L'entreprise de développement Web utilise Dropbox Business pour améliorer la collaboration (sur les questionnaires de santé et les présentations interactives, par exemple) et plus rien n'arrête ses développeurs, même en déplacement.

Principaux résultats de Mobify

Gestion par les administrateurs avec visibilité et contrôle renforcés

Ajout simplifié de nouveaux utilisateurs et large adoption par ses utilisateurs

Collaboration de partout et sur tous les appareils

Le défi

Les tâtonnements du début

La société Mobify compte bon nombre d'experts techniques dans ses rangs, ce qui explique qu'elle se soit toujours développée sans véritable département informatique. Elle a plutôt choisi de mettre en place d'excellents produits dont l'utilisation ne demande pas beaucoup d'assistance. Certaines applications, Dropbox par exemple, étaient devenues incontournables en raison de leur large adoption par les employés. Bien que les comptes Dropbox Basic et Pro jouissaient auprès d'eux d'une réelle popularité, ils étaient tout de même à l'origine d'un véritable défi sur le plan logistique. Aussi Mobify, qui souhaitait mettre en place une gestion plus centralisée de ses fichiers et un meilleur contrôle de l'accès à ces mêmes fichiers, s'est-elle tournée vers une autre solution semblable à Dropbox. Malheureusement, ce changement a viré au cauchemar. L'ingénieur système Kyle Young se souvient : "Des employés se sont plaints. Des documents n'étaient pas synchronisés, d'autres étaient supprimés. Il était impossible de s'y retrouver." La société a alors décidé que cela n'avait aucun sens de payer pour une solution qui ne fonctionnait pas. En découvrant que Dropbox Business répondait à tous ses besoins en matière de sécurité et de contrôle, Mobify s'est réjouie et a rapidement fait marche arrière. "Tout le monde se rappelait à quel point il était simple de partager et de synchroniser des documents avec Dropbox, ajoute Kyle Young. Nous n'avions enregistré aucune perte de fichiers, et c'est exactement ce que voulaient les utilisateurs. Cette solution d'entreprise répondait également à tous nos critères. Quand on travaille dans le secteur des technologies, on est très exigeant vis-à-vis des outils utilisés, et Dropbox Business est vraiment la seule solution de partage de fichiers qui se montre à la hauteur." Au départ, dans chaque bureau, les équipes avaient à leur disposition des serveurs de stockage en réseau NAS et accédaient aux fichiers via un VPN. Toutefois, les connexions VPN se sont vite révélées problématiques. Nithin Veeraarasu, responsable international des services informatiques, explique que "l'accès à distance posait régulièrement problème, en particulier pour les membres de notre équipe commerciale. Ils se servaient de points d'accès 3G pour extraire des informations du VPN, ce qui était loin d'être idéal. Nous avons commencé à rencontrer de nombreux problèmes de synchronisation des documents et de gestion des versions." En plus des difficultés liées à la connectivité et au contrôle des versions, les utilisateurs de Mac (qui représentent 35 % des effectifs) rencontraient des problèmes lorsqu'ils tentaient d'utiliser le VPN, en raison de conflits entre les systèmes d'exploitation. La multiplication de ces problèmes rendait le processus de développement plus complexe, et l'équipe informatique de NewVoiceMedia consacrait beaucoup trop d'énergie et de temps à les résoudre.

"Quand on travaille dans le secteur des technologies, on est très exigeant vis-à-vis des outils utilisés, et Dropbox Business est vraiment la seule solution de partage de fichiers qui se montre à la hauteur."

Kyle Young, ingénieur système, Mobify

La solution

Une adoption simple et rapide

Il a fallu une semaine seulement pour faire passer à Dropbox Business les 85 employés qui composent l'équipe de Mobify. Dans la mesure où les utilisateurs connaissaient et appréciaient déjà Dropbox, la configuration s'est déroulée sans encombre, et les réclamations qui avaient tendance à se généraliser avec la précédente solution ont immédiatement pris fin. Kyle Young décrit Dropbox Business comme une solution "très intuitive". Il ajoute même : "Ce qui nous importe, c'est la productivité et la rapidité de l'équipe. Nous voulons nous concentrer sur nos points forts, à savoir notre activité fondamentale, et non gérer l'aspect informatique, et c'est exactement ce que Dropbox Business nous permet de faire." Dropbox Business permet à Mobify de reprendre le contrôle sur ses documents en séparant clairement les fichiers professionnels des fichiers personnels, sans pour autant interdire à ses employés d'accéder à leurs comptes Dropbox personnels. Les incidents de synchronisation que les équipes déploraient avec la précédente solution, comme la disparition pure et simple d'un contrat de vente type au beau milieu d'une négociation, ne sont qu'un lointain souvenir. Kyle Young le dit lui-même : "Je passais plusieurs heures par semaine à dépanner les équipes. L'ajout de nouveaux utilisateurs, la suppression de comptes et la configuration des autorisations sont si évidents avec Dropbox Business, rien à voir avec l'ancienne solution." Désormais, il laisse les propriétaires de contenu gérer leurs propres autorisations. Cela lui permet de se concentrer sur les priorités, celles du développement des systèmes et des produits. Kyle Young a été l'un des premiers à vouloir adopter Dropbox Business. "Chez Mobify, nous préférons les solutions comme Dropbox Business, car nous n'avons pas à les gérer, ajoute-il. Le temps que nous y gagnons peut ainsi nous servir à développer notre produit."

"Chez Mobify, nous préférons les solutions comme Dropbox Business, car nous n'avons pas à les gérer. Le temps que nous y gagnons peut ainsi nous servir à développer notre produit."

Kyle Young, ingénieur système, Mobify

Les résultats

En quête de collaboration

Mobify met un point d'honneur à rendre toutes les ressources de l'entreprise disponibles dans Dropbox Business, des avantages médicaux aux diapositives des réunions hebdomadaires. Toutefois, cela n'empêche pas pour autant certains services d'utiliser la solution pour créer des cercles de partage plus restreints. Par exemple, les designers en charge du développement des produits partagent des fichiers avec les designers marketing, ce qui leur permet de participer pleinement à la création des supports promotionnels. "Avec Dropbox Business, nous avons pu développer un esprit de groupe dans lequel les designers des différents services communiquent entre eux et collaborent en toute simplicité", explique Kyle Young. Concernant la collaboration avec les prestataires externes, les liens partagés de Dropbox Business offrent à Mobify un moyen simple d'envoyer des supports à son partenaire marketing basé à Seattle. De la même façon, l'équipe d'assistance partage les maquettes du développement des produits avec les clients. "Dropbox Business est un élément fondamental de notre infrastructure qui nous permet de partager rapidement des ressources mises à jour", ajoute David Fay, spécialiste des stratégies en marketing de contenu. De même, lorsque les employés de Mobify sont en déplacement, Dropbox Business les aide à rester connectés et productifs. Cette solution leur offre en effet une synchronisation fiable, un accès hors ligne et une application mobile intuitive. De l'avis de David Fay, "Il n'est pas rare de devoir compiler un dossier en avion ou le soir à l'hôtel. Avec Dropbox Business, tout est là quand on en a besoin, bien organisé. Cela nous permet de créer très rapidement des supports et de faire avancer les projets." Les employés de Mobify peuvent compter sur Dropbox Business, qu'ils soient en phase de production ou sur la route, à faire une présentation auprès de nouveaux clients. La fiabilité et la facilité d'utilisation de cette solution expliquent pourquoi Mobify a fait et refait ce choix.

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