Les règles de base à respecter en visioconférence

Optimisez vos réunions d'équipe en ligne en découvrant ce que vous devez faire et ce que vous ne devez pas faire.

Qu'est‑ce que la visioconférence ?

La visioconférence désigne tout type de télécommunication audio et vidéo entre deux personnes ou plus. Les télétravailleurs et les personnes qui vivent loin de leurs proches sont souvent des experts des appels vidéo. Et avec le nombre croissant de collaborateurs qui travaillent de chez eux ou à distance, les visioconférences au travail tendent à se généraliser.

Pourquoi avons‑nous besoin d'un protocole de visioconférence ?

Les logiciels de visioconférence sont aujourd'hui omniprésents, ce qui rend l'élaboration d'un protocole particulièrement judicieux. Si l'on peut sans problème converser avec ses proches via FaceTime sans quitter son lit, ce n'est pas le cas avec les outils de communication utilisés dans un cadre professionnel, tels que Zoom, qui exigent d'observer certaines règles. Même si les réunions au bureau n'ont plus aucun secret pour vous, la composante virtuelle de la visioconférence peut en déstabiliser plus d'un.

On se laisse facilement distraire ou déconcentrer lorsque l'on travaille de chez soi, et les visioconférences ne font pas exception à la règle. Certes, voir le chien d'un participant se promener dans la pièce peut être mignon, mais c'est aussi une source de distraction. Il en va de même pour les participants qui, ne se sentant pas concernés par la réunion, n'écoutent pas, ou ne sont pas attentifs aux échanges.

Nos conseils pour optimiser vos visioconférences

Pour que vos appels vidéo soient productifs, vous devez en premier lieu vous assurer qu'ils sont fonctionnels, tant au niveau technologique qu'humain. Pour vous aider à maximiser le potentiel de la vidéoconférence avec vos collaborateurs, nous vous avons préparé une liste des conseils de visioconférence les plus importants à suivre :

Vérifiez votre connexion Internet et votre matériel en amont

Vous n'aurez pas l'air très professionnel ni très crédible si vous essayez de démarrer une réunion avec un micro ou une webcam qui ne fonctionne pas. Lorsqu'une réunion est planifiée, assurez‑vous que votre configuration fonctionne à l'avance, et non deux minutes avant le début de la réunion. Vérifiez que votre logiciel détecte bien votre microphone ou votre casque.

Vous devez également vérifier si votre connexion Internet peut prendre en charge une visioconférence. Il serait dommage de perdre la connexion à un moment stratégique ou en plein milieu d'une conversation. Si votre connexion n'est pas assez stable, il existe de nombreuses applications pour réduire la qualité du flux vidéo que vous recevez, ou pour désactiver la vidéo et participer uniquement en audio. Même si vous n'apparaissez pas sur la vidéo avec les autres participants, vous pourrez toujours suivre et intervenir dans la conversation. Cela reste le plus important. Gardez à l'esprit que certaines personnes peuvent choisir de désactiver l'option vidéo pour diverses raisons, notamment si elles se trouvent dans un endroit avec des enfants ou des animaux, ou simplement parce qu'elles n'ont pas envie qu'on les voie à cet instant précis, ce qui est tout à fait compréhensible.

Ne restez pas en pyjama

Sauter sur son ordinateur portable à la sortie du lit pour ne pas rater la réunion d'équipe de 9h, nous l'avons tous déjà fait au moins une fois. Participer à une visioconférence en pyjama n'est toutefois pas la meilleure façon de soigner son image professionnelle. Si vous voulez être pris au sérieux pendant une visioconférence, habillez‑vous en conséquence. On ne vous demande pas de revêtir votre plus beau costume ou tailleur, mais simplement d'être assez bien habillé pour vous présenter devant vos collaborateurs. Non seulement vous aurez l'air plus professionnel, mais vous constaterez également qu'en vous apprêtant davantage, vous serez dans de meilleures dispositions pour avoir un échange plus productif et pertinent avec votre équipe.

Trouvez un endroit calme

Tout le monde n'a pas la chance d'avoir chez soi un espace dédié au travail, mais il est important que vous trouviez ou aménagiez un endroit au calme pour vos visioconférences. Même si vous n'êtes pas distrait par un proche, un colocataire ou un animal qui passe près de vous pendant la réunion, certains des participants peuvent l'être. Ainsi, lorsque vous vous installez pour une visioconférence, assurez‑vous que personne ne peut venir vous déranger. Vous pourrez ainsi vous concentrer à 100 % sur ce que disent vos collègues et éliminer tout bruit de fond lorsque vous parlez.

Soignez l'arrière‑plan

Une fois que vous êtes habillé correctement et que vous avez trouvé l'espace idéal pour votre appel vidéo, intéressez‑vous à votre environnement et à la manière dont il apparaîtra à la caméra. Votre préparation n'aura aucun intérêt si l'image est trop sombre ou que vos collaborateurs aperçoivent la vaisselle qui s'entasse dans l'évier. Prenez le temps de faire place nette autour de vous. Ouvrez les rideaux ou allumez les lumières. Et si votre intérieur est trop peu entretenu pour être montré, utilisez un fond vert ou un arrière‑plan virtuel pour le cacher. Zoom, par exemple, détecte automatiquement votre arrière‑plan et vous propose d'y superposer une image.

Coupez votre micro lorsque vous ne parlez pas

Lorsque votre réunion a enfin lieu, l'un des aspects essentiels du protocole de visioconférence consiste à couper votre microphone lorsque vous ne parlez pas. Même si vous vous trouvez dans un endroit calme, votre microphone vous trahira toujours lorsque vous bougerez, tousserez ou utiliserez votre clavier. Il serait fâcheux qu'un participant doive se répéter en raison d'une interruption ou qu'il vous surprenne à travailler sur autre chose en pleine réunion, même si cela est très bref. La plupart des logiciels de visioconférence disposent d'un bouton permettant de couper votre micro ou de couper celui des participants. Veillez simplement à réactiver le micro lorsque vous prenez la parole.

Regardez la caméra

Pendant une visioconférence, il peut sembler plus judicieux de regarder les flux vidéo des autres participants. Toutefois, si vous voulez que les regards se tournent vers vous lorsque vous prenez la parole, vous devez vous adresser directement à la caméra. Même si vous ne pouvez pas voir vos collègues, le fait de regarder la caméra permet de reproduire le ressenti d'un échange en face à face et de vous assurer qu'ils sont attentifs et écoutent réellement ce que vous dites. Pour les voir pendant que vous parlez, positionnez l'image vidéo juste à côté de la caméra afin que vous puissiez regarder les deux en même temps. Cela ne pose pas de souci sur la plupart des ordinateurs portables, mais si vous utilisez un ordinateur de bureau, vous devrez peut‑être modifier un peu votre installation.

Soyez attentif et restez concentré

Il va sans dire que lorsque vous participez à une visioconférence, la chose la plus importante à faire est de vous concentrer sur celle‑ci. Il est beaucoup plus facile de ne plus écouter lors d'une réunion par visioconférence que lors d'une réunion au bureau. C'est donc à vous de veiller à participer comme si vous étiez au bureau, même si vous êtes dans votre chambre avec votre ordinateur portable. Pour rester concentré à la maison, vous pouvez utiliser les mêmes techniques qu'au bureau : prendre des notes est, par exemple, un bon moyen d'assimiler et de réagir à ce qu'il se dit. Cependant, vous devez également résister à la tentation de changer d'onglet pour faire autre chose ou simplement de regarder votre téléphone. Même si vous pensez être capable de gérer facilement plusieurs tâches en même temps, ce type de distraction vous empêchera de tirer réellement profit de la réunion en cours.

Comment organiser des visioconférences efficaces

Une fois que vous avez intégré le protocole de base de la visioconférence, vous devriez pouvoir sans problème organiser et participer à des appels vidéo avec vos collaborateurs. Cependant, tout comme au bureau, vous devrez aller un peu plus loin pour rendre vos visioconférences plus efficaces. Le temps sera ici un allié précieux. Si vous prévoyez d'organiser des réunions avec vos collaborateurs, vérifiez que vous disposez de tous les supports nécessaires. Par chance, l'intégration Zoom dans Dropbox vous permet d'utiliser vos fichiers et votre logiciel de visioconférence en toute simplicité pour optimiser vos réunions.

Établissez toujours un ordre du jour

Pour qu'une réunion soit efficace, qu'elle ait lieu au bureau ou en dehors, elle doit avoir un ordre du jour. Cela joue un rôle important dans la réussite de votre visioconférence. Grâce au modèle pour ordre du jour de réunion disponible dans Dropbox, vous pouvez facilement définir un ordre du jour à partager qui reprend les principaux points qui seront abordés lors de votre réunion. Ceux qui ont été invités à la réunion, mais qui ne peuvent y participer, pourront également consulter ce document ultérieurement. Mieux encore : ils pourront regarder l'enregistrement vidéo de la réunion qui est automatiquement copié dans Dropbox à partir de Zoom.

Partagez des fichiers et des informations avant la réunion

Si vous voulez que votre équipe participe et collabore pendant un appel vidéo, vous devez leur donner le contexte nécessaire pour le faire. Au bureau, il suffit parfois de faire passer un document ou d'écrire sur le tableau blanc, mais la visioconférence requiert un peu plus de préparation en amont. Préparez et partagez les fichiers ou documents dont vous aurez besoin avant la réunion afin que vos collaborateurs puissent les consulter. Pendant la réunion, vous pouvez également partager votre écran pour parcourir ensemble le document, afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Mieux encore, vous pouvez partager ce fichier dans la réunion Zoom directement depuis Dropbox. Tous vos collaborateurs pourront alors le modifier en temps réel.

Envoyez les invitations en avance

Pour organiser une réunion physique, il suffit parfois d'aller voir les personnes dans leur bureau et de leur demander si elles ont 10 minutes à vous accorder. Il est néanmoins bien plus difficile de capter l'attention de ses collaborateurs en travaillant depuis chez soi, même si vous utilisez Slack ou une autre application de messagerie professionnelle. Pour avoir le maximum de personnes à votre visioconférence, vous devez les prévenir à l'avance. Si vous ne le faites pas, elles ne seront peut‑être pas à leur bureau au moment de la réunion et n'auront pas eu le temps de lire l'ordre du jour. En donnant assez de temps aux participants de se préparer correctement pour la visioconférence, vous mettez toutes les chances de votre côté pour organiser une réunion des plus efficaces.

Collaborer par visioconférence

À l'heure où de plus en plus d'équipes travaillent à distance, les appels vidéo sont bien plus qu'une simple alternative aux réunions. Ils deviennent la nouvelle norme dans de nombreuses entreprises. Et alors que la visioconférence s'installe progressivement dans nos vies personnelle et professionnelle, il est essentiel d'utiliser cette nouvelle technologie de façon appropriée. Ainsi, la prochaine fois que vous programmez une réunion Zoom pour 10h, suivez notre étiquette de visioconférence pour en maximiser l'efficacité. Lorsque vous préparez une visioconférence en amont, vous encouragez votre équipe à participer et vous optimisez le travail d'équipe en ligne tout en restant chez vous.