Prise en main de Dropbox : administrateurs

Félicitations ! Avec Dropbox Business, vous avez fait le bon choix. Ce guide vous explique comment configurer votre compte, en huit étapes simples. En adoptant Dropbox Business, vous aiderez votre équipe à mieux s'organiser, à collaborer plus facilement et à protéger ses fichiers.

En tant qu'administrateur, vous pouvez facilement ajouter et supprimer des membres, surveiller les activités de partage et protéger les données de votre entreprise. Pour que votre équipe puisse collaborer efficacement au plus vite, nous vous recommandons de suivre ces étapes au cours des 30 premiers jours.

Une autre personne que vous sera amenée à participer à la configuration de votre équipe ? Découvrez comment ajouter ou modifier un administrateur.

Remarques avant de commencer

1. Créez un espace de collaboration pour votre équipe

Avec un espace d'équipe bien organisé, votre équipe pourra rapidement tirer le meilleur parti de Dropbox Business. Votre équipe dispose d'un espace de travail partagé qui fonctionne comme un lecteur partagé. Créez des dossiers accessibles par quelques personnes seulement ou par l'ensemble de l'équipe. Par défaut, tout le monde a accès aux dossiers, mais vous pouvez modifier les autorisations pour chaque dossier. En outre, vous disposerez votre propre dossier dans lequel vous pourrez stocker vos fichiers personnels.

Partager des dossiers dans l'espace d'équipe et conserver les fichiers personnels dans l'espace du membre
Partager des dossiers dans l'espace d'équipe et conserver les fichiers personnels dans l'espace du membre

Pour mettre en place votre espace d'équipe :

  • Créez l'arborescence initiale des dossiers (vous pourrez à tout moment la modifier et la compléter par la suite). Pour une meilleure efficacité, il est préférable d'organiser les dossiers de façon claire en fonction de la structure de votre organisation. Vous pouvez commencer par ajouter des dossiers pour chaque équipe fonctionnelle, par exemple "Comptabilité”, "Ventes” et "Marketing”.
  • Ajoutez des documents professionnels. Pour aider votre équipe à se lancer, ajoutez des documents, des fichiers PDF ou des feuilles de calcul. Encouragez les responsables d'équipe à poursuivre sur la même voie.
  • Tant que vous y êtes, pensez à organiser les utilisateurs en groupes, en fonction des équipes fonctionnelles ou des départements de votre organisation.

case cochée Configurer votre espace d'équipe

2. Communiquez avec votre équipe

Pour que le déploiement soit réussi, il est essentiel que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Pour faciliter l'ajout de membres à l'équipe, nous avons rédigé des modèles d'e-mails reprenant les points les plus importants. Parcourez les messages types ci-dessous ou créez le vôtre.

case cochée Explorer les modèles

ampouleLe saviez-vous ?

Si un membre de votre équipe a utilisé son adresse e-mail professionnelle pour créer un compte Dropbox séparé, il peut migrer ce compte vers votre équipe Dropbox Business.

3. Ajoutez des utilisateurs à votre équipe

Selon la taille de votre entreprise, il peut être utile de sélectionner certains utilisateurs pilotes, qui pourront tester les outils Dropbox avant de déployer la solution auprès de l'ensemble de l'équipe. Si votre entreprise compte moins de 50 collaborateurs, vous ne prenez pas trop de risques en déployant Dropbox auprès de tous les utilisateurs à la fois.

Pour inviter des utilisateurs à rejoindre votre équipe, deux possibilités s'offrent à vous :

case cochée Saisir des adresses e-mail par le biais de l'interface d'administration (méthode simple, recommandée pour la plupart des équipes)

case cochée Utiliser le connecteur Active Directory ou un partenaire de gestion des identités (moins courant, mais utile pour les entreprises qui ont déjà mis en place de nombreuses intégrations)

4. Utilisez Dropbox encore plus facilement avec l'application de bureau

Une fois que vous avez installé l'application, Dropbox fonctionne comme tous les autres dossiers de votre ordinateur. Pour placer des fichiers dans votre dossier Dropbox, il vous suffit de les glisser-déposer ou de cliquer dessus avec le bouton droit de la souris. Ils seront automatiquement transférés vers Dropbox et vous pourrez y accéder où que vous soyez, depuis l'application de bureau, les applications mobiles ou le site Web de Dropbox.

case cochée Télécharger et installer l'application pour Mac, Windows ou Linux

ampouleLe saviez-vous ?

Les membres d'une équipe Dropbox Business peuvent associer un compte personnel et un compte professionnel pour accéder à leurs deux comptes à partir du même appareil.

Vous pouvez aider les membres de votre équipe à associer ou dissocier leur compte personnel.

5. Économisez de l'espace sur votre disque dur grâce à Smart Sync

Smart Sync est une fonctionnalité Dropbox qui permet aux membres de votre équipe de voir tous les fichiers et dossiers de leur Dropbox, et d'y accéder directement à partir de leur ordinateur, sans qu'ils encombrent leur disque dur. C'est la solution idéale pour récupérer des gigaoctets d'espace sans rien changer aux habitudes de l'équipe. Vous pouvez choisir ci-dessous si les nouveaux fichiers doivent être téléchargés automatiquement sur les ordinateurs de votre équipe ou s'ils doivent être disponibles en ligne.

case cochée Consulter les paramètres Smart Sync

6. Protégez votre équipe au moyen de paramètres de sécurité supplémentaires

Par défaut, Dropbox respecte les standards de chiffrement et de sécurité les plus courants. Néanmoins, nous vous recommandons de prendre les mesures suivantes pour protéger au mieux votre équipe et vos données.

case cochée Activer la validation en deux étapes (2FA) pour l'ensemble de votre équipe

case cochée Définir des autorisations de partage à l'échelle de l'équipe

case cochée Activer l'authentification unique (équipes Advanced uniquement)

ampouleLe saviez-vous ?

Vous pouvez utiliser Dropbox Business pour migrer vers Dropbox les données d'entreprise stockées sur un serveur

7. Connectez Dropbox à vos applications de productivité favorites

Limitez les interruptions de workflow en associant Dropbox aux applications que vous utilisez et appréciez déjà. Que vous utilisiez des solutions Google, Microsoft, Adobe, Slack, Salesforce ou Atlassian, nous avons certainement l'intégration qui évitera à votre équipe de jongler entre les outils et de faire deux fois le même travail. Consultez la liste de nos partenaires et, pour commencer, essayez de vous connecter à au moins une application tierce.

case cochée Connecter des applications tierces

8. Obtenez plus d'informations sur Dropbox

Dropbox ne se limite pas à la synchronisation de fichiers et de dossiers. Ce guide vous indique les étapes les plus importantes pour bien débuter avec Dropbox. Cependant, si vous souhaitez plus d'informations, nous vous invitons à consulter nos cours d'autoformation :

case cochée Accéder aux cours

C'est tout ! Au terme de ces étapes, tout est configuré et vous êtes prêt à utiliser Dropbox avec votre équipe. Si vous souhaitez consulter nos ressources complémentaires, voici les liens correspondants :

case cochée Consulter le centre d'assistance pour en savoir plus sur Dropbox

case cochée Contacter l'assistance Dropbox

case cochée Vérifier l'état des services Dropbox

 

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