Dropbox for Salesforce : configuration et utilisation pour les membres de l'équipe

Dropbox for Salesforce permet aux équipes de consulter et de partager leurs fichiers Dropbox dans Salesforce. Ce guide d'utilisation est destiné aux membres dont l'administrateur a associé leur équipe Dropbox à Salesforce.

Guide du nouvel utilisateur

Vous trouverez dans cette section des réponses aux questions de base. Si vous le souhaitez, vous pouvez accéder directement à la FAQ sur les paramètres avancés.

Connexion de Dropbox à Salesforce

Les administrateurs d'équipe peuvent associer une équipe Dropbox à Salesforce. Une fois cette procédure effectuée, les membres de l'équipe Dropbox Business peuvent associer leur compte Dropbox à Salesforce.

  1. Cliquez sur l'onglet Options Dropbox dans Salesforce.
  2. Cliquez sur Se connecter à Dropbox. Vous devriez être redirigé vers dropbox.com.
  3. Connectez-vous sur dropbox.com avec votre compte Dropbox Business.
  4. Cliquez sur Autoriser. Vous êtes alors redirigé vers Options Dropbox dans Salesforce.

Remarques :

  • Les membres de l'équipe sont également invités à se connecter s'ils consultent un composant Dropbox dans Salesforce.
  • Une fois la connexion établie, les membres de l'équipe sont redirigés vers la page de départ. Le chargement du dossier Dropbox commence alors.

Ajout de fichiers de Dropbox à Salesforce

Pour ajouter des fichiers à l'aide de Dropbox for Salesforce, deux possibilités s'offrent à vous.

Si vous utilisez une version plus récente du navigateur, vous pouvez faire glisser et déposer les fichiers sur le widget Dropbox dans vos enregistrements Salesforce.

De même, vous pouvez transférer les fichiers depuis votre ordinateur :

  1. Dans le widget Dropbox for Salesforce, cliquez sur le bouton Ajouter des fichiers.
  2. Indiquez l'emplacement du fichier à transférer depuis votre ordinateur, puis sélectionnez le ou les fichiers à transférer.
  3. Cliquez sur le bouton OK.

Affichage ou téléchargement d'un fichier dans Salesforce

Vous pouvez consulter, télécharger et partager des fichiers directement à partir de Dropbox for Salesforce.

  1. Connectez-vous au site Web de Salesforce.
  2. Accédez au widget Dropbox dans l'enregistrement qui vous intéresse, puis situez les fichiers à télécharger.
  3. Cliquez sur l'icône représentant un fichier pour ouvrir le fichier correspondant dans Dropbox.
  4. Cliquez sur le nom du fichier pour le télécharger.

Création de dossiers Dropbox dans Dropbox for Salesforce

Vous pouvez créer des dossiers dans Salesforce à l'aide de Dropbox for Salesforce.

  1. Connectez-vous au site Web de Salesforce.
  2. Cliquez sur le bouton Nouveau dossier, puis saisissez le nom du dossier.
  3. Appuyez sur la touche Entrée de votre clavier.

Suppression ou restauration de fichiers Dropbox dans Dropbox for Salesforce

Suppression de fichiers

  1. Dans Salesforce, cliquez avec le bouton droit sur le fichier.
  2. Cliquez sur Supprimer.

Restauration de fichiers

  1. Dans Salesforce, cliquez sur Afficher fichiers supprimés.
  2. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier à récupérer.
  3. Cliquez sur Restaurer.

Partage d'un fichier ou d'un dossier Dropbox via Chatter

  1. Ouvrez le profil d'un contact ou l'entrée d'un compte.
  2. Cliquez avec le bouton droit sur le fichier, puis cliquez sur l'icône Chatter.
  3. Ajoutez le message que vous souhaitez partager via Chatter.
    • Vous pouvez utiliser des mentions (@) ou des hashtags (#).
  4. Cliquez sur Publier.

FAQ

Quelle est la différence entre "All of Dropbox for Object" et "Dropbox for Object" ?

"All of Dropbox for Object" et "Dropbox for Object" accordent des niveaux de visibilité différents au compte Dropbox des utilisateurs connectés à partir de Salesforce.

  • "All of Dropbox for Object" accorde aux utilisateurs l'accès à l'intégralité du dossier Dropbox, quel que soit l'enregistrement qu'ils consultent. Ils peuvent consulter et modifier l'ensemble de leurs fichiers Dropbox à partir de l'intégration Dropbox for Salesforce.
  • "Dropbox for Object" ne donne accès qu'aux fichiers associés à l'enregistrement d'objet Salesforce actuellement consulté par l'utilisateur. Les utilisateurs peuvent consulter et modifier les fichiers qui se trouvent dans le dossier de cet enregistrement d'objet à partir de l'intégration Dropbox for Salesforce.

Prenons l'exemple des arborescences de dossiers Dropbox suivantes :

Racine de votre Dropbox > Documents Salesforce > Nom de l'objet > object_record_1 > photo1.jpg
Racine de votre Dropbox  >Documents Salesforce > Nom de l'objet > object_record_2 > photo2.jpg

Le droit d'accès "All of Dropbox for Object" vous permet de consulter l'intégralité de l'arborescence, à partir de "Racine de votre Dropbox".

L'autorisation "Dropbox for Object" limite votre accès à l'enregistrement d'objet. Dans cet exemple, "Dropbox for Object" vous permet d’afficher l'enregistrement "object_record_1" dans Salesforce et tous les fichiers stockés à l'intérieur, y compris le fichier photo1.jpg.

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Quelles éditions de Salesforce sont compatibles ?

La plupart des éditions Salesforce prennent en charge Dropbox for Salesforce, notamment :

  • Group
  • Professional
  • Enterprise
  • Unlimited
  • Force.com
  • Developer
  • Performance

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À quoi correspondent les fichiers .sfdb stockés dans ma Dropbox ?

Si vous utilisez Dropbox for Salesforce, vous verrez peut-être des fichiers avec l'extension .sfdb dans le dossier Documents Salesforce de votre Dropbox. Ce sont des fichiers témoins utilisés pour associer vos enregistrements Salesforce à vos dossiers Dropbox.

Remarque : veuillez ne pas supprimer ces fichiers, car Dropbox for Salesforce ne fonctionne pas si des fichiers .sfdb sont supprimés.

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Que faire en cas de suppression accidentelle d'un fichier .sfdb ?

Dropbox for Salesforce ne fonctionne pas si des fichiers .sfdb sont supprimés. Si vous avez supprimé par erreur un fichier .sfdb de votre Dropbox, vous pouvez le restaurer comme vous le feriez avec n'importe quel autre fichier de votre Dropbox.

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Comment savoir si ma version de Dropbox for Salesforce est à jour ?

Suivez la procédure ci-dessous. Si aucune mise à jour n'est disponible, cela signifie que votre version de Dropbox for Salesforce est à jour.

  1. Connectez-vous à l'AppExchange de Salesforce.
  2. Cliquez sur votre nom, puis sélectionnez My Account (Mon compte).
  3. Cliquez sur Update Available (Mise à jour disponible), puis suivez les instructions affichées à l'écran.
    • Si ce bouton n'est pas disponible, cela signifie que vous disposez actuellement de la dernière version de Dropbox for Salesforce.

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