La toute première (et la seule) marque américaine de produits laitiers provenant de vaches certifiées nourries uniquement à l'herbe utilise Dropbox Business pour permettre à ses employés de collaborer pendant leurs déplacements. À la clé, une meilleure qualité de service auprès des distributeurs et une réduction des coûts informatiques pour l'entreprise familiale.

Maple Hill Creamery, entreprise de produits laitiers

Principaux résultats de Maple Hill Creamery

Maple Hill Creamery, entreprise agro-alimentaire

Amélioration de la productivité des employés

Maple Hill Creamery, entreprise agro-alimentaire

Contrôle plus strict des documents clés

Maple Hill Creamery, entreprise agro-alimentaire

Baisse des dépenses informatiques

Le défi

La technologie au service des produits laitiers

Comme bon nombre de petites entreprises, Maple Hill Creamery a démarré sur une lubie. Lassé de la vie en entreprise, Tim Joseph, le fondateur, a acheté en 2003 un terrain au nord de l'État de New York, réalisant ainsi son rêve d'enfant de devenir agriculteur. Il a ensuite acheté des vaches laitières en pensant qu'il pourrait démissionner de son emploi et gagner suffisamment d'argent en vendant du lait. "Évidemment, ça n'a jamais marché, car il ne reste jamais assez d'argent pour remplacer un salaire", explique-t-il. Il s'est donc attaché à trouver un marché de niche et a eu l'idée de fabriquer des yaourts, du fromage et d'autres produits à partir de lait produit par des bêtes nourries uniquement à l'herbe. Mais plus le projet se développait et plus il devenait difficile pour les employés de collaborer, car la plupart d'entre eux travaillaient à distance. "Au départ, nous utilisions beaucoup les e-mails", explique Tim Joseph. "Mais dès que nous avons commencé à élaborer des fichiers PDF attrayants et professionnels, la taille des pièces jointes est vite devenue un problème. "Les collaborateurs ont créé des comptes Dropbox individuels pour partager plus facilement des fichiers avec leurs collègues et les distributeurs. Mais dès que Maple Hill a commencé à livrer ses produits dans tout le pays, Tim Joseph a décidé de passer à Dropbox Business pour profiter de plus d'espace de stockage et de possibilités de contrôle. "Cette solution offrait plus de fonctionnalités de gestion des comptes et plus d'espace", explique Tim Joseph. "Elle nous semblait être la solution idéale pour une entreprise en pleine croissance, qui se doit d'agir rapidement."

La solution

La collaboration à distance, partout

Maple Hill compte désormais 16 employés et utilise Dropbox Business pour mettre tout le monde sur la même longueur d'onde, y compris les collaborateurs qui ne travaillent pas au siège d'Hudson Valley. Avec un dossier partagé, les commerciaux peuvent accéder aux derniers documents de vente, fiches produit et autres documents, qu'ils soient au bureau ou dans un salon professionnel. "La quasi-totalité de nos ressources marketing sont stockées dans un dossier Dropbox", explique Tim Joseph. "Ainsi, nous savons que tous les utilisateurs ont accès à la même version (et à la dernière version en date), où qu'ils se trouvent". Maple Hill a aussi créé des dossiers partagés pour chacune des 79 exploitations qui fournissent du lait à l'entreprise, afin de diffuser les contrats, les certifications bio et les autres documents importants. La société utilise les autorisations de partage de l'interface d'administration pour s'assurer que seules les bonnes personnes ont accès aux dossiers. Cette configuration permet à l'entreprise et à ses presque 80 fournisseurs de lait de ne plus avoir à faire des recherches dans les pièces jointes. "Lorsque tout est dans Dropbox, il est beaucoup plus facile de partager des contenus", explique Tim Joseph. Nos collaborateurs sont de gros utilisateurs de l'application mobile Dropbox, en particulier la responsable de l'approvisionnement en lait, qui parcourt de long et en large l'État de New York à la recherche de nouvelles sources de lait bio issu de bêtes nourries uniquement à l'herbe. "Elle visite des exploitations dans tout l'État et prend des photos de la certification bio, puis la dépose dans Dropbox avec son iPad", explique Tim Joseph. Pour Tim Joseph, le Badge Dropbox est aussi très pratique pour les tâches collaboratives, par exemple pour mettre à jour l'itinéraire de collecte de lait dans Microsoft Excel. Le Badge permet aux utilisateurs de partager des fichiers et d'obtenir la dernière version lorsque quelqu'un y apporte des modifications, tout cela sans quitter Microsoft Office. "Au quotidien, nous sommes plusieurs dans l'entreprise à mettre à jour la feuille de calcul pour ajuster les quantités de lait attendues de chaque exploitation", raconte Tim Joseph. "Lorsque quelqu'un modifie le fichier, la petite bulle nous le signale. Ainsi, nous ne perdons aucune donnée."

Les résultats

Comment libérer des ressources pour cibler plus de croissance

De l'avis de Tim Joseph, Maple Hill a pu atteindre plus de 6 000 boutiques en partie grâce aux liens étroits tissés avec ses distributeurs et à sa volonté d'allier l'excellence de ses produits à l'excellence de son service. Lorsqu'ils rendent visite à de nouveaux distributeurs, les employés peuvent leur envoyer des liens Dropbox depuis leurs téléphones, ce qui leur donne immédiatement accès aux supports dont ils ont besoin. "Nous sommes une entreprise très réactive, insiste Tim Joseph. Nous avons tout à portée de main, et personne ne reste sans réponse. Nos utilisateurs savent que lorsqu'ils contactent Maple Hill, nous sommes là pour eux, quel que soit le problème." Dropbox Business permet également à Maple Hill de limiter ses dépenses informatiques, puisque l'entreprise n'a plus besoin d'assurer la maintenance de serveurs de fichiers. Cela lui permet de libérer davantage de ressources et de se concentrer sur la fabrication de près de 32 références différentes. "Nous sommes capables de faire des choses pour lesquelles il nous aurait fallu tout un département informatique auparavant, explique Tim Joseph. Nous sommes donc toujours une petite entreprise, mais nous avons gagné en souplesse."

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