Infos sur les lecteurs dans les fichiers partagés

Cet article traite d'une fonctionnalité réservée à certains utilisateurs et proposée en avant-première aux équipes Dropbox Business.

Pour l'utiliser au sein de votre équipe Business, il vous suffit de l'activer. Cette fonctionnalité n'est pas accessible aux utilisateurs de Dropbox Basic ou Plus.

À quoi font référence les termes "alpha" et "bêta" pour un produit Dropbox ?

Avec les infos de consultation, vous pouvez voir si quelqu'un consulte actuellement un fichier. Si vous êtes membre d'une équipe Dropbox Business et si vous possédez un forfait Advanced, Enterprise ou Education, vous pouvez même voir quand quelqu'un a consulté le fichier pour la dernière fois.

Comment voir si un membre consulte actuellement votre fichier

Lorsqu'un membre est en train de consulter un fichier partagé, son icône apparaît en couleur. Si vous déplacez le curseur sur son icône, le texte En cours de consultation s'affiche. Dès qu'il cesse de consulter le fichier, son icône devient grise. 

Si vous accordez des autorisations de lecture seule ou de modification sur un fichier à un membre de l'équipe, son icône s'affiche en gris à côté du bouton Partager. Si vous partagez un fichier avec un membre de l'équipe via un lien partagé, son icône n'apparaît pas tant qu'il n'a pas consulté le fichier en question.

Comment savoir quand un membre a consulté votre fichier pour la dernière fois

Si vous êtes membre d'une équipe Dropbox Business possédant un forfait Advanced, Enterprise ou Education, vous pouvez voir quand quelqu'un a consulté un fichier pour la dernière fois en plaçant le curseur sur son avatar.

Vous avez également accès à l'historique complet pour savoir qui a consulté les fichiers et quand.

Pour afficher une liste complète des personnes ayant consulté le fichier :

  1. Connectez-vous à dropbox.com.
  2. Repérez le fichier qui vous intéresse, puis cliquez pour l'ouvrir.
  3. Cliquez sur la liste des lecteurs (les icônes des membres ayant accès au fichier).
  4. La boîte de dialogue contient une liste de personnes ayant accès au fichier via un fichier ou un dossier partagé.
Infos de consultation
Comment savoir quand un membre a consulté un fichier pour la dernière fois

Utilisation des infos de consultation

Les infos de consultation devraient être activées par défaut dans votre compte. Si elles ne le sont pas, activez-les.

Une fois activées dans votre compte, tous les fichiers vous appartenant affichent les infos de consultation. Si vous ne voulez pas les voir sur un fichier ou dossier particulier, vous pouvez les désactiver :

Fichiers partagés

  1. Connectez-vous à dropbox.com.
  2. Recherchez le fichier voulu.
  3. Cliquez sur Partager.
  4. Cliquez sur Paramètres du fichier.
  5. À côté de l'option Afficher qui a accédé à ce fichier ?, sélectionnez Ne pas afficher.
  6. Cliquez sur Enregistrer les paramètres.

Dossiers partagés

  1. Connectez-vous à dropbox.com.
  2. Recherchez le dossier voulu.
  3. Cliquez sur Partager.
  4. Cliquez sur Paramètres de dossier.
  5. À côté de l'option Afficher qui a accédé à ce dossier ?, sélectionnez Ne pas afficher.
  6. Cliquez sur Enregistrer les paramètres.

Remarque : le propriétaire d'un dossier partagé est le seul à pouvoir désactiver les infos de consultation. Par contre, tous les éditeurs peuvent désactiver celles d'un fichier partagé.

Si vous consultez un fichier, vous ne pouvez pas masquer les infos de consultation pour le propriétaire du fichier. Les personnes qui consultent votre contenu ne peuvent pas désactiver les infos de consultation de votre fichier ou dossier partagé.

Par exemple : une équipe a désactivé les infos de consultation. Un membre de l'équipe est invité à rejoindre un dossier partagé dont les infos de consultation sont activées. Ce membre apparaît dans les infos de consultation de ce dossier partagé.

Confidentialité

Membres de l'équipe et utilisateurs avec autorisations de modification ou de consultation

Vous pouvez voir les infos de consultation des membres de votre équipe ou des utilisateurs disposant des autorisations de modification ou de consultation. Les membres de l'équipe et les utilisateurs autorisés à modifier un fichier peuvent voir les noms et les adresses e-mail des membres de l'équipe, des utilisateurs avec autorisations de modification et de ceux avec autorisations de consultation uniquement.

Les utilisateurs possédant des autorisations de consultation uniquement n'ont pas accès aux infos de consultation.

Utilisateurs accédant à un fichier via un lien partagé

Quand quelqu'un accède à un lien partagé sans faire partie de l'équipe ou sans avoir été invité à rejoindre ce fichier, il apparaît comme un invité qui consulte le fichier. Vous ne pouvez pas voir le nom ni l'adresse e-mail d'un invité.

Les invités n'ont pas accès aux infos de consultation.

Cliquez sur une question pour en savoir plus :

Comment activer les infos de consultation ?

Parfois, les infos de consultation sont activées par défaut dans votre compte. Si elles n'apparaissent pas sur le contenu dont vous êtes le propriétaire, vous pouvez les activer sur tous vos fichiers :

Administrateurs Dropbox Business

  1. Connectez-vous sur dropbox.com avec votre compte d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Cliquez sur Infos de consultation.
  5. Modifiez l'option de liste déroulante sur  Activé par défaut.
  6. Enregistrez vos modifications.

Remarque : si vous faites partie d'une équipe Dropbox Business et si votre administrateur a désactivé les infos de consultation, contactez-le pour qu'il les active.

Utilisateurs Plus et Basic

  1. Connectez-vous à dropbox.com.
  2. Cliquez sur votre avatar.
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Activez Infos de consultation pour tous les fichiers m'appartenant.

Si les infos de consultation sont désactivées dans votre compte, vous pouvez les activer au niveau de chacun des fichiers ou des dossiers :

Fichiers partagés

  1. Connectez-vous à dropbox.com.
  2. Recherchez le fichier voulu.
  3. Cliquez sur Partager.
  4. Cliquez sur Paramètres du fichier.
  5. À côté de l'option Afficher qui a accédé à ce fichier ?, sélectionnez Afficher.
  6. Cliquez sur Enregistrer les paramètres.

Dossiers partagés

  1. Connectez-vous à dropbox.com.
  2. Recherchez le dossier voulu.
  3. Cliquez sur Partager.
  4. Cliquez sur Paramètres de dossier.
  5. À côté de l'option Afficher qui a accédé à ce dossier ?, sélectionnez Afficher.
  6. Cliquez sur Enregistrer les paramètres.

Comment désactiver les infos de consultation dans mon compte ?

Si vous ne voulez pas que les infos de consultation apparaissent sur l'ensemble de votre contenu, vous pouvez les désactiver :

Administrateurs Dropbox Business

  1. Connectez-vous à dropbox.com.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Cliquez sur Infos de consultation.
  5. Définissez l'option de liste déroulante sur Désactivé par défaut ou sur Entièrement désactivé. Si vous choisissez Désactivé par défaut, les membres de l'équipe peuvent désactiver les infos de consultation pour les fichiers ou les dossiers leur appartenant.
  6. Enregistrez vos modifications.

Remarque : si vous faites partie d'une équipe Dropbox Business, votre administrateur sélectionne les options par défaut de l'équipe. Si les infos de consultation sont activées par défaut ou entièrement désactivées, vous pouvez les modifier pour les fichiers ou dossiers vous appartenant.

Utilisateurs Plus et Basic

  1. Connectez-vous à dropbox.com.
  2. Cliquez sur votre avatar.
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Désactivez Infos de consultation pour tous les fichiers m'appartenant.

Remarque :  toutes les infos de consultation désactivées peuvent ensuite être réactivées pour les fichiers ou dossiers vous appartenant.

Sur quelles plateformes sont prises en charge les infos de consultation ?

Vous pouvez voir quand un membre consulte un fichier partagé sur dropbox.com ou dans l'application mobile Dropbox. Si un membre utilise le Badge Dropbox dans un fichier Microsoft Office, vous pouvez voir quand exactement il consulte ce fichier. 

Les membres des équipes Dropbox Business possédant un forfait Advanced, Enterprise ou Education peuvent voir quand l'un d'entre eux a consulté un fichier sur dropbox.com et les applications mobiles Dropbox, mais aussi quand l'un d'entre eux utilise l'application de bureau.

Pour ceux qui utilisent Windows, vous pouvez voir quand les membres ont consulté les fichiers dans la plupart des applications.

Pour ceux qui utilisent Mac OS 10.9 ou version ultérieure, vous pouvez voir quand les membres ont consulté les fichiers avec :

  • Adobe Acrobat Pro
  • Adobe Photoshop CC 2015 et 2016
  • Microsoft PowerPoint 2011 et 2016
  • Microsoft Word 2011 et 2016
  • iWork Keynote, Numbers, Pages
  • Afficher un aperçu
  • TextEdit

Comment un utilisateur a-t-il eu accès à un fichier ?

Les membres d'un dossier partagé possédant des autorisations de modification sur ce dossier peuvent inviter des utilisateurs à le rejoindre. Cliquez sur Partager pour visualiser les autorisations (de modification ou de lecture) de chacun. 

Si vous êtes le propriétaire d'un dossier partagé, vous pouvez limiter les personnes autorisées à inviter d'autres utilisateurs à rejoindre ce dossier.

Un invité peut uniquement accéder au fichier via le lien envoyé. Un invité peut également être un utilisateur qui a accès à un fichier, mais qui y accède via un lien partagé sans s'être connecté au préalable.

Pourquoi ne puis-je pas voir une personne à qui j'ai donné accès au fichier ?

Si plus de quatre personnes ont consulté un fichier, une icône portant un nombre apparaît. Cette icône montre combien de personnes ont consulté le fichier. Cliquez sur celle-ci pour voir tous les utilisateurs ayant accès au fichier.

Si vous ne repérez pas la personne que vous recherchez, il se peut qu'elle n'ait pas consulté le contenu ou qu'elle l'ait consulté sans se connecter. Si elle n'est pas connectée, elle apparaît dans la catégorie des invités

Si vous êtes membre d'une équipe Dropbox Business et si vous possédez un forfait Advanced, Enterprise ou Education, vous avez même accès à l'historique complet qui vous permet de voir quand quelqu'un a consulté le fichier.

Administrateurs Dropbox Business : puis-je accéder aux infos de consultation ?

Oui. Les administrateurs d'équipes Dropbox Business peuvent accéder aux infos de consultation dans les journaux d'activité.

En savoir plus

Paramètres des infos de consultation 

Si les infos de consultation sont désactivées pour un dossier partagé, elles le sont également pour tous les fichiers de ce dossier. Le propriétaire est le seul autorisé à activer les infos de consultation sur chacun des fichiers de ce dossier partagé. 

Si les infos de consultation sont activées pour un dossier partagé, elles le sont uniquement pour les fichiers pour lesquels elles n'ont pas été expressément désactivées.

Si les infos de consultation sont activées pour un dossier partagé, les membres possédant des autorisations de modification sur ce dossier peuvent les désactiver pour les fichiers de ce dossier.

Déplacement de contenu

Tout fichier que vous déplacez dans un dossier partagé adopte les paramètres d'infos de consultation du dossier partagé. Si vous déplacez un fichier dans un dossier partagé qui ne vous appartient pas, sachez que les paramètres d'infos de consultation du propriétaire diffèrent peut-être des vôtres.

Remarque : si vous avez modifié les paramètres d'infos de consultation de votre fichier avant de le déplacer, ce dernier conserve les paramètres que vous avez définis.

Au moment de rejoindre une équipe

Si vous rejoignez une équipe Dropbox Business, les paramètres d'infos de consultation de l'équipe s'appliquent à votre compte.

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