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Principaux résultats d'Orkla

Présentations de produits plus claires et plus modernes

Meilleure adaptation aux besoins d'une équipe commerciale mobile

Sérénité et meilleur contrôle administratif

Le défi

Évolution d'une marque reconnue

Depuis sa création il y a plus de trois siècles, l'entreprise n'a cessé d'évoluer. Orkla est passée par des périodes difficiles et des phases de prospérité, et sa croissance en fait aujourd'hui l'un des principaux fabricants de sa catégorie en Scandinavie. Au cours de ces dernières années, le développement de la société a été marqué par l'évolution des méthodes de travail de son équipe commerciale. Jusque-là habituée à travailler au bureau avec des documents papier, elle est progressivement devenue plus mobile, avec l'adoption de processus numérisés. Pendant une vingtaine d'années, l'entreprise partageait ses documents avec Lotus Notes, qu'elle associait à des bases de données et à sa plateforme de messagerie. Elle n'avait d'ailleurs pas de procédure vraiment définie. Avec l'augmentation du nombre de ses employés sur la route et dans les différents centres de distribution d'Orkla Foods, l'entreprise a ressenti le besoin d'adopter un système de partage de fichiers plus clair et plus performant. "Nous avions besoin d'un système permettant de transmettre plus rapidement des fichiers à nos commerciaux et de présenter nos produits de façon plus moderne, explique Jon-Erik Andersgaard, responsable de l'aide à la vente. Nous souhaitions que tous nos collaborateurs mobiles puissent avoir plus facilement accès aux photos, vidéos et documents administratifs expliquant notre mode de fonctionnement." Orkla Foods a alors pris la décision d'utiliser des tablettes et une application commerciale mobile en plus d'une solution de gestion de la relation client SAP, mais elle s'est heurtée à de nouveaux problèmes en termes de workflow.

"Le fonctionnement de l'application Dropbox est très facile à expliquer aux personnes qui commencent à peine à se familiariser avec l'utilisation d'un appareil mobile au travail. Si vous souhaitez que vos employés comprennent rapidement comment accéder à des fichiers et les partager à partir d'un appareil mobile, Dropbox est la technologie qu'il vous faut."

La solution

Un nouvel ordre mondial

Même si les tablettes ont permis aux commerciaux d'Orkla Foods d'être mieux connectés lorsqu'ils étaient en déplacement, ceux-ci éprouvaient des difficultés à partager des documents en dehors de l'environnement de bureau traditionnel, ainsi qu'à utiliser l'application commerciale. Ils avaient besoin d'une application mieux adaptée à l'interface de la tablette, qui leur permette de consulter et de partager des documents plus facilement. "Nos commerciaux avaient besoin d'une plateforme conçue spécifiquement pour assurer un partage rapide et sécurisé des documents et des fichiers multimédias," précise Jon-Erik Andersgaard. L'équipe commerciale a trouvé la solution qu'elle recherchait en adoptant Dropbox Business. La simplicité d'utilisation de l'application mobile répondait exactement aux attentes d'Orkla Foods. En plus, comme nous le confie Jon-Erik Andersgaard, "Le fonctionnement de l'application Dropbox est très facile à expliquer aux personnes qui commencent à peine à se familiariser avec l'utilisation d'un appareil mobile au travail. Si vous souhaitez que vos employés comprennent rapidement comment accéder à des fichiers et les partager à partir d'un appareil mobile, Dropbox est la technologie qu'il vous faut." Lorsque les commerciaux se rendent chez leurs clients à l'autre bout du monde, ils peuvent désormais récupérer instantanément des présentations PowerPoint, des vidéos, ainsi que tous les documents dont ils ont besoin pour conclure une vente. Ils n'ont plus besoin de parcourir leurs e-mails ou d'essayer de trouver des fichiers partagés via des applications compliquées. Par ailleurs, lorsque l'entreprise met à jour les informations sur les produits, les conditions de vente ou les supports marketing, comme c'est le cas plusieurs fois par an, elle peut transmettre ces fichiers aux employés sans avoir à imprimer ou à distribuer manuellement un seul document. "Notre objectif est de n'utiliser aucun document papier, explique Jon-Erik Andersgaard. Dropbox Business fournit un emplacement de stockage numérique centralisé dans lequel les employés peuvent trouver toutes les informations dont ils ont besoin : de la dernière version la plus complète des données commerciales aux documents de formation des employés, en passant par les instructions relatives aux notes de frais."

"Avec Dropbox Business, nous pouvons entièrement contrôler qui accède à quel fichier, à quel moment et pendant combien de temps. Que ce soit lorsque nous accueillons un nouvel employé ou lorsque nous transmettons les toutes dernières informations à l'équipe commerciale, nous pouvons fournir les bons documents, au bon endroit et au bon moment."

Les résultats

Quand productivité rime avec sérénité

Orkla Foods apprécie Dropbox Business non seulement pour sa capacité à permettre aux employés de se déplacer librement dans le monde, mais aussi parce que les fichiers de l'entreprise sont stockés en toute sécurité sur une plateforme unique. Avec près de 300 utilisateurs dans son équipe commerciale mobile, le risque de suppression accidentelle de fichiers est très élevé. Cependant, comme l'indique Jon-Erik Andersgaardnbsp : "Dropbox Business nous permet vraiment de travailler l'esprit tranquille. L'erreur est humaine, et le fait de savoir que nous pouvons récupérer des documents perdus et des versions précédentes nous rassure vraiment." Dropbox protège non seulement l'entreprise contre la perte de fichiers importants, mais garantit également un accès immédiat aux fichiers appropriés en toutes circonstances. Et Jon-Erik Andersgaard de conclure : "Avec Dropbox Business, nous pouvons entièrement contrôler qui accède à quel fichier, à quel moment et pendant combien de temps. Que ce soit lorsque nous accueillons un nouvel employé ou lorsque nous transmettons les toutes dernières informations à l'équipe commerciale, nous pouvons leur fournir les bons documents, au bon endroit, et au bon moment."