Passage d'un compte Dropbox Basic ou Plus unique à une équipe Dropbox Business

Si votre entreprise partage un seul compte Dropbox Basic ou Plus, le passage à Dropbox Business permettra aux administrateurs de mieux sécuriser les données et aux membres de l'équipe de travailler ensemble plus efficacement. Voici quelques-uns des avantages offerts par Dropbox Business en termes de collaboration :

  • Réduction du risque de perte de données et de copies en conflit
  • Préservation de la sécurité des données : chaque membre de l'équipe a la garantie d'utiliser des informations d'authentification distinctes
  • Contrôle renforcé sur le partage et procédure intégrée visant à supprimer les membres qui ne font plus partie de l'équipe
  • Possibilité pour les membres de l'équipe de séparer leurs fichiers personnels de leurs fichiers professionnels

Il ne s'agit que de quelques-uns des avantages proposés. Heureusement, il est très simple de passer d'un seul compte partagé à Dropbox Business :

Étape 1 : réinitialiser votre mot de passe

Pour commencer, nous vous recommandons de réinitialiser votre mot de passe Dropbox. Étant donné que vos collègues disposeront bientôt de comptes séparés, vous ne voulez certainement pas qu'ils puissent accéder à votre compte par la suite.

  1. Connectez-vous à votre compte Dropbox Plus ou Basic sur le site Web de Dropbox.
  2. Cliquez sur votre avatar en haut de l'écran pour ouvrir le menu de votre compte.
  3. Sélectionnez Paramètres.
  4. Sélectionnez l'onglet Sécurité.
  5. Dans la section Mot de passe, cliquez sur le lien Modifier le mot de passe.

Étape 2 : mettre à niveau votre compte et inviter des membres de l'équipe

Maintenant que vous avez réinitialisé votre mot de passe, passez d'un compte Dropbox Plus ou Basic à Dropbox Business.

Une fois la souscription à votre compte Dropbox Entreprises terminée, vous pouvez inviter vos collaborateurs à rejoindre l'équipe.

  1. Connectez-vous à votre compte d'administrateur sur le site Web Dropbox.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Ouvrez la page Membres et cliquez sur Inviter des membres.
  4. Saisissez les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez inviter, puis cliquez sur Inviter.
    • Remarque : envoyez ces invitations en utilisant l'adresse e-mail de chaque personne.

Étape 3 : déconnecter les appareils

Vous pouvez ensuite vous assurer qu'aucun autre utilisateur ne peut accéder à votre compte. Pour cela, dissociez les appareils de vos collaborateurs de votre compte.

  1. Connectez-vous à votre compte d'administrateur sur le site Web Dropbox.
  2. Cliquez sur votre avatar en haut de l'écran pour ouvrir le menu de votre compte.
  3. Sélectionnez Paramètres.
  4. Sélectionnez l'onglet Sécurité.
  5. Dans la section Appareils, cliquez sur le X à côté de chaque appareil à dissocier.
    • Remarque : au moment de dissocier un appareil, mieux vaut sélectionner l'option Supprimer les fichiers de cet ordinateur lorsqu'il sera de nouveau connecté. En sélectionnant cette option, vous effacez les fichiers de ces appareils à distance, et vous supprimez le dossier Dropbox.

Étape 4 : accepter les invitations

Les personnes que vous invitez recevront une invitation par e-mail. Elles devront accepter cette invitation pour rejoindre l'équipe.

Vos collaborateurs seront alors invités à se reconnecter à Dropbox sur leurs appareils. Ils devront pour cela utiliser la même adresse e-mail que celle utilisée pour rejoindre l'équipe.

Remarque : quand vos collaborateurs se connectent et ouvrent pour la première fois le dossier Dropbox, il est possible qu'ils n'y trouvent pas tous les fichiers dont ils ont besoin dans leurs comptes. Aucune inquiétude à avoir. Cela s'explique par le fait qu'ils n'ont pas encore partagé les dossiers concernés.

Étape 5 : définir les autorisations pour vos dossiers

Il est maintenant temps de restructurer vos dossiers et de les partager avec les collaborateurs concernés. Étant donné que vous avez dissocié et effacé à distance tous les appareils connectés à votre compte, vous seul devriez voir les fichiers et dossiers de votre compte. C'est là une excellente occasion de vous assurer que votre arborescence et vos autorisations correspondent exactement à ce que vous souhaitez avant de les partager avec le reste de l'équipe.

Remarque : maintenant que tous vos collaborateurs utilisent des comptes séparés, vous devrez les inviter à rejoindre certains dossiers pour qu'ils puissent y avoir accès.

Dès que vos collaborateurs acceptent vos invitations, les dossiers que vous avez partagés se synchronisent automatiquement sur leurs appareils.

Nous sommes désolés de l'apprendre. Selon vous, quelles améliorations pourrions-nous apporter ?

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