Centralisation des données de l'entreprise dans les dossiers d'équipe

Les dossiers d'équipe vous aident à organiser et à structurer vos données d'entreprise dans Dropbox. Ces dossiers sont créés par un administrateur ; ils appartiennent à l'entreprise et permettent de partager des fichiers avec les membres de l'équipe ou des contributeurs externes travaillant sur les mêmes projets.

Dans cet article, vous apprendrez à :

  • Créer des dossiers d'équipe
  • Gérer les paramètres de synchronisation des dossiers d'équipe
  • Définir les autorisations d'accès d'utilisateurs donnés

Un dossier d'équipe est d'abord partagé avec des groupes Dropbox, qui incluent les membres de l'équipe dont les fonctions sont similaires (ex. un groupe Finances). L'administrateur qui a créé le dossier d'équipe définit ensuite le niveau d'accès adapté (lecture seule ou modification) à chaque groupe.

Les sous-dossiers créés dans un dossier d'équipe sont partagés automatiquement avec ces groupes. Leur partage est également possible avec des membres individuels de l'équipe ou des personnes extérieures à celle-ci. L'administrateur peut accorder des droits de lecture seule ou de modification aux membres individuels dans les sous-dossiers, tout comme il le ferait pour les groupes.

Pour commencer à utiliser les groupes, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Cliquez sur Dossiers d'équipe.
  4. Cliquez sur Créer un dossier d'équipe.
  5. Donnez un nom à votre dossier d'équipe.
  6. Ajoutez un ou plusieurs groupes qui ont besoin d'accéder au dossier d'équipe, et accordez-leur des droits de lecture seule ou de modification.
    • Pour créer des groupes, accédez à la page Groupes.
    • Tous les membres du groupe ajouté ont accès au dossier d'équipe et à tout son contenu.
    • N'oubliez pas que les dossiers d'équipe doivent être partagés avec des groupes Dropbox, et non avec des utilisateurs spécifiques. Nous évoquerons ensuite le partage de sous-dossiers de dossiers d'équipe avec des personnes qui font partie ou non de l'entreprise.
  7. Pour créer un sous-dossier (un dossier inséré dans un dossier d'équipe), cliquez pour accéder au dossier d'équipe.
  8. Cliquez avec le bouton droit, puis sélectionnez Nouveau dossier.
  9. Nommez le sous-dossier.
  10. Une fois le sous-dossier créé, passez la souris dessus et cliquez sur Gérer l'accès.
    • Vous pouvez partager un sous-dossier avec des utilisateurs spécifiques ou d'autres groupes, et modifier leurs droits d'accès (Modification autorisée) ou (Lecture seule).
  11. Vérifiez que les autorisations d'accès sont correctes.
  12. Pour centraliser les données de l'entreprise, encouragez les membres de l'équipe à déplacer leurs dossiers partagés dans un dossier d'équipe.
    • Les propriétaires de dossiers partagés peuvent déplacer ces dossiers dans un dossier d'équipe. Ce faisant, ils transfèrent la propriété des fichiers à l'entreprise.

Les dossiers d'équipe en pratique

Pour vous aider à mieux comprendre les dossiers d'équipe, nous allons vous expliquer l'utilisation que pourrait en faire une entreprise. Imaginons que le responsable d'une équipe marketing ait à planifier des événements sur toute l'année. Chaque événement s'adresse à des personnes et des équipes différentes, mais l'entreprise souhaite centraliser tous les fichiers relatifs aux événements. La solution ? Un dossier d'équipe !

Dans notre exemple, le responsable peut créer un dossier d'équipe nommé "Équipe Événements" et ne le partager qu'avec le groupe du même nom.

L'entreprise planifie un événement commercial. Le responsable crée alors un sous-dossier appelé "Événement commercial T3" dans le dossier d'équipe "Équipe Événements". Il partage ce sous-dossier avec le groupe Équipe commerciale. Ce groupe n'a accès qu'au sous-dossier "Événement commercial T3". Il ne peut pas voir le reste du contenu du dossier d'équipe "Équipe Événements". Regardez cette illustration :


Ajout de l'équipe commerciale

En dernier lieu, le responsable de l'équipe marketing vérifie qui a accès à quoi dans le dossier d'équipe "Équipe Événements". Dans l'illustration ci-dessous, le sous-dossier "Événement commercial T3" est partagé automatiquement avec le groupe Équipe Événements. Pourquoi ? Parce que le groupe Équipe Événements est membre du dossier d'équipe où se trouve le dossier "Événement commercial T3". Le groupe hérite des droits d'accès à ce sous-dossier. Le groupe Équipe commerciale dispose aussi d'un accès en lecture seule au sous-dossier.


Modification des droits d'accès (lecture seule)
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