Prise en main de Dropbox : modèles d'e-mails d'invitation à envoyer à votre équipe

Pour que la transition de votre équipe vers Dropbox Business soit réussie, il est essentiel que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Pour faciliter l'ajout de membres à l'équipe, nous avons rédigé des modèles d'e-mails reprenant les points les plus importants. Parcourez les messages types ci-dessous ou créez le vôtre.

Sections dans cet article:

E-mail d'annonce et de pré-invitation

Nous recommandons à tous les administrateurs d'envoyer une annonce de pré-invitation une à deux semaines avant le déploiement de Dropbox Business.

Objet : Prochainement : nouvelle solution de stockage centralisé et de partage de fichiers

[INSÉRER LE NOM DE L'ENTREPRISE] commencera à utiliser Dropbox Business pour permettre à nos équipes de mieux s'organiser, de collaborer plus facilement et de protéger les données de l'entreprise. Vous devriez recevoir une invitation par e-mail de Dropbox le [INSÉRER LA DATE].

Dropbox vous permettra de réaliser les actions suivantes :

  • Stocker tous vos fichiers professionnels et y accéder au même endroit
  • Collaborer sur des fichiers facilement et en toute sécurité
  • Accéder à vos fichiers à distance, sans VPN

Que devez-vous faire ?

  • Patientez jusqu'à réception de l'e-mail de Dropbox et acceptez l'invitation.
  • Pour un aperçu du processus d'inscription et pour être certain que vos données existantes soient stockées au bon endroit, consultez ces instructions destinées aux nouveaux utilisateurs.
  • Si vous possédez déjà un compte Dropbox associé à votre adresse e-mail [INSÉRER LE NOM DE L'ENTREPRISE], passez à un compte professionnel pour profiter de plus d'espace et de fonctionnalités supplémentaires. Vous pourrez cloisonner parfaitement vos fichiers professionnels et vos fichiers personnels.
  • Découvrez comment utiliser Dropbox en suivant notre autoformation.

Des questions ? Envoyez un message à ADMIN@NOMENTREPRISE.COM.

Inviter des membres de l'équipe par le biais de l'interface d'administration

Envoyez cet e-mail le jour où vous invitez votre équipe par le biais de l'interface d'administration de Dropbox Business (ou la veille).

Objet : Vous êtes invité à rejoindre l'équipe Dropbox [ENTREPRISE]

Nous avons opté pour la solution Dropbox Business pour le stockage, la consultation et le partage des fichiers [INSÉRER LE NOM DE L'ENTREPRISE]. D'ici [LA FIN DE LA JOURNÉE/DEMAIN], vous recevrez un e-mail vous invitant à rejoindre l'équipe. Pour profiter des fonctionnalités de collaboration avancées et de l'accès à distance, sélectionnez Rejoindre l'équipe dans le message d'invitation, puis suivez les instructions relatives à l'inscription.

J'utilise déjà Dropbox dans le cadre de mon travail. Que dois-je faire ?

Désormais, vous n'aurez plus à utiliser l'espace de votre compte personnel ! Avec un compte Dropbox Business, vous pourrez plus facilement partager vos fichiers volumineux, et collaborer au sein de votre équipe ou avec des personnes extérieures. Lorsque vous rejoignez l'équipe, vous pouvez choisir la destination des fichiers de votre compte existant. Si vous sélectionnez “Conserver mes fichiers dans ma Dropbox [INSÉRER LE NOM DE L'ENTREPRISE]”, vous n'aurez pas à transférer ni à partager de nouveau le moindre fichier.

Que faire si j'ai déjà réglé l'abonnement relatif à mon compte Dropbox personnel ?

Aucun problème ! Dropbox vous remboursera automatiquement le solde restant de votre compte au moment où vous rejoindrez le compte Dropbox Business de [INSÉRER LE NOM DE L'ENTREPRISE]. Pour en savoir plus sur le transfert d'un compte existant, consultez notre centre d'assistance.

Que faire si je stocke des fichiers personnels dans mon compte Dropbox ?

Si vous avez créé un compte personnel avec votre adresse e-mail professionnelle, vous pouvez déplacer vos fichiers dans un compte Dropbox personnel associé à une adresse e-mail personnelle au moment de rejoindre l'équipe. Lorsque vous êtes invité à choisir la destination des fichiers, sélectionnez “Déplacer mes fichiers vers une nouvelle Dropbox personnelle”.

Si vous avez créé un compte Dropbox avec votre adresse e-mail personnelle, votre compte [INSÉRER LE NOM DE L'ENTREPRISE] n'aura pas d'incidence sur votre compte personnel. Vos fichiers personnels resteront privés. Si vous associez vos comptes, vous pourrez accéder à vos fichiers personnels et professionnels où que vous soyez, tout en les maintenant cloisonnés.

Pour mieux comprendre comment rejoindre l'équipe, consultez ces instructions destinées aux nouveaux utilisateurs.

Si vous souhaitez en savoir plus sur l'utilisation de votre nouveau compte Dropbox Business, suivez notre autoformation.

Cordialement,

[NOM DE L'ADMINISTRATEUR]

E-mail de rappel (pour les invitations envoyées via l'interface d'administration)

Au bout d'une semaine, si certains membres de l'équipe n'ont toujours pas accepté l'invitation, envoyez-leur un rappel en vous aidant de ce modèle.

Objet : Rappel ! Rejoignez la Dropbox [ENTREPRISE] aujourd'hui

Chez [INSÉRER LE NOM DE L'ENTREPRISE], nous avons mis en place la solution Dropbox Business pour optimiser l'organisation de nos fichiers et protéger les données de l'entreprise. Vous avez dû recevoir un e-mail vous invitant à rejoindre le compte de l'entreprise, mais vous ne vous êtes pas encore inscrit. La procédure est simple. Cela ne devrait vous prendre que quelques instants.

Veuillez accepter l'invitation Dropbox Business d'ici le [INSÉRER LA DATE] afin de commencer à collaborer avec vos collègues et à accéder à vos fichiers à distance. Pour mieux comprendre comment rejoindre l'équipe, consultez ces instructions. Si vous ne trouvez pas l'invitation ou si vous rencontrez des difficultés, veuillez répondre à ce message ou nous contacter à l'adresse [INSÉRER L'ADRESSE E-MAIL] pour obtenir de l'aide.

Pourquoi dois-je rejoindre l'équipe Dropbox Business ?

  • Accédez partout à vos fichiers, depuis n'importe quel appareil.
  • Restaurez les versions précédentes d'un fichier, ou des fichiers supprimés. 
  • Partagez des fichiers volumineux sans vous soucier de la taille des pièces jointes.
  • Prévisualisez et commentez plus de 150 types de fichiers, sans avoir à télécharger d'autres logiciels.
  • Obtenez plus d'espace de stockage.

Pour en savoir plus sur l'utilisation de votre nouveau compte Dropbox Business, suivez notre autoformation.

Merci,

[NOM DE L'ADMINISTRATEUR]

Inviter des membres de l'équipe par le biais de l'authentification unique

Si vous avez intégré Dropbox avec un fournisseur d'authentification unique, utilisez ce modèle pour inviter les nouveaux membres à rejoindre votre équipe.

Objet : Vous êtes invité à rejoindre l'équipe Dropbox [ENTREPRISE]

Nous avons opté pour la solution Dropbox Business pour le stockage, la consultation et le partage des fichiers [INSÉRER LE NOM DE L'ENTREPRISE]. Pour profiter des fonctionnalités de collaboration avancées et de l'accès à distance, cliquez ici et inscrivez-vous en utilisant votre adresse e-mail professionnelle afin de vous identifier via l'authentification unique.

J'utilise déjà Dropbox dans le cadre de mon travail. Que dois-je faire ?

Désormais, vous n'aurez plus à utiliser l'espace de votre compte personnel ! Avec un compte Dropbox Business, vous pourrez plus facilement partager vos fichiers volumineux, et collaborer au sein de votre équipe ou avec des personnes extérieures. Lorsque vous rejoignez l'équipe, vous pouvez choisir la destination des fichiers de votre compte existant. Si vous sélectionnez “Conserver mes fichiers dans ma Dropbox [INSÉRER LE NOM DE L'ENTREPRISE]”, vous n'aurez pas à transférer ni à partager de nouveau le moindre fichier.

Que faire si j'ai déjà réglé l'abonnement relatif à mon compte Dropbox personnel ?

Aucun problème ! Dropbox vous remboursera automatiquement le solde restant de votre compte Dropbox Pro/Plus au moment où vous rejoindrez le compte Dropbox Business de [INSÉRER LE NOM DE L'ENTREPRISE]. Pour en savoir plus sur le transfert d'un compte existant, consultez notre centre d'assistance.

Que faire si je stocke des fichiers personnels dans mon compte Dropbox ?

Si vous avez créé un compte personnel avec votre adresse e-mail professionnelle, vous pouvez déplacer vos fichiers dans un compte Dropbox personnel associé à une adresse e-mail personnelle au moment de rejoindre l'équipe. Lorsque vous êtes invité à choisir la destination des fichiers, sélectionnez “Déplacer mes fichiers vers une nouvelle Dropbox personnelle”.

Si vous avez créé un compte Dropbox avec votre adresse e-mail personnelle, votre compte [INSÉRER LE NOM DE L'ENTREPRISE] n'aura pas d'incidence sur votre compte personnel. Vos fichiers personnels resteront privés. Si vous associez vos comptes, vous pourrez accéder à vos fichiers personnels et professionnels où que vous soyez, tout en les maintenant cloisonnés.

Pour en savoir plus sur l'utilisation de votre nouveau compte Dropbox Business, suivez notre autoformation.

Cordialement,

[NOM DE L'ADMINISTRATEUR]

E-mail de rappel (pour les invitations envoyées via l'authentification unique)

Au bout d'une semaine, si certains membres de l'équipe n'ont toujours pas accepté l'invitation, envoyez-leur un rappel en vous aidant de ce modèle.

Objet : Rappel ! Rejoignez la Dropbox [ENTREPRISE] aujourd'hui

Chez [INSÉRER LE NOM DE L'ENTREPRISE], nous avons mis en place la solution Dropbox Business pour optimiser l'organisation de nos fichiers et protéger les données de l'entreprise. Vous avez dû recevoir un e-mail vous invitant à rejoindre le compte de l'entreprise, mais vous ne vous êtes pas encore inscrit. La procédure est simple et rapide. Merci de prendre le temps de le faire d'ici le [INSÉRER LA DATE].

Pour commencer à collaborer avec vos collègues, accédez au site https://www.dropbox.com/sso et inscrivez-vous en utilisant votre adresse e-mail professionnelle.  Si vous avez besoin de conseils supplémentaires relatifs à la connexion, consultez ces instructions. Si vous rencontrez des difficultés, répondez-nous ici ou contactez-nous à l'adresse [INSÉRER L'ADRESSE E-MAIL] pour obtenir de l'aide.

Pourquoi dois-je rejoindre l'équipe Dropbox Business ?

  • Accédez partout à vos fichiers, depuis n'importe quel appareil.
  • Restaurez les versions précédentes d'un fichier, ou des fichiers supprimés. 
  • Partagez des fichiers volumineux sans vous soucier de la taille des pièces jointes.
  • Prévisualisez et commentez plus de 150 types de fichiers, sans avoir à télécharger d'autres logiciels.
  • Obtenez plus d'espace de stockage.

Pour en savoir plus sur l'utilisation de votre nouveau compte Dropbox Business, suivez notre autoformation.

Merci,

[NOM DE L'ADMINISTRATEUR]

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