Le cabinet d'architectes basé à San Francisco gère l'intégralité de son processus de conception sur Dropbox Business, ce qui lui permet de travailler plus facilement avec des sous-traitants pour renforcer sa petite équipe.

Principaux résultats de Red Dot Studio

Collaboration renforcée en interne et avec les sous-traitants

Plus de temps à consacrer au travail de conception

Croissance de l'entreprise plus rapide

Le défi

Se libérer des solutions inefficaces

Pour réussir sur le marché de l'immobilier très de concurrentiel de San Francisco, Red Dot Studio doit concevoir des résidences élégantes en prenant soin d'optimiser chaque mètre carré. Avec seulement six personnes en interne, le cabinet d'architectes a réalisé que l'aménagement des cuisines n'était pas le seul élément à optimiser. Pour réussir, la petite structure devait simplifier sa méthode de partage d'informations. Au début de son activité, Red Dot Studio a fait appel à une société de conseil en informatique pour installer un serveur local, en espérant que cela facilite la gestion des données. Le résultat a toutefois été totalement l'inverse. "Le serveur était encombrant, lent et compliqué, et nous devions appeler une autre personne en cas de problème", explique Alix Daguin, designer de projet et deuxième employée du cabinet. À l'occasion d'une présentation en clientèle, plutôt que le serveur inefficace, l'équipe a décidé d'utiliser le compte Dropbox personnel d'Alix Daguin pour partager ses fichiers PDF, Photoshop, InDesign et de CAO. "Le lendemain, nous avons réalisé qu'il était temps de faire quelque chose et nous avons souscrit un abonnement Dropbox Business", raconte-t-elle.

"Dropbox Business est arrivé au bon moment. Lorsque nous sommes passés de un à six employés, il nous a paru logique de profiter de la flexibilité et de la simplicité d'utilisation de Dropbox. Nous pouvons concentrer nos efforts sur notre cœur de métier et sur ce qui nous différencie : la qualité de notre travail, de la relation client et de nos employés.

La solution

Collaboration en interne et en externe

Aujourd'hui, les designers du cabinet utilisent Dropbox Business pour collaborer, non seulement entre eux, mais aussi à l'externe (avec les ingénieurs, les consultants et les clients). En configurant des dossiers partagés pour chaque projet, l'équipe peut collaborer et contrôler les versions des documents (tels que les plans, les permis et les schémas de conception). "Le fait d'utiliser une arborescence claire nous simplifie tellement la vie par rapport aux e-mails, où les fichiers risquent d'être perdus, confie Alix Daguin. Nos sous-traitants connaissent bien Dropbox, donc il leur suffit de récupérer les fichiers dont ils ont besoin dans nos dossiers partagés pour faire leur travail, ce qui nous évite d'interminables échanges." Lorsque la société doit présenter ses projets aux clients ou collaborer avec des ingénieurs, elle utilise des liens partagés Dropbox pour envoyer facilement ses fichiers volumineux (de CAO ou de présentation). Dropbox Business permet aux membres de l'équipe d'avoir toujours accès à leurs fichiers, où qu'ils soient. Lorsqu'un utilisateur a besoin des derniers concepts, il les récupère facilement dans l'application mobile Dropbox. "Auparavant, après la visite d'un chantier, nous perdions du temps à rechercher un croquis, à le scanner et à l'envoyer, indique Alix Daguin. Désormais, nous pouvons prendre une photo sur notre téléphone, l'enregistrer dans le dossier de stockage approprié et le diffuser instantanément. C'est beaucoup plus simple."

Nos sous-traitants connaissent bien Dropbox, donc il leur suffit de récupérer les fichiers dont ils ont besoin dans nos dossiers partagés pour faire leur travail, ce qui nous évite d'interminables échanges."

Les résultats

Une équipe et des coûts réduits

Pour que ses employés gardent l'esprit tranquille, Red Dot Studio a déplacé tous les fichiers de l'entreprise vers Dropbox Business. L'équipe apprécie particulièrement la fonctionnalité d'historique illimité des versions, qui lui permet de rétablir une version précédente d'un document et de récupérer facilement des fichiers supprimés accidentellement. "Même en cas d'inondation ou d'incendie, je sais que nos fichiers sont en sécurité avec Dropbox", raconte Alix Daguin. Pour Red Dot Studio, Dropbox Business est arrivé au bon moment."Lorsque nous sommes passés de un à six employés, il nous a paru logique de profiter de la flexibilité et de la simplicité d'utilisation de Dropbox, confie-t-elle. Nous pouvons concentrer nos efforts sur notre cœur de métier et sur ce qui nous différencie : la qualité de notre travail, de la relation client et de nos employés."