Configuration des dossiers

La configuration d'une structure de dossiers initiale simplifie l'ajout de membres et la gestion des fichiers.

La mise en place d'une structure pour le travail de votre équipe garantit que vous avez accès aux dossiers partagés importants, ce qui peut être pratique si vous devez récupérer des fichiers supprimés ou gérer les droits d'accès.


Partage de dossiers

L'accès aux documents de votre équipe est déterminé par dossier. Par défaut, tous les dossiers sont privés et vous devez inviter des utilisateurs pour qu'ils puissent accéder aux dossiers partagés. Si un dossier n'est pas partagé, les autres utilisateurs ne savent pas qu'il existe.

Vous pouvez créer un dossier partagé et inviter des membres de l'équipe en particulier ou des groupes dans leur intégralité. Lorsqu'ils acceptent l'invitation, tous les fichiers que vous ajoutez ou modifiez dans ce dossier sont automatiquement synchronisés sur leurs appareils (et vice-versa). Par exemple, vous pouvez créer un dossier "Comptabilité", inviter les membres de l'équipe comptable, puis y ajouter et modifier des fichiers. Tout le monde sera toujours sur la même longueur d'onde.

Pour créer un dossier partagé :

  1. Connectez-vous au site Web de Dropbox.
  2. Cliquez sur l'icône Partager un dossier dans l'angle supérieur droit :
  3. Choisissez entre Partager un dossier existant ou Créer un dossier.
  4. Sélectionnez le dossier à partager ou attribuez un nom au dossier à créer.
  5. Ajoutez les groupes et/ou les adresses e-mail des utilisateurs avec lesquels vous souhaitez collaborer dans votre dossier partagé, ainsi qu'un message personnel à leur intention si vous le souhaitez.
  6. Cliquez sur Partager le dossier.


Dossiers d'équipe

Les dossiers d'équipe sont des types particuliers de dossiers partagés qu'un administrateur peut créer. Ils apparaissent automatiquement dans la Dropbox de chaque membre, ce qui rend l'ajout de grands groupes très simple.

Pour créer un dossier d'équipe, il vous suffit d'accéder à l'onglet Dossier d'équipe dans l'interface d'administration.


Partage de dossiers et de sous-dossiers

Pour simplifier la configuration des autorisations lors du partage, Dropbox ne vous autorise pas à partager un dossier qui se trouve dans un autre dossier partagé.

Vous pouvez partager le dossier principal ou ses sous-dossiers, mais pas les deux. Sachez que cette règle ne s'applique pas aux dossiers d'équipe.

En règle générale, il est plus facile d'organiser des fichiers en fonction des personnes qui ont besoin d'y accéder. Voici donc deux structures de dossiers qui suivent des workflows courants.


Organisation par équipe

Organisez vos dossiers par service de façon à ce que les membres de l'équipe aient uniquement accès aux documents dont ils ont besoin.


Organisation par projet ou client

La création d'un dossier partagé pour chaque projet ou client permet une meilleure coordination entre les membres de l'équipe, tout en évitant d'accorder par erreur l'accès à la mauvaise personne.

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