E-mail

Comment configurer ma messagerie comme une solution de partage de fichiers ?

Le grand avantage de la collaboration par e-mail est que toute l'infrastructure existe déjà. Vous utilisez certainement déjà une messagerie électronique, et il est probable que les membres de votre équipe savent s'en servir pour échanger des fichiers.

E-mail

  • Des fonctionnalités de base sont fournies par votre solution de messagerie existante.

Dropbox

  • Inscription à Dropbox
  • Téléchargement de l'application Dropbox

Même si l'inscription à Dropbox est très simple, elle constitue tout de même un obstacle alors que le bouton Joindre un fichier se trouve simplement au bas de chaque e-mail. Les membres de votre équipe doivent faire un effort commun pour arrêter d'échanger leurs fichiers par e-mail, mais cet effort est plus que payant en termes d'évolutivité de la collaboration.


Comment partager un fichier avec un membre de l'équipe ?

Les e-mails constituent une option viable lorsque vous n'avez qu'un ou deux documents statiques à envoyer. Malheureusement, la messagerie n'offre aucune fonctionnalité de mise à jour des fichiers, ce qui vous oblige à renvoyer le fichier à tous les membres de l'équipe à chaque fois que vous voulez partager une nouvelle modification.

E-mail

  • Rédigez un nouveau message.
  • Joignez un fichier.
  • Envoyez le message.
  • Répétez la procédure à chaque fois que le fichier est mis à jour.

Dropbox

  • Créez un dossier dans votre Dropbox pour partager des documents avec votre équipe.
  • Cliquez avec le bouton droit sur le dossier et partagez-le avec les membres de votre équipe.
  • Placez le fichier souhaité dans le dossier Dropbox partagé sur votre ordinateur.
  • Le fichier s'affichera dans le dossier Dropbox des membres de votre équipe.
  • Dès qu'un membre modifie le fichier, la copie de tous les autres membres est automatiquement mise à jour.

La configuration d'un dossier Dropbox partagé prend certes un peu plus de temps, mais cette opération n'est à faire qu'une seule fois. Le dossier créé fonctionne comme un dossier normal, mais présente l'avantage de se mettre à jour automatiquement dès que quelqu'un modifie un fichier. Ainsi, le jeu en vaut vraiment la chandelle si votre équipe travaille avec de nombreux fichiers, car cette approche permet non seulement à tous vos collaborateurs d'être sur la même longueur d'onde, mais aussi de centraliser tous les documents de votre entreprise.

Par ailleurs, l'utilisation d'une solution de partage de fichiers dédiée crée une séparation claire entre vos communications et vos échanges de documents. En laissant à Dropbox le soin de s'occuper de vos fichiers, vous pouvez utiliser votre messagerie pour ce qu'elle fait de mieux : la communication avec votre équipe.


Comment partager un fichier avec un client ?

Que vous souhaitiez partager un fichier par e-mail avec les membres de votre équipe ou avec un client, la procédure est la même : dans les deux cas, vous devez simplement joindre le fichier à votre message et l'envoyer. Cette approche peut toutefois poser des problèmes de sécurité si vous envoyez accidentellement une pièce jointe à la mauvaise adresse e-mail (ou pire, à la mauvaise liste de diffusion).

E-mail

  • Rédigez un nouveau message.
  • Joignez un fichier.
  • Envoyez le message.

Dropbox

  • Cliquez avec le bouton droit sur le fichier dans votre dossier Dropbox.
  • Sélectionnez l'option Partager le lien Dropbox pour générer un lien de partage.
  • Ajoutez un mot de passe facultatif et un délai de validité au lien avec Dropbox Pro ou Dropbox Entreprises.
  • Envoyez le lien à votre client. Il pourra alors afficher ou télécharger le fichier à partir de n'importe quel navigateur Web.

Dropbox permet aux utilisateurs de clairement faire la distinction entre ces deux groupes. Les membres de l'équipe peuvent collaborer au sein d'un dossier partagé, tout en accordant aux clients un accès en lecture seule à des fichiers et dossiers spécifiques, ou via des liens de partage. Votre équipe profite ainsi des avantages de la synchronisation automatique des fichiers, tout en conservant la possibilité d'envoyer des copies non modifiables aux personnes extérieures à l'entreprise.

Ces copies en lecture seule peuvent être protégées par un mot de passe avec Dropbox Pro ou Dropbox Entreprises, pour empêcher le partage accidentel de documents sensibles. Même si vous envoyez par erreur des informations que vous ne souhaitez pas partager, vous pouvez rapidement désactiver un lien et rendre le fichier inaccessible.


Comment partager des fichiers volumineux ?

Les e-mails ne prennent pas en charge les fichiers volumineux. En raison de leurs restrictions techniques, si votre fichier est trop gros vous ne pouvez simplement pas l'envoyer en pièce jointe. Par ailleurs, si le destinataire dispose d'un service de messagerie avec une limite de taille de pièce jointe inférieure à la vôtre, il risque de ne pas recevoir votre fichier.

E-mail

  • Les limites de taille de fichier varient d'un serveur de messagerie à l'autre.
  • Les fichiers volumineux doivent être renvoyés en intégralité dès qu'une modification est apportée.

Dropbox

La plupart des serveurs de messagerie n'autorisent pas les pièces jointes de plus de 25 Mo, et certains imposent des restrictions quant à la quantité totale de données pouvant être envoyée à partir d'un compte individuel. La solution la plus simple consiste alors à transférer votre fichier sur un serveur ou un système de partage de fichiers dans le cloud tel que Dropbox. Et même pour les fichiers dont la taille est inférieure à cette limite, le temps de transfert peut vite devenir un frein si vous devez régulièrement partager des modifications.

Par ailleurs, notre solution transfère uniquement les parties des fichiers qui ont été modifiées, ce qui la rend plus efficace que son homologue.


Comment gérer les anciennes versions d'un fichier ?

Même si les messageries ne sont pas conçues pour stocker les différentes versions des fichiers, elles sont souvent utilisées comme un système de contrôle des versions "bricolé" par les entreprises qui n'ont pas mis en place une solution spécialisée. Mais cette approche nécessite des tris incessants dans les fils de discussion d'un message, ainsi qu'une certaine discipline en matière de gestion des noms des fichiers.

E-mail

  • Les e-mails n'offrent aucun contrôle dédié des versions de fichier, bien que votre boîte de réception puisse servir d'historique rudimentaire des fichiers.
  • Une solution souvent employée consiste à ajouter un numéro de version au nom du fichier à chaque envoi du document.

Dropbox

  • Cliquez avec le bouton droit sur le fichier dans votre dossier Dropbox.
  • Choisissez Afficher les versions précédentes dans le menu pour voir l'historique du fichier.
  • Sélectionnez la version souhaitée et cliquez sur Restaurer.

Avec Dropbox, le contrôle des versions des fichiers est à la fois structuré et automatisé. Contrairement à une solution de messagerie, Dropbox associe les anciennes versions d'un fichier à la version en cours. L'affichage de l'historique d'un fichier est ainsi beaucoup plus intuitif. Et comme Dropbox se charge de toute la gestion sans aucune intervention de l'utilisateur, vous n'avez jamais à vous soucier du contrôle des versions tant que vous n'avez pas besoin de restaurer une ancienne version d'un fichier.

Les e-mails constituent souvent une option "adéquate" pour les petites équipes. Toutefois, une solution de contrôle des versions établie est non seulement plus pratique, mais aussi plus sécurisée. La suppression des e-mails est facile et si votre serveur de messagerie impose des quotas de stockage, cela devient même obligatoire. Malheureusement, dès que vous supprimez un message contenant une pièce jointe, cette version du document est irrécupérable. Si votre équipe ne fait pas attention, vous risquez de perdre des données importantes.


Comment accéder à mes fichiers sur mes appareils mobiles ?

Le partage des fichiers par e-mail sur un appareil mobile présente les mêmes avantages et inconvénients que sur un ordinateur de bureau. Si votre équipe utilise des appareils mobiles pour ses activités professionnelles, elle dispose déjà probablement d'un compte de messagerie. Par contre, la mise à jour des documents reste un problème.

E-mail

  • Ouvrez l'application de messagerie sur votre appareil mobile.
  • Retrouvez le message contenant le fichier.
  • Téléchargez le fichier et modifiez-le dans l'application souhaitée.
  • Une fois cela fait, renvoyez les changements par e-mail à votre équipe.

Dropbox

  • Téléchargez l'application Dropbox mobile.
  • Connectez-vous à votre compte et affichez les documents directement depuis l'application Dropbox mobile.
  • Avec les applications mobiles connectées à Dropbox comme Microsoft Office, vos modifications sont synchronisées sur tous vos appareils.

Sur les appareils mobiles, Dropbox présente un énorme avantage par rapport aux e-mails : il offre un système de fichiers clair et simple. Au lieu de vous obliger à parcourir vos e-mails pour retrouver la pièce jointe que vous cherchez, Dropbox vous permet d'organiser les documents dans un dossier, avec un système d'arborescence que vous maîtrisez déjà. Avec l'application Dropbox mobile, vous accédez facilement à un aperçu des dernières versions en date de vos fichiers, et votre boîte aux lettres n'est plus saturée de pièces jointes à chaque petite correction.