Comment scanner un document

Que vous soyez nomade digital ou un parent féru de technologie, vous devez pouvoir transférer facilement un document papier vers votre ordinateur ou téléphone mobile. Ce guide rapide vous présente les méthodes les plus couramment utilisées pour scanner des documents en haute qualité.

Quand utiliser un scanner ?

Un grand nombre de fichiers et documents sont aujourd'hui au format numérique, et la numérisation reste une nécessité. De nombreux documents sont scannés pour être mieux conservés :

  • Tirages photo personnels
  • Notes manuscrites
  • Documents médicaux et financiers
  • Reçus personnels ou professionnels
  • Contrats et factures
  • Photos et pièces d'identité
  • Coupures de journaux et de magazines
  • Croquis et plans

Ces documents sont encore très demandés, aussi bien dans le cadre personnel que professionnel. Grâce aux solutions modernes, la numérisation est beaucoup plus rapide, plus simple et plus fluide qu'auparavant.

Utiliser une photocopieuse

Les imprimantes récentes incluent généralement une fonctionnalité de numérisation. Les tout derniers modèles peuvent même vous envoyer directement le scan par e‑mail. Les imprimantes et photocopieuses que vous trouvez dans votre entreprise ou à la bibliothèque municipale sont faciles à utiliser et vous permettent d'obtenir des scans de haute qualité. Elles restent toutefois relativement coûteuses. Les documents à numériser peuvent rapidement s'accumuler, et même si vous avez une imprimante-scanner chez vous, le processus peut se révéler chronophage et inefficace.

La procédure varie selon les modèles. Certains se contentent de numériser le document et de l'envoyer à l'ordinateur auquel ils sont connectés. Sur les imprimantes ou photocopieuses plus récentes, vous pouvez notamment choisir la taille, le mode Couleur ou Noir et blanc, ou encore le type de fichier, puis sélectionner à quel utilisateur ou à quelle adresse e‑mail le document scanné sera envoyé. Les photocopieuses envoient généralement les scans au format PDF, mais certains modèles prennent en charge d'autres types de fichier tels que JPEG ou PNG.

Utiliser un scanner

Si vous avez un scanner à la maison, vous pourrez numériser vos documents en toute simplicité. Toutefois, certains modèles ne permettent pas d'envoyer les scans par e‑mail ou au format PDF. Si vous avez acheté un scanner grand public, vous devrez peut-être modifier la configuration par défaut pour obtenir la résolution et le mode Couleur souhaités.

Vous devrez également ajuster les paramètres en fonction du type de document numérisé pour bénéficier d'une qualité optimale. Les documents A4 sont relativement simples à numériser, mais si vous numérisez des éléments graphiques ou des illustrations, il est possible que le format ne soit pas pris en charge par le scanner, ou que les couleurs ne soient pas assez fidèles.

Scanner des documents sur iPhone ou Android

Scanner vers un PC est une chose. Mais qu'en est-il si vous travaillez chez vous, êtes souvent en déplacement ou n'avez simplement pas envie d'investir dans un scanner que vous n'allez pas souvent utiliser ? La numérisation mobile est un moyen simple et économique de scanner rapidement des documents papier en fichiers lisibles. Au lieu de rassembler soigneusement vos documents et de les charger dans votre photocopieuse, vous pouvez simplement les prendre en photo à l'aide de votre appareil mobile. Une application de numérisation de documents peut ensuite convertir l'image en un scan de haute qualité qui peut vous être envoyé par e‑mail au format PDF, PNG ou autre. Vous pouvez alors numériser vos documents librement au quotidien, sans devoir vous rendre à la bibliothèque ou au bureau.

L'application de numérisation de documents Dropbox vous permet par exemple d'enregistrer automatiquement vos scans dans votre compte Dropbox et d'y accéder immédiatement sur votre PC ou appareil mobile. Si vous souhaitez numériser des photos de famille, il vous suffit de les photographier avec votre téléphone pour obtenir des scans de haute qualité qui seront stockés dans votre album photo numérique. Notre application de numérisation utilise également la technologie OCR pour simplifier l'organisation des documents scannés par mobile. Cette technologie convertit le texte numérisé en données texte qui peuvent faire l'objet de recherches. Cela signifie que vous pouvez retrouver le scan dont vous avez besoin simplement en recherchant le mot clé associé dans votre compte Dropbox.

Avantages de la numérisation mobile

La numérisation mobile vous offre les fonctionnalités d'un scanner sans que vous deviez acheter de matériel. L'application de numérisation Dropbox fait appel à une technologie intelligente pour garantir la même qualité d'image qu'au format papier. De plus, vous n'aurez plus jamais peur de perdre ou d'abîmer un document. Sortez votre téléphone de votre poche et scannez le document en quelques secondes seulement.

Numérisation OCR

Dans l'application de numérisation Dropbox, la fonctionnalité de reconnaissance optique des caractères convertit également les images de votre appareil mobile en texte pouvant faire l'objet de recherches, en extrayant le texte de chaque image. Vous pouvez ainsi retrouver facilement vos scans en recherchant des mots clés dans Dropbox. Par exemple, si vous avez scanné un relevé bancaire daté, il vous suffit de rechercher la date pour trouver rapidement votre document. En convertissant les documents en fichiers PDF faciles à trouver et à consulter, vous pouvez éliminer bon nombre de vos documents papier. Vous pouvez également remplacer l'application de notes que vous utilisez pour la transcription par une application de numérisation qui utilise la technologie OCR pour numériser instantanément et en un seul geste tous vos documents et notes.

Obtenir des scans de haute qualité

Quelle que soit la méthode de numérisation choisie, assurez-vous que toutes les conditions sont réunies pour obtenir des scans nets et fidèles à l'original :

  • Vérifiez que vos documents ne sont pas froissés ou pliés
  • Vérifiez que les détails sont bien visibles
  • Choisissez un arrière-plan dégagé lorsque vous scannez un document avec un téléphone

Si vous optez pour un scanner sans technologie OCR, veillez à bien choisir la résolution (mesurée en PPP, ou points par pouce) :

  • Pour les photos, sélectionnez une résolution supérieure, voire sans perte, pouvant atteindre 600 ppp.
  • Pour les documents simples en niveaux de gris, utilisez une résolution de 300 ppp pour obtenir des scans lisibles et peu volumineux.

Même si vous pouvez utiliser un logiciel de retouche d'images pour corriger vos documents scannés, mieux vaut mettre toutes les chances de votre côté dès le départ.

Sauvegarder vos scans

Partagez vos photos en ligne ou conservez-les en toute sécurité dans un espace de stockage cloud pour ne pas risquer de les perdre sur votre disque dur ou de les supprimer par mégarde. Il en est de même pour vos documents personnels, tels que les relevés de compte bancaire, que nous vous recommandons de scanner pour en conserver une version numérique.