Pourquoi il est essentiel d'avoir une source d'information unique

Une entreprise se doit de connaître tous les aspects de son activité. C'est ce qui fait tout l'intérêt d'une source d'information unique.

Qu'entendons-nous par “source d'information unique” ?

Une source d'information unique (en anglais SSOT, pour “single source of truth”) est une pratique qui consiste à rassembler toutes les données d'une entreprise au même endroit. Ainsi, tous les collaborateurs ont accès aux mêmes informations et peuvent s'en servir pour prendre des décisions stratégiques. Cette pratique supprime les silos de données qui bloquent l'accès à des informations clés. Si votre entreprise utilise une source d'information unique, rien ne peut être caché à qui que ce soit, et tous vos collaborateurs sont sur la même longueur d'onde. En rassemblant tous vos documents dans un endroit accessible et centralisé, vous évitez tout risque de confusion entre différentes versions d'un même fichier, c'est-à-dire d'une même information.

À la recherche des bonnes informations

Vos équipes doivent pouvoir travailler sans craindre que des informations soient passées sous silence ou perdues suite à des complications d'ordre administratif. La centralisation est aussi une façon optimale de gérer vos données, et elle est indispensable si ces données proviennent de multiples sources différentes. C'est en quelque sorte un idéal à atteindre pour les informations de votre entreprise.

Savoir, c'est pouvoir. Si vous disposez de davantage de données à partager avec tous les membres de votre équipe, vous pourrez prendre de meilleures décisions. Il n'est pas indispensable que toutes les informations ainsi centralisées soient exactes, mais le fait d'avoir cette vue d'ensemble vous permettra de vous faire une idée plus juste de votre activité.

Imaginez que votre marque ait 200 000 abonnés sur différents réseaux sociaux. Une enquête vous révèle qu'un quart d'entre eux se trouvent dans un pays où vous n'avez pas d'activité commerciale, et que beaucoup d'entre eux sont en fait des bots. Ces deux sources d'informations sont essentielles pour appréhender la situation globale de votre marque et trouver une solution aux problèmes rencontrés. Par exemple, s'il s'avère que la majorité des personnes qui vous suivent se trouvent à l'étranger, vous pouvez accentuer vos efforts de communication au niveau local ou réfléchir sérieusement à l'élargissement de votre activité à ces nouveaux marchés. Une telle initiative fait donc progresser votre entreprise.

La gestion des données pour y voir plus clair

Une source unique d'information n'est possible que si toutes vos données sont centralisées et si vous disposez des processus nécessaires pour assurer leur mise à jour régulière. On peut toujours se mettre d'accord pour placer ces documents dans un même dossier, mais cela ne suffit pas. Toute l'entreprise doit s'impliquer dans cette démarche afin de s'assurer que les données sont toujours actualisées et accessibles. Nous vous conseillons d'ajouter les workflows suivants à vos pratiques d'entreprise :

Travaillez à partir du cloud

Le cloud a contribué à modifier nos espaces de travail à de nombreux niveaux. Il permet d'accéder à des documents où qu'on se trouve et surtout d'avoir la certitude d'intervenir sur les mêmes fichiers et non des versions obsolètes.

Créez des guides à usage interne

Il va sans dire que vos collaborateurs connaissent votre entreprise et sa culture, qui fait partie de leur quotidien (qu'ils travaillent au bureau ou à distance). Mais pensez au nombre de fois où vous avez envoyé un message à un collègue pour lui poser une question que vous aviez déjà posée auparavant (“Sous quel format devons-nous livrer ce projet ?” ; “à qui dois-je envoyer cette facture ?” ; “est-ce que Guillaume s'occupe toujours de la compta fournisseurs ?”, etc.). Prenez un ou deux jours pour créer une base de ressources consacrée non pas à vos clients ni à votre marché, mais aux éléments dont vos collaborateurs ont besoin pour travailler efficacement.

Privilégiez la clarté

Les objectifs, revenus et quotas trimestriels sont importants, mais n'offrent pas toujours le cadre le plus intéressant pour discuter des données concernées. Trouvez une meilleure façon – plus facile à appréhender et toujours d'actualité – d'illustrer les progrès effectués par votre entreprise, afin que vos équipes puissent suivre cela de près. Cela peut prendre la forme toute simple d'un document partagé où les objectifs sont énumérés et régulièrement mis à jour. Les équipes pourront ainsi le consulter chaque fois qu'elles souhaiteront faire un point sur les progrès réalisés.

Voyez grand

Au-delà de la culture d'entreprise, le fait de réunir et d'organiser les données afin de les mettre à la disposition des employés susceptibles d'en avoir besoin fait partie des bonnes pratiques. L'ouverture des canaux de communication ne profite pas uniquement à l'équipe dont vous faites partie. Il est aussi important que vos collaborateurs externes et les principaux décideurs partagent les mêmes informations et sources de données. De nos jours, la transparence est essentielle, depuis la gestion de la relation client à la responsabilité sociale de l'entreprise, sans oublier la perception de votre marque en interne et l'impact de celle-ci sur la loyauté de vos équipes. Prenez tous ces facteurs en compte lorsque vous créez votre source d'information.

Élaborer une source d'information

Chaque équipe procède à sa façon. Même si votre entreprise affiche une culture interne solide et des processus respectant une même approche générale, l'équipe Finances n'aura pas les mêmes workflows que l'équipe Marketing. Cela signifie aussi que la perception de l'activité et de ses données varie énormément d'une équipe à l'autre, sachant qu'aucune ne sera identique au point de vue de la direction générale. Un référentiel unique a l'avantage d'être neutre. Il évite aussi la duplication des fichiers pouvant générer de la confusion ou des tensions entre les équipes.

Dropbox peut vous aider à créer une source d'information unique où seuls les fichiers les plus récents sont disponibles, car mis à jour en temps réel. Des fonctionnalités Dropbox comme l'historique des versions vous permettent de voir ce qui a été modifié. Si la dernière version ne vous convient pas, il suffit de rétablir une version précédente. Aucune manœuvre douteuse n'est possible. En cas de changement, les autres membres de l'équipe travaillant sur un fichier reçoivent une notification. Vous avez accidentellement supprimé un document de votre référentiel unique et craignez de ne pas pouvoir le remplacer ? Rassurez-vous. Dropbox vous permet de récupérer tout fichier supprimé au cours des 30 derniers jours. Vous pouvez donc travailler sereinement en sachant qu'en cas de problème, vous aurez la possibilité de corriger le tir.

Une même source pour toutes les équipes et tous les systèmes

Même si vous pensez connaître parfaitement une équipe, un processus ou un domaine de votre activité, il est toujours possible que vos informations soient incomplètes. Cela peut être dû à une présence en ligne moins bien implantée que vous ne l'imaginiez ou au fait que votre équipe travaille sur une version de fichier que vous croyiez totalement obsolète, par exemple. Une source d'information unique vous permet d'éviter cette situation. Si vos informations sont floues ou qu'elles sont mal utilisées par vos collaborateurs, votre référentiel unique peut vous permettre d'y voir plus clair et de repartir sur des bases solides.