Infos de consultation sur les fichiers partagés

Avec les infos de consultation, vous pouvez voir si quelqu'un consulte actuellement un fichier. De plus, en fonction de votre forfait Dropbox, vous pouvez peut-être aussi voir quand quelqu'un a consulté un fichier pour la dernière fois.

Comment voir si quelqu'un consulte actuellement votre fichier

Quand quelqu'un consulte un fichier partagé, son avatar apparaît en couleur sur l'aperçu du fichier sur dropbox.com. Si vous déplacez le curseur sur son avatar, le texte En cours de consultation s'affiche. 

Si un utilisateur dispose d'autorisations de lecture seule ou de modification sur un fichier, mais qu'il n'est pas en train de le consulter, son avatar s'affiche en gris à côté du bouton Partager. Si vous partagez un fichier avec un membre de l'équipe via un lien partagé, son avatar n'apparaît pas tant qu'il ne l'a pas consulté.

Comment savoir si quelqu'un consulte actuellement un fichier
Comment savoir si quelqu'un consulte actuellement un fichier

Comment savoir quand quelqu'un a consulté votre fichier pour la dernière fois

Les forfaits suivants permettent de voir quand quelqu'un a consulté un fichier pour la dernière fois :

  • Forfait Dropbox Business Advanced
  • Forfait Dropbox Business Enterprise
  • Forfait Dropbox Business Education
  • Dropbox Professional

Pour savoir quand un membre a consulté un fichier pour la dernière fois, déplacez le curseur sur son avatar grisé dans l'aperçu du fichier sur dropbox.com.

Vous avez également accès à l'historique complet pour savoir qui a consulté les fichiers et quand.

Historique des collaborateurs
Comment savoir quand un membre a consulté un fichier pour la dernière fois

Utilisation des infos de consultation

Les infos de consultation devraient être activées par défaut dans votre compte. Si elles ne le sont pas, activez-les.

Une fois les infos de consultation activées dans votre compte, elles s'affichent automatiquement sur tous les fichiers vous appartenant. Si vous ne voulez pas les voir sur un fichier ou dossier particulier, vous pouvez les désactiver :

Fichiers partagés

  1. Connectez-vous à dropbox.com.
  2. Recherchez le fichier voulu.
  3. Cliquez sur Partager.
  4. Cliquez sur Paramètres du fichier.
  5. À côté de l'option Afficher qui a accédé à ce fichier ?, sélectionnez Ne pas afficher.
  6. Cliquez sur Enregistrer les paramètres.

Dossiers partagés

  1. Connectez-vous à dropbox.com.
  2. Recherchez le dossier voulu.
  3. Cliquez sur Partager.
  4. Cliquez sur Paramètres de dossier.
  5. À côté de l'option Afficher qui a accédé à ce dossier ?, sélectionnez Ne pas afficher.
  6. Cliquez sur Enregistrer les paramètres.

Remarque : le propriétaire d'un dossier partagé est le seul à pouvoir désactiver les infos de consultation pour tout le dossier. Les utilisateurs autorisés à gérer l'accès à un dossier partagé peuvent quant à eux désactiver les infos de consultation sur les fichiers partagés qu'il contient.

Vous pouvez également désactiver les infos de consultation à l'échelle de votre compte. Découvrez comment procéder.

Si les infos de consultation sont activées et que vous consultez un fichier, vous ne pouvez pas masquer celles qui vous concernent pour le propriétaire du fichier.

Par ailleurs, les personnes qui consultent votre contenu ne peuvent pas désactiver les infos de consultation sur votre fichier ou dossier partagé.

Par exemple : une équipe a désactivé les infos de consultation. L'un de ses membres est invité à rejoindre un dossier partagé appartenant à une personne extérieure qui a activé les infos de consultation. Celles relatives à ce membre de l'équipe sont alors affichées sur ce dossier partagé.

Confidentialité

Les infos de consultation qui s'affichent concernent quels types d'utilisateurs ?

Vous pouvez voir les infos de consultation des membres de votre équipe ou des utilisateurs disposant des autorisations de modification ou de consultation.

Qui a accès aux infos de consultation et quelles sont les informations affichées ?

Les membres de l'équipe et les utilisateurs autorisés à modifier un fichier peuvent voir les noms et les adresses e-mail des membres de l'équipe, des utilisateurs avec autorisations de modification et de ceux avec autorisations de consultation uniquement.

Les utilisateurs possédant des autorisations de consultation uniquement n'ont pas accès aux infos de consultation.

Pour quels utilisateurs les infos de consultation ne s'affichent pas ?

Quand quelqu'un accède à un lien partagé sans faire partie de l'équipe ou sans avoir été invité à rejoindre le fichier, il apparaît comme un invité qui consulte le fichier. Vous ne pouvez pas voir le nom ni l'adresse e-mail d'un invité.

Les invités n'ont pas accès aux infos de consultation.

Qui a accès à mes fichiers ?

Vous ou les personnes que vous invitez à modifier un fichier êtes les seuls à pouvoir inviter d'autres utilisateurs à rejoindre vos fichiers partagés.

Apprenez à modifier les autorisations de vos dossiers partagés et de vos liens partagés.

Remarque : si un utilisateur télécharge un fichier à partir d'un lien partagé sans l'afficher sur dropbox.com, il n'apparaît pas dans les informations sur les lecteurs.

Cliquez sur une question pour en savoir plus :

Comment activer les infos de consultation ?

Activer les infos de consultation à l'échelle du compte

Parfois, les infos de consultation sont activées par défaut dans votre compte.

Si elles n'apparaissent pas sur le contenu dont vous êtes le propriétaire, vous pouvez les activer sur tous vos fichiers :

Administrateurs Dropbox Business

  1. Connectez-vous sur dropbox.com avec votre compte d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Cliquez sur Infos de consultation.
  5. Modifiez l'option de liste déroulante sur  Activé par défaut.
  6. Enregistrez vos modifications.

Remarque : si vous faites partie d'une équipe Dropbox Business et si votre administrateur a désactivé les infos de consultation, contactez-le pour qu'il les active.

Utilisateurs de Dropbox Plus, Professional et Basic

  1. Connectez-vous à dropbox.com.
  2. Cliquez sur votre avatar.
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Activez Infos de consultation pour tous les fichiers m'appartenant.

Activer les infos de consultation pour des fichiers ou dossiers spécifiques

Si les infos de consultation sont désactivées dans votre compte, vous pouvez les activer au niveau de chacun des fichiers ou des dossiers :

Fichiers partagés

  1. Connectez-vous à dropbox.com.
  2. Recherchez le fichier voulu.
  3. Cliquez sur Partager.
  4. Cliquez sur Paramètres du fichier.
  5. À côté de l'option Afficher qui a accédé à ce fichier ?, sélectionnez Afficher.
  6. Cliquez sur Enregistrer les paramètres.

Dossiers partagés

  1. Connectez-vous à dropbox.com.
  2. Recherchez le dossier voulu.
  3. Cliquez sur Partager.
  4. Cliquez sur Paramètres de dossier.
  5. À côté de l'option Afficher qui a accédé à ce dossier ?, sélectionnez Afficher.
  6. Cliquez sur Enregistrer les paramètres.

Comment désactiver les infos de consultation dans mon compte ?

Si vous ne voulez pas que les infos de consultation apparaissent pour tout le monde, y compris pour vous, sur votre contenu, vous pouvez les désactiver :

Administrateurs Dropbox Business

  1. Connectez-vous à dropbox.com.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Cliquez sur Infos de consultation.
  5. Définissez l'option de liste déroulante sur Désactivé par défaut ou sur Entièrement désactivé.
    • Désactivé par défaut : les membres de l'équipe peuvent activer les infos de consultation pour les fichiers ou dossiers leur appartenant.
    • Entièrement désactivé : les membres de l'équipe ne peuvent pas activer les infos de consultation pour les fichiers ou dossiers leur appartenant.
  6. Enregistrez vos modifications.

Membres d'équipe Dropbox Business

Si vous faites partie d'une équipe Dropbox Business, votre administrateur sélectionne les options par défaut de l'équipe.

  • Si les infos de consultation sont activées par défaut ou désactivées par défaut, vous pouvez les modifier pour les fichiers ou dossiers vous appartenant.
  • Si les infos de consultation sont entièrement désactivées, vous ne pouvez pas les réactiver pour les fichiers ou dossiers vous appartenant.

Utilisateurs de Dropbox Plus, Professional et Basic

  1. Connectez-vous à dropbox.com.
  2. Cliquez sur votre avatar.
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Désactivez Infos de consultation pour tous les fichiers m'appartenant.

Remarque :  toutes les infos de consultation désactivées peuvent ensuite être réactivées pour les fichiers ou dossiers vous appartenant.

Sur quelles plateformes sont prises en charge les infos de consultation ?

Les informations sur les lecteurs et l'historique de consultation ne sont visibles que sur dropbox.com. Cependant, ces données ne s'affichent pas uniquement lorsqu'un collaborateur consulte (ou a consulté) un fichier sur dropbox.com, mais aussi sur d'autres plateformes :

Infos de consultation

Lorsque vous affichez un aperçu d'un fichier sur dropbox.com, vous pouvez voir quand un utilisateur consulte un fichier partagé sur dropbox.com ou dans l'application mobile Dropbox. Si une personne utilise le Badge Dropbox dans un fichier Microsoft Office, vous pouvez voir quand elle est en train de consulter ce fichier. 

Historique des collaborateurs

Si vous avez accès à l'historique de consultation sur dropbox.com, vous pouvez voir quand quelqu'un a consulté un fichier sur :

  • dropbox.com
  • Applications mobiles Dropbox
  • l'application de bureau Dropbox

Pour ceux qui utilisent Windows, vous pouvez voir quand des utilisateurs ont consulté les fichiers dans la plupart des applications.

Pour ceux qui utilisent Mac OS 10.9 ou version ultérieure, vous pouvez voir quand les membres ont consulté les fichiers avec :

  • Adobe Acrobat Pro
  • Adobe Photoshop CC 2015 et 2016
  • Microsoft PowerPoint 2011 et 2016
  • Microsoft Word 2011 et 2016
  • Microsoft Excel 2011 et 2016
  • iWork Keynote, Numbers, Pages
  • Afficher un aperçu
  • TextEdit

Comment un utilisateur a-t-il eu accès à un fichier ?

Les membres d'un dossier partagé possédant des autorisations de modification sur ce dossier peuvent inviter des utilisateurs à le rejoindre. Cliquez sur Partager sur un fichier pour visualiser les autorisations (de modification ou de lecture) de chacun. 

Si vous êtes le propriétaire d'un dossier partagé, vous pouvez limiter les personnes autorisées à inviter d'autres utilisateurs à rejoindre ce dossier.

Un invité peut uniquement accéder à votre fichier via un lien partagé. Un invité peut également être un utilisateur qui a accès à un fichier, mais qui le consulte via un lien partagé sans s'être connecté au préalable.

Pourquoi ne puis-je pas voir une personne à qui j'ai donné accès au fichier ?

Si plus de quatre personnes ont consulté un fichier, une icône portant un nombre apparaît dans l'aperçu du fichier sur dropbox.com. Cette icône montre combien de personnes ont consulté le fichier. Cliquez dessus pour voir tous les utilisateurs ayant accédé au fichier.

Si vous ne repérez pas la personne que vous recherchez, il se peut qu'elle n'ait pas encore consulté le fichier ou qu'elle l'ait consulté sans se connecter. Si elle n'est pas connectée, elle apparaît dans la catégorie des invités

En savoir plus

Paramètres des infos de consultation 

Si les infos de consultation sont désactivées pour un dossier partagé, elles le sont également pour tous les fichiers de ce dossier. Si les infos de consultation sont désactivées pour un dossier partagé, le propriétaire est le seul autorisé à les activer sur chacun des fichiers de ce dossier partagé. 

Si les infos de consultation sont activées pour un dossier partagé, le propriétaire ou un éditeur peut les désactiver pour des fichiers spécifiques du dossier. Les membres possédant des autorisations de modification sur le dossier peuvent désactiver les infos de consultation pour les fichiers de ce dossier.

Déplacement de contenu

Tout fichier que vous déplacez dans un dossier partagé adopte les paramètres d'infos de consultation du dossier partagé. Si vous déplacez un fichier dans un dossier partagé qui ne vous appartient pas, sachez que les paramètres d'infos de consultation du propriétaire diffèrent peut-être des vôtres.

Remarque : si vous avez modifié les paramètres d'infos de consultation sur votre fichier avant de le déplacer dans un autre dossier, il conserve généralement les paramètres que vous avez définis.

Au moment de rejoindre une équipe

Si vous rejoignez une équipe Dropbox Business, les paramètres d'infos de consultation de l'équipe s'appliquent à votre compte.

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