Comment limiter l'espace de stockage qu'un membre d'une équipe Dropbox Business peut utiliser

Les limites d'espace des membres ne sont peut-être pas disponibles pour les équipes possédant plus de 5 000 dossiers partagés. Les équipes dont le nombre de dossiers partagés est élevé peuvent constater une dégradation des performances.

Les limites d'espace permettent aux administrateurs d'équipe de contrôler la quantité d'espace de stockage Dropbox que les membres de l'équipe sont autorisés à utiliser. Cette fonctionnalité est proposée à toutes les équipes Dropbox Business.

Que se passe-t-il lorsqu'un membre dépasse l'espace qui lui est alloué ?

Les membres sont informés via la messagerie, l'application de bureau et l'application mobile :

  • lorsqu'ils atteignent 90 % de l'espace qui leur est alloué
  • lorsqu'ils atteignent ou dépassent 100 % de l'espace qui leur est alloué

Les administrateurs d'équipe reçoivent également une notification par e-mail et un enregistrement est ajouté dans les journaux d'activité.

Dropbox continue de fonctionner normalement pour les membres dépassant l'espace qui leur est alloué.

Que se passe-t-il lorsque les membres d'une équipe dépassent leur quota et que la fonctionnalité d'interruption de la synchronisation est activée ?

Les administrateurs peuvent fixer des limites et demander l'arrêt de la synchronisation pour empêcher les membres dépassant l'espace qui leur est alloué d'utiliser Dropbox comme ils le feraient habituellement. Plus précisément, les conséquences sont doubles :

  • La synchronisation de son compte s'arrête.
  • Il ne peut plus transférer de fichiers.

Les membres de l'équipe concernés ont alors deux possibilités :

  • Ils peuvent supprimer des fichiers pour faire repasser leur compte en dessous de la limite fixée.
  • Ils peuvent contacter leur administrateur et demander plus d'espace.

Remarque : les administrateurs d'équipe ne reçoivent aucune notification par e-mail lorsqu'un membre de l'équipe atteint la limite d'interruption de la synchronisation fixée.

Comment définir une limite d'espace par défaut pour tous les membres de l'équipe

  1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Cliquez sur Espace.
  5. Sélectionnez une limite d'espace, puis cliquez sur Confirmer.

Remarque : seuls les administrateurs d'équipe peuvent définir une limite d'espace pour les membres de l'équipe.

Définition d'une limite d'espace par défaut pour les équipes avec fonctionnalité d'interruption de la synchronisation activée

Vous pouvez définir une limite d'espace par défaut pour tous les membres de l'équipe et décider si cette limite est souple (avertissement uniquement) ou ferme (interruption de la synchronisation).

  1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Cliquez sur Espace.
  5. Cliquez sur la liste déroulante située à côté de Limite d'espace du membre.
  6. Sélectionnez Interrompre la synchronisation ou Alerter uniquement.
  7. Sélectionnez une limite d'espace spécifique, puis saisissez les exceptions (le cas échéant).
  8. Cliquez sur Appliquer les modifications.

Comment définir des limites personnalisées selon les membres de l'équipe

Dans la plupart des équipes, vous ne pouvez pas définir de limites d'espace personnalisées selon les membres. Cependant, vous pouvez configurer sur Aucune limite le paramètre d'espace des membres de l'équipe, ce qui permet à tous de continuer à utiliser Dropbox sans aucune restriction.

De même, vous pouvez définir une limite d'espace pour toute l'équipe, puis autoriser certains membres à la dépasser au moyen d'une liste d'exceptions :

  1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Cliquez sur Espace.
  5. Cliquez sur Aucune exception.
  6. Saisissez les noms ou les adresses e-mail des membres de l'équipe auxquels vous ne souhaitez pas imposer de limites de stockage, puis cliquez sur OK.

Définition d'une limite d'espace personnalisée pour les équipes avec fonctionnalité d'interruption de la synchronisation activée

Vous pouvez définir des limites d'espace personnalisées selon les membres de l'équipe :

  1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Ouvrez la page Membres (cette page s'ouvre par défaut pour la plupart des administrateurs).
  4. Cliquez sur le nom du membre dont vous souhaitez personnaliser la limite.
  5. Cliquez sur Modifier la limite d'espace, puis saisissez une nouvelle limite.
  6. Cliquez sur Définir une limite d'espace personnalisée.

Vous pouvez également ajouter des exceptions pour les membres de l'équipe dont l'espace ne doit pas être limité.

Quels éléments sont comptabilisés dans le calcul de la limite d'espace ?

Tous les fichiers et les dossiers stockés dans le compte Dropbox Business d'un membre de l'équipe sont comptabilisés dans le calcul de la limite d'espace.

Remarques importantes :

  • Les dossiers d'équipe ne sont pas comptabilisés dans les limites de stockage. Ils correspondent à un espace partagé appartenant à l'équipe et non à un individu.
  • Les dossiers d'équipe sont comptabilisés dans le quota de stockage total de l'équipe.
  • Les dossiers partagés détenus par un membre de l'équipe sont comptabilisés uniquement dans le calcul de la limite de stockage de cette personne.
  • Les dossiers partagés détenus par une personne extérieure à l'équipe mais partagés avec un membre de l'équipe sont comptabilisés dans le calcul de la limite d'espace de ce dernier.
  • En raison du mode de calcul des limites d'espace, la somme de l'espace utilisé par chaque membre de l'équipe peut différer de l'espace utilisé par toute l'équipe.
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