dans Dropbox, et tout le monde a pu commencer à partager des informations. Fini le temps où nous devions enregistrer nos fichiers sur le serveur."

"Lorsque nous collectons des données, nous les stockons dans un dossier Dropbox. Il en va de même pour les rapports ou les offres que nous rédigeons. Ainsi, tous les collaborateurs travaillant sur le projet peuvent accéder à Dropbox et récupérer ce dont ils ont besoin."

La solution

Un changement radical de comportement

Ehrenberg-Bass enregistre dans Dropbox de nombreux fichiers maîtres comme ceux utilisés pour les propositions commerciales. Ces fichiers sont souvent pour les professeurs, étudiants diplômés et autres employés un point de départ lorsqu'ils décident de créer de nouveaux projets. Une fois le projet lancé, l'équipe utilise Dropbox Business pour stocker des données, partager des fichiers pertinents et rassembler les contributions de chacun des membres. De l'avis de Kirsty Willis : "Les données que nous collectons sont enregistrées dans un dossier Dropbox. Il en va de même pour les rapports ou les offres que nous rédigeons. Ainsi, tous les collaborateurs travaillant sur le projet peuvent accéder à Dropbox et récupérer ce dont ils ont besoin." Le plus souvent, quelques personnes seulement gèrent chaque projet et il n'est pas rare qu'elles choisissent de travailler en dehors du bureau. Cela fait de Dropbox Business un atout incomparable. "Avec autant de personnes travaillant à distance, c'est une bonne chose que de pouvoir accéder à Dropbox aussi facilement", ajoute Kirsty Willis. Une fois les projets terminés, il arrive souvent que les membres de l'équipe rédigent des rapports ou des articles afin de publier les résultats de leurs recherches. Ces recherches et les conclusions qui en découlent sont aussi fréquemment utilisées dans les thèses des étudiants universitaires de cycle supérieur, et certains membres d'Ehrenberg-Bass ont même rédigé des traités d'étude de marché. Dans le cas des projets d'après-recherche, Dropbox Business sert à organiser les fichiers tout au long du processus de développement. Selon Kirsty Willis, "Nous sommes ravis, car Dropbox offre bien plus de confidentialité qu'un serveur. Sur les projets sur lesquels nous travaillons, nous contrôlons qui a accès aux fichiers." En plus de se fier à Dropbox Business pendant la phase de recherche et pour rédiger des rapports, l'équipe d'Ehrenberg-Bass l'utilise également pour organiser ses supports marketing. Quand l'entreprise doit prospecter ou rechercher de nouveaux sponsors, il lui suffit d'accéder à sa bibliothèque de fichiers marketing dans Dropbox ou d'y ajouter des documents.

"Nous sommes ravis, car Dropbox offre bien plus de confidentialité qu'un serveur. Sur les projets sur lesquels nous travaillons, nous contrôlons qui a accès aux fichiers."

Les résultats

Le partage d'une expérience vécue à l'échelle planétaire

Et parce que les employés d'Ehrenberg-Bass stockent autant de données critiques dans Dropbox et se réfèrent souvent à d'anciens rapports de recherche lorsqu'ils travaillent sur des sujets similaires, l'une des fonctionnalités qu'ils apprécient le plus est celle de la protection contre les suppressions. "Nous ne voudrions certainement pas supprimer des dossiers que nous avons créés, insiste Kirsty Willis. Nous voulons que tout soit conservé dans Dropbox pendant longtemps. L'entreprise a testé la puissance de Dropbox Business et de sa fonctionnalité de récupération des fichiers le jour où quelqu'un a accidentellement supprimé un dossier qui représentait "une quantité faramineuse de travail". Kirsty Willis se souvient : "Nous étions tous en réunion quand soudain, nous avons réalisé que le dossier contenant toutes les études d'un projet de recherche avait été supprimé. Nous avons apprécié pouvoir rechercher la personne à l'origine de l'erreur et bien entendu, pouvoir rétablir les fichiers !" Avec un espace de stockage aussi pratique, de telles capacités de partage et une réelle tranquillité quant à la sécurité des fichiers, Ehrenberg-Bass se félicite d'avoir adopté Dropbox sans tarder et d'y avoir transféré ses données. De l'avis de Kirsty Willis : "Il ne fait aucun doute que je recommanderais Dropbox Business pour sauvegarder tout ce qu'il est nécessaire de garder accessible et en sécurité."