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NewVoiceMedia rationalise les processus liés au développement mondial et allège la charge de travail de son équipe informatique en supprimant les fichiers des serveurs traditionnels et en les important dans Dropbox Business.

Principaux résultats de NewVoiceMedia

Stockage et partage des fichiers sur tous les systèmes d'exploitation

Équipe informatique moins sollicitée

Récupération rapide des fichiers perdus ou supprimés

Le défi

Des problèmes informatiques de plus en plus nombreux

NewVoiceMedia, leader mondial sur le marché des centres de contact dans le cloud, a réussi à accroître sa clientèle partout dans le monde. Au fur et à mesure de l'augmentation de son volume de vente, la société a développé sa propre infrastructure afin de répondre aux besoins de ses clients. Des bureaux ont ouvert au Royaume-Uni, en Australie et dans de nombreux autres pays. Au départ, dans chaque bureau, les équipes avaient à leur disposition des serveurs de stockage en réseau NAS et accédaient aux fichiers via un VPN. Toutefois, les connexions VPN se sont vite révélées problématiques. Nithin Veeraarsu, responsable international des services informatiques, explique que "l'accès à distance posait régulièrement problème, en particulier pour les membres de notre équipe commerciale. Ils se servaient de points d'accès 3G pour extraire des informations du VPN, ce qui était loin d'être idéal. Nous avons commencé à rencontrer de nombreux problèmes de synchronisation des documents et de gestion des versions." En plus des difficultés liées à la connectivité et au contrôle des versions, les utilisateurs de Mac (qui représentent 35 % des effectifs) rencontraient des problèmes dus à des conflits entre les systèmes d'exploitation lorsqu'ils tentaient d'utiliser le VPN. La multiplication de ces problèmes rendait le processus de développement plus complexe, et l'équipe informatique de NewVoiceMedia consacrait beaucoup trop d'énergie et de temps à les résoudre.

"Lorsque nous avons comparé les coûts et les fonctionnalités des produits disponibles sur le marché, Dropbox Business est vraiment sorti du lot. Il respecte des normes strictes, et tout le monde le sait."

La solution

Une connectivité fiable doublée d'une compatibilité élevée

NewVoiceMedia a commencé à étudier des solutions cloud susceptibles d'améliorer l'accès aux fichiers, la sécurité et la synchronisation pour les équipes situées partout dans le monde. NewVoiceMedia travaille en partenariat avec Salesforce et utilise Microsoft® Office 365. Le choix s'est donc tout naturellement porté sur OneDrive. Toutefois, comme Nithin Veeraarsu l'explique : "Lorsque nous avons comparé les coûts et les fonctionnalités des produits disponibles sur le marché, Dropbox Business est vraiment sorti du lot. Il respecte des normes strictes et tout le monde le sait." La société a décidé de déployer Dropbox Business et a ajouté un guide d'installation et de dépannage dans le dossier de chaque équipe afin d'atténuer la pression exercée sur le service informatique. "Dorénavant, lorsqu'un nouveau collaborateur rejoint la société, il peut consulter directement notre guide sur Dropbox Business en cas de problème, précise Nithin Veeraarsu. Il est inutile d'attendre que les collègues des bureaux situés au Royaume-Uni arrivent au travail le lendemain pour résoudre un problème." Les utilisateurs de Mac ne rencontrent plus de problèmes de compatibilité, puisque Dropbox Business fonctionne parfaitement sur l'ensemble des appareils et des systèmes d'exploitation. L'application permet également de récupérer des fichiers quel que soit l'appareil utilisé, une fonctionnalité que Nithin Veeraarsu considère comme étant "absolument formidable pour la société".

"Nos équipes marketing ont accès aux modèles promotionnels dont elles ont besoin et nos représentants commerciaux, aux présentations clients qu'ils recherchent. Avec Dropbox Business, tous les collaborateurs peuvent contribuer au développement de la société."

Les résultats

Des économies pour la société et des avantages pour les clients

En allégeant la charge de travail de l'équipe informatique et en supprimant les coûts liés au VPN, Dropbox Business a permis à NewVoiceMedia d'affecter des ressources aux initiatives prioritaires. Grâce à des systèmes plus fiables, la société peut plus facilement embaucher de nouveaux employés et ouvrir de nouveaux bureaux D'après Nithin Veeraarasu, ces changements ont également un impact sur les clients de NewVoiceMedia. "Nos équipes marketing peuvent partager des idées, des campagnes, des budgets et des résultats, et nos représentants commerciaux ont accès aux fichiers des présentations clients qu'ils recherchent. En utilisant Dropbox Business, chaque collaborateur peut contribuer au développement de la société."