Cette agence de conseil en communication d'entreprise leader en Amérique latine utilise Dropbox Business pour collaborer avec ses clients et permettre à ses employés de travailler en déplacement. Elle réalise ainsi des économies de temps et d'argent.

MZ Group, agence de conseil en communication d'entreprise

Principaux résultats de MZ Group

Productivité accrue grâce aux vitesses de synchronisation

Économies plus importantes dans le domaine informatique

Meilleur contrôle sur les informations sensibles des clients 

Le défi

Des communications simplifiées

MZ Group, société implantée à São Paulo, est un interlocuteur unique dans le domaine des communications d'entreprise. Elle n'a cessé de se développer en même temps que ses clients, plus de 600 au total, pour devenir l'un des leaders dans ce secteur d'activité. Mais alors que l'entreprise ouvrait de nouveaux bureaux au Brésil, en Asie et aux États-Unis, ses responsables se rendaient compte que la technologie utilisée en interne les freinait et nuisait à leur agilité. Les fichiers étaient stockés sur des serveurs internes, ce qui obligeait l'entreprise à investir en permanence dans l'infrastructure, le matériel et les logiciels. De même, les équipes d'assistance peinaient à collaborer sur les mêmes documents en temps réel, et les employés qui avaient besoin d'accéder aux documents à distance devaient se plier aux caprices du VPN et de ses connexions. "En raison de problèmes de sécurité et d'erreurs système en interne, la connexion était lente, raconte Rodolpho Zabisky, directeur financier de MZ, en charge, entre autres, des relations avec les investisseurs, des relations presse et des communications numériques. Les employés accédant aux mêmes fichiers, les conflits de version se multipliaient." Après avoir testé d'autres solutions, MZ a décidé de donner sa chance à Dropbox Business. La vitesse de synchronisation de cette solution et sa facilité d'utilisation ont été déterminantes dans ce choix, explique Alex Souza, coordinateur informatique. "Il suffit de créer un identifiant et de l'envoyer aux employés. Cette plateforme est conviviale et sa formation rapide, ce qui permet au département informatique de gagner du temps", ajoute Alex Souza.

La solution

Une collaboration sans frontière

Aujourd'hui, les 250 employés de MZ utilisent Dropbox Business pour collaborer entre eux et avec les clients. Qu'ils travaillent sur des présentations, des communiqués de presse ou autres documents, ils peuvent partager des liens Dropbox dont la mise à jour intervient en temps réel. Le Badge Dropbox quant à lui permet à plusieurs personnes de modifier le même document sans créer des versions différentes par erreur. "Les notifications sont d'une grande utilité quand toute une équipe travaille ensemble sur le même document, en particulier lorsqu'il s'agit d'apporter des commentaires", explique Rodolpho Zabisky. Une fois que les employés ont fini d'intervenir sur un document, ils envoient les versions finales aux clients sous forme de lien Dropbox, par la messagerie ou WhatsApp. Selon Alex Souza : "Les clients plébiscitent grandement l'intégration de WhatsApp à Dropbox". Avec l'application mobile Dropbox, les employés de MZ en déplacement peuvent accéder aux fichiers et les partager plus rapidement. Plutôt que de perdre du temps à se connecter au VPN, ils peuvent tout simplement se concentrer sur les clients. Et Rodolpho Zabisky d'ajouter : "Si un client demande à recevoir un fichier, vous pouvez le lui envoyer depuis votre téléphone portable, en voiture. Cela se révèle très utile au Brésil, un pays où les embouteillages nous font perdre beaucoup de temps." Les responsables de MZ apprécient quant à eux l'interface d'administration. Elle leur assure que seules les données confidentielles des clients sont partagées avec les destinataires souhaités. "Nous en avons conclu que Dropbox était une solution bien plus sûre que les autres en matière de sécurité et de protection des données, mentionne Alex Souza. Nous ne l'aurions pas adoptée sans garantie de sécurité et de confidentialité des données."

"Nous en avons conclu que Dropbox était une solution bien plus sûre que les autres en matière de sécurité et de protection des données. "Nous ne l'aurions pas adoptée sans garantie de sécurité et de confidentialité des données."

Alex Souza, coordinateur informatique, MZ Group

Les résultats

Gain de temps et d'argent

En déployant Dropbox, MZ a pu gagner en efficacité. Ses employés ont ainsi plus de temps pour s'occuper des comptes des clients. Alex Souza estime que les employés de la société passent près de 1 000 heures en moins chaque semaine à tenter d'accéder à leurs fichiers sur Dropbox, contrairement à l'ancien système VPN. "Et ce calcul ne tient compte que du VPN, explique-t-il. L'entreprise a réalisé bien d'autres économies." Maintenant que MZ n'investit plus dans de nouveaux serveurs, dans des licences pour le VPN et autre logiciel de sauvegarde, elle estime que les économies réalisées chaque année avoisinent les six chiffres. "En choisissant Dropbox, nous ne cherchions pas à réduire les coûts dans un premier temps. Nous voulions gagner en mobilité.", explique Rodolpho Zabisky. Mais au final, ce projet s'est révélé extrêmement avantageux sur le plan financier et sur celui de la sécurité des informations." MZ est l'une des plus grandes sociétés brésiliennes cotées en Bourse. En charge de plus de 600 clients, elle ne peut tout simplement pas se permettre de cesser le travail en cas de catastrophe. Ainsi, lors d'une panne d'électricité qui a paralysé une grande partie du pays pendant trois heures, Dropbox Business a permis aux employés de continuer à s'occuper de leurs comptes. "Avec Dropbox, il est possible de continuer à travailler sur les ordinateurs portables ou les téléphones. Pas une seconde n'est perdue", ajoute Alex Souza.

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