Qu'est‑ce qu'un diagramme de flux et comment l'utiliser ?

Les diagrammes de flux permettent de transformer des workflows complexes en diagrammes clairs et simples qui mettent en évidence les goulets d'étranglement et les inefficacités.

Qu'est‑ce qu'un diagramme de flux ?

Un diagramme de flux représente généralement un processus, un système ou un algorithme informatique qu'on utilise pour documenter, planifier, affiner ou visualiser un workflow en plusieurs étapes. Créer des diagrammes de flux peut aider à définir l'objectif et la portée d'un workflow, et à identifier chronologiquement les tâches nécessaires. Le concept est documenté pour la première fois en 1921 lorsque les ingénieurs industriels Frank et Lillian Gilbreth présentent à l'American Society of Mechanical Engineers (ASME) un diagramme de processus basé sur des graphiques. La popularité des diagrammes de flux s'accroît dans les années 20 et 30, Art Spinanger et Ben S. Graham devenant des adeptes notoires du système. S'appuyant sur les travaux des Gilbreth, l'ASME adopte en 1947 un système de symboles pour les diagrammes de processus. En 1949, les diagrammes de flux commencent à être utilisés en programmation informatique. Le pseudo‑code est désormais généralement la norme, mais les diagrammes de flux demeurent un outil de productivité populaire et puissant.

Les diagrammes de flux tels que nous les connaissons aujourd'hui utilisent différentes formes pour décrire la spécificité de leurs workflows et des flèches, ou lignes de flux, pour décrire leur déroulement, étape par étape. Leur conception varie en fonction des besoins de leurs utilisateurs, allant des simples dessins à la main à des modèles plus complexes générés par ordinateur.

Que représentent les différentes formes de diagrammes de flux ?

Si vous avez déjà rencontré des exemples de diagrammes de flux, vous avez peut‑être remarqué qu'ils pouvaient se composer de formes différentes. Bien qu'elles puissent paraître arbitraires, celles-ci sont en réalité des processus et sous‑processus bien prédéfinis. Les diagrammes de flux détaillés, en particulier ceux servant pour la programmation informatique, sont constitués de nombreux symboles, alors que les diagrammes plus simples ne nécessitent souvent que quelques formes. Voici les symboles de diagrammes de flux les plus fréquents :

  • Le symbole du processus ou de l'action : en forme de rectangle, il représente une étape du processus. C'est la forme la plus couramment utilisée.
  • Symbole de début/fin : en forme de rectangle à bords arrondis, il apparaît aux points de départ et de fin d'un diagramme de flux.
  • Symbole de décision : en forme de losange, il indique une décision à prendre, en répondant généralement à une question par oui/non ou vrai/faux. Le diagramme de flux se divise ensuite en différentes branches, proposant un chemin séparé pour chaque réponse.
  • Données ou symbole d'entrée/sortie : en forme de parallélogramme, il représente les données qui entrent ou sortent du processus, c'est‑à‑dire les ressources utilisées ou générées.

Même si la plupart des modèles de diagrammes de flux suivent ces normes de symboles, vous pouvez tout à fait ignorer ces règles si vous élaborez votre propre carte de processus sous forme de diagramme, en particulier si vous créez un document pour vous‑même ou pour une équipe interne. Le plus important est d'être compris par son audience. Si les symboles ne suivent pas les conventions, il est préférable qu'ils restent cohérents afin de ne pas créer de confusion.

Comment puis‑je utiliser un diagramme de flux ?

Les diagrammes de flux sont des outils polyvalents, aux multiples cas d'usage. En règle générale, on les utilise pour :

Simplifier et visualiser des systèmes et des idées complexes

Avec leurs formes, leurs couleurs et leurs lignes directionnelles, les diagrammes de flux sont beaucoup plus digestes que les blocs de texte qui accompagnent souvent les évaluations typiques des processus métiers. Décomposer les workflows et les concepts rend l'analyse du processus beaucoup plus gérable et permet d'obtenir facilement une vision d'ensemble.

Documenter, décrire et standardiser les processus afin d'établir une perspective commune

Lorsqu'on travaille en équipe, on se concentre souvent uniquement sur les aspects du processus dont on est directement responsable. Collaborer sur l'élaboration d'un diagramme de flux peut aider à briser les silos en renforçant l'objectif plus large que l'équipe s'efforce d'atteindre. Harmoniser la manière d'aborder un problème au sein de votre équipe l'aide grandement à s'accorder pour trouver une solution.

Organiser les équipes, identifier les redondances et collaborer pour améliorer les processus

Parfois, avoir une représentation visuelle du travail à accomplir et des responsabilités de chacun met immédiatement en exergue les failles du processus. Vous pouvez ainsi constater qu'un membre de votre équipe a trop de travail, ou au contraire trop de temps libre qui pourrait être mieux alloué. En exposant soigneusement l'objectif de chaque étape de votre processus, vous serez à même de distinguer les éléments vraiment nécessaires de ceux qui pourraient être mieux optimisés.

Suivez l'avancement d'un seul coup d'œil grâce à une source d'informations unique dans un seul et même endroit

Un diagramme de flux se consulte fréquemment au cours des différentes étapes d'un workflow, en particulier s'il est détaillé et complexe. Disposer d'un seul document maître, qui décrit chaque détail et suit chaque phase de production, s'avère être un soutien inestimable lors de la production et de l'analyse du processus une fois terminé. L'utilisation de diagrammes de processus comme outils de suivi et d'évaluation vous aidera à garantir le bon déroulement de votre workflow, car vous aurez plus conscience des différents éléments de vos tâches et des aspects qui risquent d'aller de travers.

Malgré leurs nombreuses applications, certains types de diagrammes de flux plus spécifiques sont parfois nécessaires. Les diagramme d'activités à couloirs ou les diagrammes transversaux mettent en évidence les workflows en les regroupant par catégorie, en colonnes. Ces colonnes sont généralement divisées par rôle, département ou étape du processus. Visuellement, cela crée des divisions rappelant les couloirs de nage d'une piscine, d'où le nom du diagramme. Les diagrammes d'activités à couloirs ne seront pas toujours nécessaires mais peuvent être très utiles pour comparer d'un coup d'œil les tâches des différents services pour un workflow donné. Il existe par ailleurs les diagrammes de flux de données, qui ne sont pas régis par des règles de décision, boucles ou flux de contrôle comme les diagrammes de flux classiques. Ils se concentrent sur la façon dont les données se déplacent dans un système : d'où elles viennent, où elles vont et comment elles sont stockées.

Un autre diagramme de flux intéressant à citer est le Business Process Model and Notation (BPMN, notation et modélisation des processus métiers) qui est la norme pour présenter des vues graphiques des workflows des entreprises. Devenu le langage de modélisation visuelle le plus répandu pour l'analyse des entreprises, il est régi par des conventions et des bonnes pratiques à suivre. Bien qu'il soit basé sur des techniques de diagramme classiques, le BPMN n'est compatible qu'avec des concepts de modélisation applicables aux processus métiers et n'est pas destiné à d'autres utilisations.

Malgré leurs nombreuses formes, les diagrammes de flux ne sont pas le seul moyen de visualiser l'information. Des organigrammes qui, à première vue, ressemblent à des diagrammes de flux de par leurs formes familières ou lignes de flux, n'ont souvent rien à voir. Des diagrammes spécifiques sont parfois plus adaptés à certains cas d'usage : arbres de décision, cartes heuristiques, plannings ou diagrammes en arêtes de poisson (ou diagrammes causes‑effets), pour n'en citer que quelques‑uns.

Comment puis‑je élaborer un diagramme de flux ?

La réalisation d'un diagramme peut être aussi simple que complexe. Vous pouvez décrire un processus technique à l'aide d'un logiciel spécialisé conçu pour vous conformer à une norme industrielle ou griffonner des formes reliées par des flèches sur une feuille de papier. Le choix vous appartient. Vous essayez de définir un processus ou de coordonner le travail au sein de votre équipe ? Une option facile à stocker et à partager s'offre à vous. Un logiciel de diagrammes de flux dédié comme Lucidchart peut être un excellent moyen de vous aider, vous et votre équipe, à visualiser des processus complexes et à démystifier des workflows compliqués.

Lucidchart fournit des organigrammes, des cartes heuristiques, des organigrammes et toute une gamme d'autres diagrammes techniques et visuels, vous donnant un aperçu immédiat de vos processus et une vue d'ensemble claire de l'organisation de votre équipe. Grâce à l'intégration de Lucidchart avec Dropbox Paper, vous pouvez facilement prévisualiser les documents Lucidchart dans Paper et les partager avec vos collaborateurs. Aucune configuration n'est nécessaire : il vous suffit de coller un lien Lucidchart dans un document Paper, et Dropbox Paper générera automatiquement un aperçu de votre diagramme. Les membres de votre équipe peuvent ainsi laisser des commentaires et apporter des modifications en temps réel à un seul document partagé, sur la version la plus récente du fichier. Partager facilement les diagrammes de flux avec les personnes qui participent au processus simplifie grandement la description des processus complexes et permet de s'assurer que rien n'est oublié.

Les diagrammes de flux sont un outil éprouvé et intemporel pour évaluer toutes sortes de systèmes. Si vous vous trouvez un jour face à un problème d'organisation de vos processus, cartographiez votre workflow. Qui sait, une solution était peut‑être sous vos yeux depuis le début !