Gestion et contrôle des groupes

Grâce aux groupes, les équipes peuvent gérer plus facilement l'accès à leurs dossiers partagés. En tant qu'administrateur, vous pouvez afficher et gérer tous les groupes de votre équipe et définir qui peut créer des groupes.

Grâce aux groupes, les membres de l'équipe peuvent créer des listes de personnes qui ont la plupart du temps besoin d'accéder aux mêmes fichiers ou dossiers (même service, même équipe ou même fonction, par exemple). Les membres que vous ajoutez à un groupe sont automatiquement ajoutés à tous les dossiers partagés pour lesquels le groupe a reçu une invitation.

La création de groupes facilite la collaboration au sein de votre équipe. Par exemple, au lieu d'inviter un à un les membres de l'équipe marketing à rejoindre le dossier d'un projet, le responsable marketing peut envoyer une invitation à tous les membres du groupe "Marketing". Lorsque l'invitation est envoyée au groupe, tous les membres du groupe reçoivent automatiquement une invitation à rejoindre le nouveau dossier.

Points clés :

  • Affichez tous les groupes de votre équipe.
  • Ajoutez des membres de l'équipe à des groupes ou supprimez-les des groupes.
  • Limitez la création de groupes aux seuls administrateurs de votre équipe.

Création de groupes

Par défaut, les administrateurs et les membres de l'équipe peuvent créer des groupes. Cliquez ici pour découvrir en détail comment les membres de l'équipe peuvent créer des groupes.

Pour créer un groupe à partir de l'interface d'administration :

  1. Connectez-vous à votre compte Dropbox Business.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Dans la barre latérale située à gauche, cliquez sur Groupes.
  4. Dans la partie droite de la page, cliquez sur le bouton Nouveau groupe .
  5. Saisissez le nom du groupe. Celui-ci sera visible par tous les membres de l'équipe, qui l'utiliseront pour inviter le groupe à rejoindre de nouveaux dossiers partagés. En tant que propriétaire de ce groupe, vous pouvez le renommer à tout moment.
  6. Cliquez sur le bouton Créer un groupe.

Remarque : un nom de groupe ne peut pas être utilisé plusieurs fois au sein de la même équipe. Dès lors qu'un groupe a été créé pour une équipe, les autres membres obtiennent un message d'erreur s'ils essaient de créer un nouveau groupe portant le même nom.


Affichage et gestion des groupes de votre équipe

Si vous êtes administrateur d'un compte Dropbox Business, vous pouvez afficher et gérer tous les groupes au sein de votre équipe.

Pour afficher les groupes de votre équipe :

  1. Connectez-vous à votre compte Dropbox Business.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Dans la barre latérale située à gauche, cliquez sur Groupes. Tous les groupes créés par les membres de l'équipe figurent sur cette page.

Remarque : en tant que propriétaire, vous disposez automatiquement de droits de propriété sur chaque groupe de votre équipe et pouvez les gérer. Pour créer un nouveau groupe, cliquez sur le bouton Créer un groupe. Pour modifier un groupe, sélectionnez le nom des groupes que vous souhaitez modifier.


Affichage et gestion des groupes d'un membre

En tant qu'administrateur, vous pouvez aussi afficher et gérer les groupes de chacun des membres de l'équipe. Cela peut s'avérer utile lorsque de nouveaux collaborateurs sont recrutés (vous pouvez les ajouter facilement à tous les groupes souhaités) ou lorsqu'un collaborateur change de fonction (vous pouvez alors modifier ses groupes en conséquence).

Pour afficher la liste des groupes d'un membre de l'équipe :

  1. Accédez à l'interface d'administration et cliquez sur Membres dans la barre latérale située à gauche.
  2. Cliquez sur le nom du compte du membre d'équipe à consulter.
  3. Dans la section Gestion des groupes, une liste de tous les groupes auxquels appartient le membre est affichée.

Mise en place de restrictions pour la création des groupes

Par défaut, les membres de l'équipe sont autorisés à créer des groupes, mais vous pouvez limiter cette possibilité aux seuls administrateurs si vous le souhaitez.

Pour limiter la possibilité de créer des groupes aux seuls administrateurs :

  1. Accédez à l'interface d'administration et cliquez sur Groupes dans la barre latérale située à gauche.
  2. Sous "Qui peut créer des groupes ?", sélectionnez Administrateurs.

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