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Depuis deux ans, cet éditeur ERP de cloud manufacturing a doublé ses effectifs en utilisant Dropbox Business pour collaborer plus efficacement d'un site à l'autre et sur ses différents appareils.

Principaux résultats de Plex Systems

Architecture informatique évolutive et économique

Délais de réponse aux clients réduits grâce à l'utilisation d'appareils mobiles   

Collaboration plus simple et plus efficace entre les différentes équipes  

Le défi

Supprimer les obstacles pour accélérer la croissance

Dirigée par des fondateurs qui étaient auparavant employés d'une usine de fabrication, l'entreprise Plex Systems aide plus de 400 fabricants à mieux gérer leurs stocks et leurs expéditions en plaçant ces processus clés dans le cloud. La société, implantée dans le Michigan, a doublé ses effectifs au cours des deux dernières années et s'est vite rendue compte qu'elle devait faire évoluer ses outils internes pour garder le rythme de sa croissance. Les employés des différents sites collaboraient par e-mail, ce qui se transformait en "un véritable cauchemar" dès qu'il s'agissait de gérer plusieurs versions des mêmes fichiers. Pour Chris Pesola, directeur informatique : "Nous avions besoin d'un meilleur moyen de collaborer d'un pays à l'autre et d'un appareil à l'autre". Étant elle-même un fournisseur de solutions dans le cloud, la société Plex a évalué un certain nombre de solutions de collaboration. Très vite, Dropbox Business s'est imposée comme LA solution, principalement en raison de sa convivialité. L'entreprise, qui était passée d'un environnement 100 % PC à un environnement acceptant toutes les plateformes, avait besoin d'un service qui fonctionnait de manière fluide sur tous les appareils. "Nous voulions une solution simple pour que tout le monde puisse l'adopter, ajoute Chris Pesola. C'est très difficile à obtenir quand on déploie une technologie."

"Nous voulions un outil que les utilisateurs trouveraient extrêmement pratique du point de vue de l'interface, de la sécurité et du déploiement. Il devait bien fonctionner sur Mac, PC et smartphones. Une solution s'est vite imposée comme une évidence : Dropbox."

La solution

Permettre aux utilisateurs de travailler avec leurs outils préférés

Dropbox Business préserve la productivité des employés, les laissant utiliser leurs applications favorites, où qu'ils soient. "Nos utilisateurs adorent pouvoir ouvrir des documents Microsoft Office natifs depuis le Web", explique Chris Pesola. Le service marketing collabore à présent sur des présentations PowerPoint avec le Badge Dropbox, ce qui permet aux employés de voir qui d'autre intervient sur le fichier et de passer à la version la plus récente une fois les changements effectués. Le service financier envoie les contrats aux commerciaux sous forme de liens partagés ou via des dossiers partagés. Les commerciaux peuvent ainsi y accéder et les partager avec les clients en toute simplicité, souvent depuis leur appareil mobile. "Si un client potentiel appelle un commercial et lui dit qu'il est prêt à signer, le contrat est disponible et à portée de main", ajoute Chris Pesola. L'interface d'administration permet à Plex de préserver la sécurité de son environnement BYOD, car l'entreprise peut surveiller toute utilisation ou connexion suspecte. Si un employé perd un appareil ou quitte l'entreprise, le département informatique peut transférer ses fichiers ou effacer l'appareil à distance.

"Nous devons être capables de nous adapter en permanence aux changements de dynamiques imposés par la concurrence et notre environnement commercial. Nous avons du mal à imaginer comment nous pourrions gérer nos opérations et notre développement actuels sans l'aide d'une plateforme collaborative telle que Dropbox Business."

Les résultats

Réduire les coûts et dynamiser la productivité

Avec Dropbox Business, la société Plex affirme être mieux positionnée pour poursuivre sa stratégie de croissance. Il a été possible d'abaisser la limite de stockage des disques locaux et des appareils, et de réduire ainsi les investissements matériels à long terme de l'entreprise. "Vu que nous ne sommes plus obligés de mettre à niveau notre architecture back-end, les économies que nous réalisons sont immédiates et atteignent des centaines de milliers de dollars", confie Chris Pesola. Au sein des équipes de vente et de marketing, les échanges d'e-mails ont chuté grâce à l'utilisation des dossiers partagés. Cela permet aux employés de se concentrer davantage sur leur travail et les besoins des clients plutôt que de perdre du temps à retrouver la version la plus récente des fichiers. De plus, avec un accès aux principaux documents et contrats via Dropbox sur leurs appareils mobiles, les commerciaux peuvent répondre plus rapidement aux clients. Résultat : les commerciaux signent davantage de contrats et augmentent les recettes de l'entreprise.