La technique Pomodoro

Utilisez la technique Pomodoro pour simplifier les workflows des votre équipe et gagner du temps.

Qu'est‑ce que la technique Pomodoro ?

La technique Pomodoro est une solution de gestion du temps développée par Francesco Cirillo dans les années 1980. Elle consiste à diviser la journée en plages de travail minutées. Son nom veut dire "tomate" en italien, en hommage au minuteur de cuisine que Francesco Cirillo a utilisé pour perfectionner sa méthode de gestion du temps.

Simple à mettre en œuvre, mais ultra efficace en termes de productivité, la structure de base de la technique Pomodoro est la suivante :

  1. Choisissez un objectif/un travail à accomplir dans votre liste de tâches.
  2. Réglez votre minuteur Pomodoro.
  3. Travaillez pendant la durée définie.
  4. Lorsque le minuteur sonne, cochez cet intervalle de travail pour indiquer que vous l'avez réalisé.
  5. Après chaque session, faites une pause de 5 minutes.
  6. Après la quatrième session, prenez une pause plus longue de 15 à 30 minutes.
  7. Remettez votre minuteur à zéro et répétez le processus.

Qu'est‑ce qu'un pomodoro ?

Outre le minuteur de prédilection de Francesco Cirillo, le terme pomodoro désigne également chaque intervalle de travail, qui selon la technique d'origine, dure 25 minutes. L'idée est donc de travailler pendant un pomodoro de 25 minutes, puis de faire une courte pause. Après quatre pomodori d'affilée, vous pouvez prendre une pause un peu plus longue. Vous allez vous habituer à travailler par tranches de 25 minutes et développer votre capacité de concentration. Ainsi, vous finirez par pouvoir prolonger ces intervalles jusqu'à 60 à 90 minutes. Pensez simplement à vous lever et à bouger un peu, ne restez pas assis trop longtemps !

Les méthodes Pomodoro modernes

La méthode classique définie par Francesco Cirillo nécessitait d'utiliser un minuteur dédié, dans son cas un minuteur de cuisine en forme de tomate, mais vous pouvez aussi utiliser l'alarme de votre téléphone.  Vous pouvez également facilement programmer vos pomodori à l'aide d'une application. Mais vous pouvez bien évidemment utiliser un bon vieux minuteur, si c'est là votre préférence. Rappelez‑vous simplement que les applications offrent des avantages supplémentaires :

  • Rapports et indicateurs de suivi
  • Tableaux des scores, pratiques pour les équipes
  • Intégration sur téléphone et sur ordinateur
  • Limitation de l'utilisation des réseaux sociaux, blocage des appels téléphoniques et autres options favorisant la concentration

Comment utiliser la technique Pomodoro au bureau

Aujourd'hui les bureaux sont organisés en open spaces pour favoriser l'efficacité et la culture d'entreprise. La technique Pomodoro peut vous aider à améliorer votre espace de travail et votre culture, et à motiver réellement votre équipe. Elle peut être idéale pour les indépendants et les équipes à distance qui cherchent à maintenir leur concentration. Et si vous voulez vous assurer que votre équipe se concentre sur une seule tâche, encouragez‑la à participer à des pomodori de groupe. Avoir les mêmes temps de travail et de pause peut considérablement aider votre équipe à se sentir plus unie, même à distance.

En ponctuant chaque bloc de travail de pauses courtes mais revigorantes, avec une pause plus longue pour terminer, la technique Pomodoro permet d'atteindre efficacement de petits objectifs. Dans la structure Pomodoro, les pauses café et déjeuner sont encouragées, car les employés sont plus concentrés sur leurs temps de travail, qui devient ainsi plus satisfaisant.

Si la technique Pomodoro ne convient pas à tout le monde, particulièrement à ceux qui savent déjà gérer leur temps, elle reste un outil précieux lorsque votre équipe a vraiment besoin d'avancer, par exemple lors d'un sprint agile.

Planifier les pomodori

Une fois que votre équipe et vous êtes habitués à la technique Pomodoro, il vous sera facile de calculer le nombre de sessions dont vous aurez besoin pour vos futurs projets. Cette méthode peut vous aider à planifier votre travail chaque semaine ou chaque mois. Essayez d'affecter des blocs de 25 minutes aux tâches les plus importantes dès le matin pour veiller à bien gérer vos priorités, même si vous n'avez pas recours à d'autres sessions Pomodoro dans la journée.

Vous pouvez également fixer une session Pomodoro par semaine. Déterminez le moment auquel votre équipe est la plus à même d'atteindre ses objectifs, et bloquez cette heure Pomodoro dans l'agenda.

Alternatives à la technique Pomodoro

Si l'idée vous plaît, mais que vous ne voyez pas comment l'appliquer dans votre équipe, vous pouvez essayer ces variantes :

La matrice d'Eisenhower

Vous pouvez utiliser cette matrice avec la méthode Pomodoro. Elle vous aide à identifier vos priorités. Vous pouvez ensuite vous atteler à ces tâches pendant des pomodori. La méthode Eisenhower consiste à dessiner une matrice comportant quatre cases. Sur l'axe horizontal, une case "Urgent" et une case "Pas urgent". Sur l'axe vertical, une case "Important" et une case "Pas important". Nous avons donc quatre cases qui forment une liste de tâches numérotées :

  1. Urgent et important : échéances, obstacles au projet, etc.
  2. Pas urgent et important : planification du projet
  3. Pas important et urgent : déjeuner avec l'équipe aujourd'hui
  4. Pas important et pas urgent : aller boire un verre ensemble après le travail
La méthodologie agile

La méthodologie de travail agile peut être utilisée à plein temps, même si elle a été initialement conçue pour les programmeurs et les développeurs, et que c'est à cette population qu'elle convient le mieux. Elle a tout de même de la valeur pour la gestion du temps. L'aspect le plus intéressant de cette méthode tient dans les "sprints", qui sont des plages de temps pendant lesquelles tout le monde se rassemble pour accomplir une certaine tâche. Les sprints rassemblent des membres de différentes équipes afin de diversifier les compétences, l'objectif étant de créer un livrable pleinement reconnu à la fin des périodes définies.

Comment adapter la technique Pomodoro

Vous pouvez personnaliser la méthode Pomodoro afin de créer l'outil de gestion du temps idéal pour votre équipe. Utilisez‑la pour fixer une période de collaboration intense une fois par semaine, pour encourager votre équipe à se débarrasser des tâches fastidieuses, ou pour veiller à respecter certaines échéances.

Imaginons que votre équipe travaille à distance et que toute une série de problèmes vienne ruiner tous vos efforts : mauvaise connexion, perturbations extérieures, etc. Avec la technique Pomodoro, vous pouvez encourager les membres de l'équipe à se mettre au travail pendant 25 minutes à la fois, pour des progrès subtils, mais importants.

En concentrant votre temps de travail et en optimisant votre efficacité, vous n'avez plus à vous soucier d'éventuelles perturbations. Vous parez au plus pressé et respectez toutes vos échéances.