Dropbox Business offre aux agents immobiliers un accès immédiat à leurs brochures et plans où qu'ils se trouvent, accélérant ainsi la communication avec les clients et le siège.

Principaux résultats de Mirvac

Amélioration de la capacité à présenter des informations immobilières à jour

Productivité accrue en déplacement

Négociations simplifiées entre les collaborateurs et les commerçants

Le défi

Une équipe sur le terrain

Possédant des biens un peu partout en Australie, l'équipe Mirvac en charge de l'immobilier commercial passe beaucoup de temps en déplacement. Les collaborateurs vont sur le terrain pour rencontrer les commerçants et comprendre les différentes facettes de leur marché. Pour travailler efficacement, ils doivent pouvoir accéder rapidement aux ressources de l'entreprise, telles que les budgets, les plans de centres commerciaux, les fiches d'information sur le crédit-bail et les photos. Auparavant, si l'équipe avait besoin de rapports immobiliers détaillés, elle devait se les faire envoyer répartis dans plusieurs e-mails en raison de la taille des fichiers. Elle pouvait aussi demander que les fichiers soient copiés sur une clé USB ou imprimés, puis envoyés par coursier, autant dire une option lente et onéreuse. Tout a changé quand Mirvac est passé à Dropbox Business. Avec Dropbox, les collaborateurs ont accès en permanence sur leur iPhone et leur iPad aux données les plus récentes sur les biens Mirvac. "Dropbox Business me permet de travailler où que je sois, en ayant sous la main tous les documents dont j'ai besoin. Cela n'a pas de prix", déclare Joann Chung, coordonnateur national de la location commerciale chez Mirvac.

"Avec Dropbox Business, nous pouvons montrer aux commerçants des brochures sur les locations que nous proposons et des plans des centres commerciaux, ou récupérer des données chiffrées sur nos iPad, tout en buvant un café avec eux."

Joann Chung, coordonnateur national de la location commerciale, Mirvac

La solution

Une solution idéale pour des collaborateurs mobiles

Le passage à Dropbox Business s'est fait tout naturellement, car plusieurs employés de Mirvac utilisaient déjà des comptes personnels Dropbox pour stocker des fichiers importants. "À un moment donné, tout le monde utilisait Dropbox. Nous savions alors que nous pouvions déployer Dropbox Business pour rationaliser l'accès à nos outils de location", explique Joann Chung. Comme Dropbox est simple à utiliser, et qu'une partie du personnel connaissait déjà l'application, la transition vers Dropbox Business a été un jeu d'enfant. "L'avantage de Dropbox Business, c'est qu'il n'y a pas besoin d'être calé en informatique pour comprendre comment cela fonctionne, ajoute-t-il. Il suffit de cliquer sur un fichier, de le télécharger et voilà : il est sur votre appareil." Que les collaborateurs travaillent des bureaux de Mirvac, de chez eux ou d'ailleurs, Dropbox Business met à leur disposition toutes les informations dont ils ont besoin. La nature mobile de Dropbox est particulièrement importante pour eux quand ils rencontrent des clients potentiels. "Avec Dropbox Business, nous pouvons montrer aux commerçants des brochures sur les locations que nous proposons et des plans des centres commerciaux, ou récupérer des données chiffrées sur nos iPad, tout en buvant un café avec eux, confie Joann Chung. Pouvoir travailler à tout moment, où que l'on soit, est primordial dans notre secteur d'activité." Le fait que l'on puisse accéder aux fichiers Dropbox avec ou sans connexion Internet est également appréciable, car certains des biens immobiliers de Mirvac se trouvent en périphérie des villes. "Nous n'avons pas toujours une connexion Internet fiable, explique Joann Chung. Cependant, une fois que les documents sont téléchargés dans Dropbox Business, nous pouvons y accéder sans avoir besoin d'Internet." En améliorant l'accès de ses collaborateurs aux fichiers dont ils ont besoin, Mirvac a accru la productivité à l'échelle de l'entreprise. "Ma responsable adore Dropbox Business, car elle peut ainsi continuer de travailler même en déplacement, ajoute-t-il. Elle est tout le temps en réunion mais, grâce à Dropbox, elle peut approuver des transactions et prendre des décisions plus éclairées où qu'elle se trouve."

"Dropbox Business me permet de travailler où que je sois, en ayant sous la main tous les documents dont j'ai besoin. Cela n'a pas de prix."

Joann Chung, coordonnateur national de la location commerciale, Mirvac

Les résultats

Souplesse et sécurité des opérations de partage

Dropbox Business facilite les réunions avec les clients, mais aussi celles au sein de l'entreprise : les documents sont distribués facilement à tous les participants, même ceux qui travaillent de chez eux. "Lors de nos réunions mensuelles, nous devons informer tout le monde de ce qui se passe au niveau de nos locations un peu partout", dit Joann Chung. Avec Dropbox Business, nous avons tous accès immédiatement aux mêmes données." Pour le partage de fichiers avec des personnes extérieures à l'entreprise, Dropbox Business est une solution bien plus pratique et sécurisée que la messagerie électronique. Par le passé, les collaborateurs de Mirvac utilisaient la messagerie pour envoyer aux commerçants des documents volumineux en pièces jointes. Selon les quotas de stockage des messageries des destinataires, ils devaient parfois envoyer plusieurs e-mails. Maintenant, ils peuvent simplement envoyer des liens Dropbox. "Avec cette nouvelle approche, finis les risques de confusion. Les négociations entre nos collaborateurs et les commerçants sont simplifiées, note Joann Chung. Finis également les envois de messages en échec en raison d'un trop grand nombre de pièces jointes." Grâce à ses fonctions simples, mais puissantes, d'accès et de partage des informations, où que l'on soit, Dropbox Business fait aujourd'hui partie intégrante des activités de crédit-bail de Mirvac. "Mon équipe ne peut plus se passer de Dropbox", résume Joann Chung.

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