FTP

Comment configurer un serveur FTP ?

La configuration d'un serveur FTP et des droits d'accès des différents membres est un processus qui peut s'avérer compliqué. Vous devez par exemple définir le type d'accès au shell et les autorisations du système de fichiers pour chaque compte FTP. En outre, chaque membre de l'équipe doit apprendre à utiliser un client FTP.

FTP

  • Acquisition d'un serveur FTP
  • Connexion à l'interface d'administration du serveur
  • Création d'un compte FTP pour chaque utilisateur
  • Installation d'un client FTP sur tous les ordinateurs des utilisateurs

Dropbox

  • Inscription à Dropbox
  • Téléchargement de l'application Dropbox

La mise en route de Dropbox est simple et rapide. Les fichiers sont stockés dans le cloud et vous n'avez donc pas à interagir avec un serveur. La configuration du logiciel étant réduite au strict minimum, les membres de l'équipe peuvent se concentrer sur des tâches importantes au lieu de batailler avec un logiciel FTP complexe.


Comment partager un fichier avec un membre de l'équipe ?

L'approche manuelle de la technologie FTP entraîne de nombreux échanges entre les membres de l'équipe. Chaque fois qu'un fichier est modifié, il doit être transféré sur le serveur FTP pour pouvoir être partagé. Toutes les personnes qui souhaitent accéder à la dernière version doivent télécharger de nouveau le fichier. Si les membres de votre équipe ont l'habitude de partager des modifications, cette approche devient vite ingérable.

FTP

  • Ouvrez votre client FTP.
  • Saisissez l'URL du serveur, le port, ainsi que les identifiants de connexion à votre compte FTP.
  • Connectez-vous au serveur.
  • Utilisez l'explorateur de fichiers de votre client FTP pour localiser le fichier sur votre ordinateur.
  • Transférez le fichier sur le serveur.
  • Indiquez aux membres de l'équipe de se connecter au serveur FTP et de télécharger le fichier sur leur ordinateur.
  • Répétez la procédure à chaque fois que le fichier est mis à jour.

Dropbox

  • Créez un dossier dans votre Dropbox pour partager des documents avec votre équipe.
  • Cliquez avec le bouton droit sur le dossier et partagez-le avec les membres de votre équipe.
  • Placez un fichier dans le dossier partagé sur votre ordinateur. Le fichier s'affiche automatiquement dans le dossier Dropbox des membres de votre équipe.
  • Dès qu'un membre modifie le fichier, la copie de tous les autres membres est automatiquement mise à jour.

Avec Dropbox, une fois le dossier partagé configuré, la collaboration est entièrement automatique. Tous les membres du dossier ont accès "en direct" à leur propre copie modifiable du fichier, et dès qu'un membre apporte une modification, les mises à jour s'affichent immédiatement sur l'ordinateur des autres membres, comme par magie. Ainsi, vous n'avez plus à vous soucier des conflits de versions.


Comment partager un fichier avec un client ?

Avec un serveur FTP, il est parfois difficile de mettre des fichiers à la disposition de vos clients de façon sécurisée. Vous souhaitez peut-être les empêcher de modifier vos documents, auquel cas leurs comptes FTP doivent disposer d'un accès en lecture seule. En outre, vous ne souhaitez sans doute pas non plus les laisser accéder à tous vos fichiers internes. Mais pour cela, votre administrateur système doit configurer avec précision les autorisations du système de fichiers du serveur FTP.

FTP

  • Installation d'un logiciel FTP sur les ordinateurs de votre client
  • La création d'un compte FTP pour votre client... une opération qui peut s'avérer délicate :
    • Le compte FTP ne doit avoir qu'une autorisation de lecture seule.
    • Le compte FTP ne doit avoir accès qu'aux fichiers souhaités.
  • Transmission au client des informations de connexion au serveur FTP et du chemin d'accès au fichier sur le serveur
  • Le client peut alors télécharger les fichiers souhaités tout comme les membres de votre équipe

Dropbox

  • Clic droit sur un fichier de votre dossier Dropbox
  • Sélection de l'élément de menu Partager le lien Dropbox en vue de générer un lien de partage
  • Envoyez le lien à votre client, qui peut alors consulter ou télécharger le fichier avec n'importe quel navigateur Web

Avec Dropbox, vous séparez plus facilement les fichiers de votre équipe de ceux de vos clients. Les liens de partage sont totalement indépendants des dossiers Dropbox partagés de votre équipe, et vos clients n'ont donc accès qu'aux fichiers que vous souhaitez partager. Comme aucun autre logiciel n'est requis, les clients peuvent accéder aux fichiers sans apprentissage préalable. Si vous utilisez Dropbox Pro ou Dropbox Business, vous pouvez aussi définir des mots de passe et des délais de validité pour vos liens. Enfin, vous pouvez à tout moment révoquer l'accès à un document, en désactivant tout simplement le lien.


Comment collaborer avec d'autres utilisateurs sur le même fichier ?

Lorsque plusieurs personnes travaillent sur le même fichier, cela peut générer un conflit : quelles modifications faut-il accepter ? Imaginons que deux utilisateurs modifient le même document. Le premier termine sa mise à jour et transfère le fichier sur le serveur FTP. Un peu plus tard, le second utilisateur fait de même, effaçant ainsi tout le travail du premier.

Le mode de traitement de ce problème est très différent selon que vous utilisiez un serveur FTP ou Dropbox.

FTP

  • Le FTP ne prend pas en charge la résolution des conflits.
  • La copie la plus récente du fichier écrase le travail de tous les autres utilisateurs.
  • Les solutions consistent à "emprunter" les fichiers (comme on emprunte un livre) ainsi une seule personne peut les modifier à la fois.

Dropbox

  • En cas de conflit, Dropbox conserve les deux copies du fichier.
  • Vous pouvez ainsi consulter les modifications des deux utilisateurs et décider comment les fusionner.

Avec un serveur FTP, les conflits de versions peuvent représenter un véritable risque de perte de données. La seule façon d'éviter ce type d'erreur humaine consiste à mettre en place une procédure pour restreindre la modification d'un fichier à une seule personne à la fois.

À l'inverse, la création de copies en conflit par Dropbox agit comme un filet de sécurité pour éviter toute perte de données. Vous n'avez plus à vous soucier de vérifier les fichiers ou à craindre le remplacement des données d'un autre utilisateur, car Dropbox vous informe dès la survenue d'un conflit.


Comment gérer les anciennes versions d'un fichier ?

Un serveur FTP contient une seule copie de chaque fichier (la version en cours). Il n'a aucune notion de l'historique d'un fichier, ce qui crée un risque de perte de données. Par exemple, si un utilisateur supprime des informations dans un fichier et transfère à nouveau le document sur le serveur, ces informations sont perdues à jamais.

FTP

  • Le FTP ne prend pas en charge le contrôle des versions de fichier.
  • Une solution courante consiste à copier le fichier et à le renommer pour inclure le numéro de version.

Dropbox

  • Cliquez avec le bouton droit sur le fichier dans votre dossier Dropbox.
  • Choisissez Afficher les versions précédentes dans le menu pour voir l'historique du fichier.
  • Sélectionnez la version souhaitée et cliquez sur Restaurer.

Lorsque vos fichiers sont stockés sur Dropbox, la moindre modification enregistrée est consignée. Si vous réalisez que des données importantes ont été supprimées il y a un certain temps, vous pouvez les récupérer en seulement quelques clics. Comme pour le partage de fichiers, le contrôle des versions est entièrement automatique. Vous n'avez jamais à vous en soucier, et vous pouvez consulter une ancienne version d'un fichier dès que vous en avez besoin.


Comment accéder à mes fichiers sur mes appareils mobiles ?

Les restrictions du protocole FTP sont les mêmes sur les appareils mobiles que sur les ordinateurs de bureau. Sur votre appareil mobile, vous avez également besoin d'un logiciel FTP dédié et vous devez synchroniser manuellement les fichiers dès qu'un utilisateur apporte une modification.

FTP

  • Installez un logiciel FTP sur votre appareil mobile.
  • Connectez-vous à votre serveur FTP et téléchargez le fichier.
  • Téléchargez/Transférez le fichier manuellement à chaque fois que vous voulez partager une modification avec votre équipe.

Dropbox

  • Téléchargez l'application Dropbox mobile.
  • Connectez-vous à votre compte. Vous pouvez afficher les documents directement depuis l'application Dropbox mobile.
  • Avec les applications mobiles connectées à Dropbox comme Microsoft Office, vos modifications sont synchronisées sur tous vos appareils.

Dropbox est disponible sur la plupart des appareils mobiles, y compris les appareils iOS, Android, Windows Phone et les tablettes Windows. Vous pouvez également accéder à vos fichiers sur le site Web de Dropbox. L'application Dropbox mobile vous permet d'accéder à vos fichiers, de les modifier à l'aide d'applications tierces et de créer des liens de partage pour vos clients.