Passage d'un compte individuel à une équipe Dropbox Business

Si votre entreprise partage un seul compte Dropbox Basic, Plus ou Professional, sachez qu'en passant à Dropbox Business, elle permettra aux membres de l'équipe de travailler ensemble plus efficacement. 

Le forfait Dropbox Business offre aux équipes les avantages suivants :

  • Réduction du risque de perte de données et de copies en conflit
  • Sécurisation des fichiers au moyen d'identifiants de connexion séparés pour chacun des membres de l'équipe
  • Contrôle renforcé sur le partage et procédure intégrée visant à supprimer les membres qui ne font plus partie de l'équipe
  • Possibilité pour les membres de l'équipe de séparer leurs fichiers personnels de leurs fichiers professionnels

Comment passer à Dropbox Business ?

Étape 1 : réinitialiser votre mot de passe

Tout d'abord, envisagez de réinitialiser votre mot de passe Dropbox. Étant donné que vos collaborateurs disposeront bientôt de comptes séparés, vous ne voulez certainement pas qu'ils puissent accéder à votre compte par la suite.

  1. Connectez-vous à votre compte Dropbox Basic, Plus ou Professional sur dropbox.com.
  2. Cliquez sur votre avatar en haut de l'écran pour ouvrir le menu de votre compte.
  3. Sélectionnez Paramètres.
  4. Sélectionnez l'onglet Sécurité.
  5. Dans la section Mot de passe, cliquez sur le lien Modifier le mot de passe.

Étape 2 : mettre à niveau votre compte et inviter des membres de l'équipe

Maintenant que vous avez réinitialisé votre mot de passe, vous pouvez passer d'un compte Dropbox Basic, Plus ou Professional à Dropbox Business.

Une fois la souscription à votre compte Dropbox Entreprises terminée, vous pouvez inviter vos collaborateurs à rejoindre l'équipe.

  1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Ouvrez la page Membres et cliquez sur Inviter des membres.
  4. Saisissez les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez inviter, puis cliquez sur Inviter.
    • Utilisez l'adresse e-mail de chaque personne pour l'inviter.

Étape 3 : déconnecter les appareils

Vous pouvez ensuite vous assurer qu'aucun autre utilisateur ne peut accéder à votre compte. Pour cela, dissociez les appareils de vos collaborateurs de votre compte.

  1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
  2. Cliquez sur votre avatar en haut de l'écran pour ouvrir le menu de votre compte.
  3. Sélectionnez Paramètres.
  4. Sélectionnez l'onglet Sécurité.
  5. Dans la section Appareils, cliquez sur le X à côté de chaque appareil à dissocier.
    • Au moment de dissocier un appareil, mieux vaut sélectionner l'option Supprimer les fichiers de cet ordinateur lorsqu'il sera de nouveau connecté. En sélectionnant cette option, vous effacez les fichiers de ces appareils à distance, et vous supprimez le dossier Dropbox.

Étape 4 : accepter les invitations

Les personnes que vous invitez recevront une invitation par e-mail. Elles devront accepter cette invitation pour rejoindre l'équipe.

Vos collaborateurs seront alors invités à se reconnecter à Dropbox sur leurs appareils. Ils devront pour cela utiliser la même adresse e-mail que celle utilisée pour rejoindre l'équipe.

Remarque : quand vos collaborateurs se connectent et ouvrent pour la première fois le dossier Dropbox, il est possible qu'ils n'y trouvent pas tous les fichiers dont ils ont besoin dans leurs comptes. Vous devez partager les dossiers appropriés avec eux.

Étape 5 : définir les autorisations pour vos dossiers

Étant donné que vous avez dissocié et effacé à distance tous les appareils connectés à votre compte, vous seul devriez voir les fichiers et dossiers de votre compte. Assurez-vous ainsi que votre arborescence et vos autorisations correspondent exactement à ce que vous souhaitez avant de les partager avec le reste de l'équipe.

Remarque : vous devez inviter vos collaborateurs à rejoindre certains dossiers pour qu'ils puissent y avoir accès.

Dès que vos collaborateurs acceptent vos invitations, les dossiers que vous avez partagés se synchronisent automatiquement sur leurs appareils.

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