Contrôle de l'activité de partage de l'équipe

Si vous administrez une équipe ou les comptes utilisateur d'une équipe Dropbox Business, vous pouvez effectuer le suivi des données partagées dans l'entreprise et à l'extérieur. Dropbox consigne toutes les actions de partage internes et externes, notamment : la création d'un dossier partagé ou d'un lien partagé, le partage de documents Paper et les modifications apportées aux autorisations d'accès à un dossier partagé ou à un lien partagé.

Affichage de l'activité de partage

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant votre compte d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration dans la barre latérale.
  3. Sur la page Activité, les événements de partage apparaissent au côté des autres types d'événement. Pour n'afficher que les événements de partage, sélectionnez Partage dans le menu déroulant.

La page Activité affiche un résumé des activités récentes de l'équipe. Elle n'affiche pas toutes les actions effectuées par votre équipe. Vous pouvez générer un rapport sur les activités complet pour une période donnée en cliquant sur Créer un rapport complet dans l'onglet Activité. Vous pouvez également afficher l'activité de partage récente d'un membre de l'équipe en particulier en cliquant sur Membres dans la barre latérale située à gauche, puis sur le nom de la personne souhaitée dans la liste.

Que se passe-t-il si un inconnu rejoint un dossier partagé ?

Quand un inconnu rejoint un dossier partagé, les administrateurs ont accès à cette information dans l'onglet Activité. Ils peuvent également voir qui est à l'origine de l'invitation.

Quels types d'événements sont enregistrés ?

Les événements d'un dossier partagé sont enregistrés lorsque quelqu'un :

  • crée un dossier partagé
  • invite une personne à rejoindre un dossier
  • rejoint un dossier
  • retire une personne d'un dossier
  • modifie les droits d'accès d'une autre personne dans un dossier
  • transfère la propriété d'un dossier à une autre personne
  • annule le partage d'un dossier
  • modifie les autorisations de partage d'un dossier
  • modifie les autorisations générales de partage des dossiers partagés à partir de l'interface d'administration
  • déplace un dossier partagé d'une Dropbox professionnelle vers une Dropbox personnelle (ou vice versa), en particulier lorsque les paramètres définis au niveau des dossiers et au niveau de l'équipe autorisent le partage à l'extérieur de l'équipe.

Les événements d'un fichier partagé sont enregistrés lorsqu'un fichier est :

  • Ajouté
  • Téléchargé
  • Modifié
  • Affiché sous forme d'aperçu
  • Supprimé
  • Supprimé définitivement
  • Restauré (lorsque la suppression d'un fichier est annulée ou qu'un fichier est replacé à son emplacement d'origine)
  • Rétabli (lorsque la version précédente d'un fichier est rétablie à son état avant la réalisation d'un ensemble de modifications)
  • Renommé
  • Déplacé (lorsqu'un fichier est déplacé dans un autre dossier)
  • Copié
  • Récupéré (lorsque l'état précédent du compte d'un utilisateur et des fichiers qu'il contient sont récupérés)

Les événements de liens partagés sont enregistrés lorsque :

  • Un membre de l'équipe crée ou partage un lien.
  • Un membre qui ne fait pas partie de l'équipe crée ou partage un lien depuis un dossier partagé qui appartient à un membre de l'équipe
  • Un lien est partagé ou créé par l'intermédiaire d'une application tierce.
  • Un membre de l'équipe supprime un lien.
  • Un membre de l'équipe modifie la visibilité d'un lien.
  • Un membre de l'équipe configure un mot de passe ou délai de validité pour un lien.
  • Un administrateur modifie les autorisations générales de partage des liens partagés à partir de l'interface d'administration.
  • Quelqu'un ouvre ou enregistre des fichiers à partir d'un lien partagé par un membre de l'équipe.

Les événements relatifs aux demandes de fichiers sont enregistrés dans les cas suivants :

  • Lorsqu'un membre de l'équipe crée une demande de fichiers
  • Lorsqu'un membre de l'équipe reçoit un fichier transféré en réponse à une demande de fichiers

Les événements de partage Paper sont enregistrés lorsque :

  • Un document ou un dossier Paper est partagé avec un membre de l'équipe ou lorsque son partage est annulé
  • Un document ou un dossier Paper appartenant à l'équipe est partagé avec une personne extérieure à l'équipe ou lorsque son partage est annulé
  • Un membre de l'équipe consulte un document Paper
  • Une personne extérieure à l'équipe consulte un document Paper
  • Un membre de l'équipe est mentionné dans un document Paper
  • Une personne extérieure à l'équipe est mentionnée dans un document Paper appartenant à l'équipe
  • Le paramètre de partage par défaut du document Paper est modifié
  • Les autorisations d'un membre d'un document Paper sont modifiées
  • L'accès au document Paper est requis par un membre de l'équipe ou une personne extérieure à l'équipe

Les événements d'ouverture de lien ou d'ajout de fichiers à un compte Dropbox ne figurent que dans le rapport d'activité complet. Un événement est consigné dès lors qu'un membre de l'équipe ou une personne extérieure à celle-ci ouvre ou ajoute le lien à sa Dropbox.

Lorsqu'un membre quitte ou ajoute à nouveau un dossier partagé, aucune activité n'est consignée dans le journal d'audit des activités de partage, car ce membre a toujours accès au dossier et peut l'ajouter à nouveau à tout moment.

Activité de partage et dossier Public

Certains membres de l'équipe disposant de comptes plus anciens possèdent peut-être un dossier Public, une ancienne fonctionnalité de Dropbox. Les activités de partage de ce dossier ne sont pas enregistrées et il peut donc être utile de désactiver le dossier Public des comptes des membres de l'équipe.

Affichage de l'activité de partage dans le tableau de bord d'administration

Pour obtenir des informations détaillées sur l'activité de partage de votre équipe sur une période donnée, consultez le tableau de bord d'administration. Vous y trouverez des statistiques d'utilisation générales, telles que le nombre de liens partagés créés et le nombre de dossiers partagés actifs. En savoir plus sur le tableau de bord d'administration.

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