La société de design numérique utilise Dropbox Business pour simplifier et améliorer la collaboration avec son personnel à distance.

Principaux résultats de UNITiD

Plus de temps pour la créativité et l'innovation

Productivité améliorée

Travail mobile plus flexible

Le défi

Création d'un cadre favorable à l'innovation

Pour créer des applications et des interfaces attrayantes, UNITiD mise fortement sur la créativité et l'innovation. Toutefois, une collaboration efficace est également essentielle afin de garantir le bon avancement des projets. Avec des équipes très dispersées (composées d'entrepreneurs, de spécialistes du design visuel et interactif, de rédacteurs et de développeurs techniques), l'entreprise doit adopter une approche très rigoureuse en matière de gestion de projets. "Nous utilisons une méthode de gestion de projets agile, très itérative et collaborative, explique Matthijs Collard, fondateur de UNITiD. Chaque équipe travaille en étroite collaboration avec les clients, afin de comprendre la perspective de l'utilisateur final, de créer des maquettes fonctionnelles et graphiques, de produire et tester des prototypes, et de concevoir le produit final. Tout au long du processus, nous recueillons en permanence l'avis de nos clients dans le but d'affiner la conception, et d'améliorer la qualité et l'utilité de notre solution." Avec plusieurs cycles de commentaires/révision à gérer, le contrôle des versions de fichier représentait un véritable défi. La société s'est donc mise à chercher une solution de partage de fichiers dans le cloud qui permettrait à ses collaborateurs d'accéder rapidement aux fichiers les plus récents. Après avoir évalué plusieurs offres, l'entreprise a choisi d'adopter Dropbox en raison de sa simplicité d'utilisation, de sa fiabilité et de sa convivialité. Au fur et à mesure que l'activité de UNITiD se développait, ses besoins en stockage de fichiers augmentaient également. Lorsque la société a appris que Dropbox avait sorti une nouvelle solution conçue spécifiquement pour les entreprises, la migration a été immédiate. "C'est une question de confiance, indique Matthijs Collard. Lorsqu'une entreprise sur laquelle nous savons que nous pouvons compter lance une nouvelle solution comme Dropbox Business, nous l'adoptons sans hésitation." Étant donné que la plupart des employés connaissaient déjà Dropbox, la transition vers la solution dédiée aux entreprises a été facile et rapide. "L'ajout de nos utilisateurs existants à l'équipe Dropbox Business a été très rapide, ajoute Matthijs Collard. Et nos nouveaux employés n'ont besoin que d'une session de formation d'une trentaine de minutes, qui récapitule l'organisation des dossiers de l'entreprise et donne des conseils en matière de synchronisation."

"C'est une question de confiance. Lorsqu'une entreprise sur laquelle nous savons que nous pouvons compter lance une nouvelle solution comme Dropbox Business, nous l'adoptons sans hésitation."

Matthijs Collard, fondateur, UNITiD

La solution

Amélioration de la productivité en supprimant les obstacles

Dropbox Business a répondu au besoin croissant d'espace de stockage de UNITiD, tout en offrant une meilleure flexibilité en termes de workflows. La compatibilité de la solution avec plus de 300 000 applications permet aux membres du personnel de consulter et de partager presque tous les types de fichiers via leur compte Dropbox. Lorsque des modifications sont apportées, Dropbox Business met automatiquement à jour tous les exemplaires du fichier concerné, ce qui facilite considérablement la gestion des versions. Par exemple, UNITiD utilise une application appelée InVision pour réaliser des prototypes fonctionnels de ses nouveaux designs. Grâce à l'intégration de l'outil à Dropbox, les prototypes sont continuellement mis à jour dès que les fichiers sont enregistrés dans Dropbox Business. Aucun autre transfert n'est nécessaire. "Si nos designers modifient un prototype dans InVision, explique Matthijs Collard, Dropbox Business synchronise tous les écrans, les fichiers source et les ressources associés. La solution nous permet de gagner un temps précieux et est d'une fiabilité à toute épreuve." L'application mobile Dropbox Business est également très utile aux équipes dispersées de UNITiD, puisqu'elle leur permet de rester informées sur les modifications et les demandes quotidiennes. Par exemple, si des collaborateurs prennent des photos pour enregistrer des captures d'écran préliminaires et des idées notées sur un tableau blanc au cours de séances de travail, ils peuvent les stocker dans Dropbox Business pour y accéder ultérieurement. "Une fois que nous avons déposé les photos dans Dropbox Business, nous pouvons ensuite les consulter sur notre téléphone portable, que ce soit dans le train, en rentrant chez nous ou dans un avion le lendemain", ajoute Matthijs Collard.

"Dans près de 90 % de nos projets, nous devons collaborer avec nos clients et d'autres intervenants. Dropbox Business facilite le travail avec nos partenaires externes, tout en protégeant nos données."

Matthijs Collard, fondateur, UNITiD

Les résultats

Optimisation de la sécurité des fichiers et de la productivité

Au-delà de la flexibilité d'accès aux fichiers, leur protection est tout aussi importante. Pour empêcher des utilisateurs non autorisés d'accéder aux fichiers de l'entreprise, les employés utilisent la validation en deux étapes et contrôlent l'accès aux liens partagés. "Dans près de 90 % de nos projets, nous devons collaborer avec nos clients et d'autres intervenants, confie Matthijs Collard. Dropbox Business nous permet de travailler facilement avec nos partenaires externes, tout en protégeant nos données." Par ailleurs, les fonctionnalités de sauvegarde et de récupération de la solution offrent un filet de sécurité en cas d'incident. Comme se souvient Matthijs Collard : "L'un de nos collègues a accidentellement supprimé le dossier "Tous mes fichiers" du Finder Mac, qui était synchronisé avec Dropbox. Tout a été effacé. Heureusement, Dropbox Business nous a permis de restaurer facilement l'ensemble des fichiers supprimés." Depuis que UNITiD a adopté Dropbox Business, la société perd moins de temps à gérer les fichiers et peut se concentrer davantage sur la création de projets de qualité. Et Matthijs Collard de conclure : "Le principal avantage de Dropbox Business est que nous n'avons plus à nous soucier de savoir où se trouve un fichier. Tout est dans Dropbox. Nous n'avons pas à nous en occuper."

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