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Dropbox Business accélère le travail de recherche sur le terrain de l'Institut Allemand de Développement

Principaux résultats de l'Institut Allemand de Développement

Collaboration mondiale simple et rapide

Équipe informatique moins sollicitée

Contrôle informatique simplifié pour l'équipe mondiale

Le défi

Optimiser la recherche sans frontières

L'Institut Allemand de Développement (DIE, Deutsches Institut für Entwicklungspolitik) est l'un des principaux groupes de réflexion sur le développement mondial et la coopération internationale à l'échelle planétaire. L'Institut développe des concepts en termes d'action politique, conseille les ministères, les gouvernements et les organisations internationales, et traite des problèmes politiques actuels. Ses actionnaires sont la République fédérale d'Allemagne et l'État de Rhénanie-du-Nord-Westphalie. Deux tiers des employés de l'Institut sont des chercheurs qui travaillent au sein de trois groupes de pays. Ils réalisent souvent des recherches sur le terrain dans des pays en voie de développement. Avant d'utiliser Dropbox Business, les équipes regroupaient et enregistraient les données issues de leurs recherches sur le terrain sur des clés USB, ce qui compliquait le partage des informations avec leurs collaborateurs qui ne travaillaient pas au même endroit. Par ailleurs, des virus pouvaient entraîner des pertes de données et les équipes manquaient de visibilité sur les différentes versions des documents et les formats de fichier. L'Institut a tenté de remplacer les clés USB en déployant le logiciel open source iFolder. Celui-ci était configuré par l'équipe informatique, mais hébergé sur un serveur externe. Cette solution s'est révélée compliquée à utiliser. Elle nécessitait beaucoup de ressources informatiques et ne permettait pas aux équipes de collaborer. La synchronisation n'était pas fiable, ce qui entraînait souvent des pertes de données. Par ailleurs, il était difficile de collaborer avec des partenaires externes qui n'avaient pas accès au logiciel. "La solution du logiciel open source a montré ses limites. Le serveur n'était pas fiable, et nous devions consacrer beaucoup de temps et d'argent à son entretien", explique Vitaliy Isaakov, informaticien de l'Institut Allemand de Développement. L'Institut a alors commencé à chercher une autre solution. Un grand nombre de ses partenaires de coopération dans les pays en voie de développement utilisaient Dropbox Business, et les partenaires de l'Institut connaissaient bien le produit. La décision de déployer Dropbox Business a été influencée par plusieurs facteurs : les employés pouvaient accéder facilement aux données par Internet sur tout type d'appareil, plusieurs équipes pouvaient travailler sur les mêmes projets/dossiers, il était possible de travailler hors ligne puis de synchroniser les données, et la capacité de stockage offerte était suffisante. Comme l'affirme Vitaliy Isaakov : "Les chercheurs enregistrent beaucoup de données, c'est pourquoi la capacité de stockage était primordiale pour nous, et Dropbox Business est très généreux en la matière."

"Les chercheurs qui travaillent en groupe sur des projets collaborent désormais bien plus efficacement. Tout le monde a accès à la version la plus récente des fichiers. Ils sont devenus beaucoup plus productifs."

La solution

Collaboration puissante avec une bande passante limitée

L'Institut utilise Dropbox Business depuis 2014. Les chercheurs s'en servent pour collaborer avec leurs collègues sur certains projets de recherche. En outre, la solution a considérablement simplifié le partage de données avec les partenaires de coopération externes dans des pays en voie de développement, qui l'utilisaient déjà auparavant. "La technologie de synchronisation de Dropbox Business fonctionne avec une bande passante très limitée, ce qui est important pour les collaborateurs qui interviennent dans des pays en voie de développement avec une mauvaise connexion Internet. Ils peuvent enregistrer leurs données même sans connexion Internet, et celles-ci seront synchronisées dès que l'appareil sera à nouveau connecté." Au-delà de la recherche sur le terrain, les maîtres de conférence du programme de formation de l'Institut utilisent Dropbox pour transmettre les supports de cours aux étudiants et aux jeunes professionnels de l'université, mais aussi pour collecter leurs travaux.

"La technologie de synchronisation de Dropbox Business fonctionne avec une bande passante très limitée, ce qui est important pour les collaborateurs qui interviennent dans des pays en voie de développement avec une mauvaise connexion Internet. Ils peuvent enregistrer leurs données même sans connexion Internet, et celles-ci seront synchronisées dès que l'appareil sera à nouveau connecté."

Les résultats

Contrôle informatique à distance

Le déploiement de Dropbox Business a également réduit la charge de travail de l'équipe informatique de l'Institut. Les utilisateurs obtiennent un compte Dropbox Business, le département installe le logiciel, et aucun entretien n'est requis. Par ailleurs, l'équipe informatique peut facilement transmettre les mises à jour du logiciel via un dossier partagé sur Dropbox Business. "En tant qu'administrateur, je peux partager un dossier avec plusieurs utilisateurs contenant le logiciel à télécharger et à installer. C'est particulièrement utile pour les chercheurs qui sont souvent en déplacement."